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Personalbedarfsplanung

7 Tipps zur optimalen Personalplanung

  • Bevor man im Unternehmen über die Senkung der Personalkosten nachdenkt, sollte man zuerst den notwendigen Personalbedarf kennen bzw. ermitteln. Die Personalbedarfsplanung ist die Grundlage für alle weiteren Berechnungen und Entscheidungen.
  • Personalbedarfsplanung ist kein Hexenwerk, sondern in jedem Unternehmen mit einem verhältnismäßig geringen Aufwand zu erarbeiten. Die dafür eingesetzte Zeit ist gut investiert: Neben einem Stellenplan erfährt der Unternehmer sehr viel über Abläufe und mehr oder weniger sinnvolle Aufgaben, über nötige und unnötige Reserven und über Ballast. Je schwächer und flacher die Argumente und Erklärungen der betreffenden Abteilungsleiter/Bereichsleiter über die Aufgaben und Tätigkeiten der einzelnen Mitarbeiter sind, desto wahrscheinlicher ist, dass Handlungsbedarf besteht.
  • Eine effektive Personalbedarfsplanung darf sich nicht an den Spitzen-/Saisonzeiten orientieren. Wer seinen Personalbedarf darauf ausrichtet, dass so gut wie jede Bedarfsspitze mit den eigenen Mitarbeitern abgedeckt werden kann, der akzeptiert, dass die Personalkosten zu hoch und ein Teil der Mitarbeiter nicht ausgelastet sind. Spitzen müssen über andere Möglichkeiten wie z.B. Aushilfen, Zeitarbeitskräfte etc. ausgeglichen werden.
  • Abläufe sollten so einfach wie möglich sein und überflüssige Arbeiten sollten unterlassen werden. Unter diesem Aspekt sollten im Rahmen der Personalbedarfsplanung die Stellen bzw. die Tätigkeiten im Unternehmen hinterfragt werden. Oft stellt sich heraus, dass Mitarbeiter Aufgaben erledigen, die völlig unnötig sind und deren Ergebnis niemand braucht.

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  • Der Abgleich zwischen der erarbeiteten Personalbedarfsplanung und dem aktuellen Personalbestand bzw. den damit verbundenen Personalkosten zeigt, wo die Probleme stecken bzw. in welcher Richtung der Kostensenkungshebel angesetzt werden muss. Zur Vervollständigung wird die Entwicklung des Personalbestands und der Personalkosten dargestellt und in Beziehung zu Umsatz, Betriebsergebnis und Output gesetzt. Damit lassen sich wichtige Kennzahlen, wie Personalkostenquote und Produktivität ermitteln, die für die Unternehmensführung unschätzbaren Wert haben.
  • Durch die Personalkostenplanung und die Personalkostenentwicklung entsteht im Ergebnis eine Abbildung der Stärken und Schwächen des Personalwesens. Daraus wird eine Zielliste formuliert, die mithilfe des Maßnahmenkatalogs umgesetzt werden kann.
  • Ein wesentliches Ziel des Personalwesens sollte es jedoch sein, durch eine vernünftige Personalbedarfsplanung und Umsetzung vorausschauend zu agieren. Radikalschläge sind nicht nur aus Rücksicht auf die betroffenen Menschen zu vermeiden, sondern auch teuer und imageschädigend. Kontinuität in der Planung und Augenmaß bei der Ausführung sind immer noch die besseren Alternativen.

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