Das Handelsregister

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Fragen und Antworten zum HandelsregistereintragDas Handelsregister ist ein Verzeichnis für Kaufleute. Sie sind rechtlich zu einem Eintrag verpflichtet. Doch darüber hinaus bietet die Aufnahme in das Register auch einen großen Vorteil: Da es auch möglichen Geschäftspartnern, Banken und Behörden als Informationsmittel dient, können Unternehmer mit dem Eintrag einen positiven ersten Eindruck vermitteln. Hier die zehn wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema:

Was genau ist das Handelsregister?

Beim Handelsregister handelt es sich um ein öffentliches Verzeichnis, das von den Amtsgerichten geführt wird. Es dient der Rechtssicherheit, indem es alle tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse des Handelsverkehrs vollständig und zuverlässig nachweist. Vor allem für (zukünftige) Geschäftspartner liefert es wichtige Informationen. Die Eintragung wird im Bundesanzeiger und in mindestens einer Tageszeitung, die vom Registergericht jährlich als Veröffentlichungsmedium bestimmt wird, publiziert.

Wer muss sich im Handelsregister eintragen lassen?

Abgesehen von Kleingewerbetreibenden und der BGB-Gesellschaft (GbR) sind Unternehmen aller Rechtsformen zu einem Eintrag verpflichtet. Dabei wird das Verzeichnis in zwei Abteilungen gegliedert: Abteilung A (HRA) bildet das Handelsregister für natürliche Personen und Personengesellschaften, also für eingetragene Kaufleute, Offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften. Abteilung B gibt Auskunft über juristische Personen, sprich Kapitalgesellschaften wie die GmbH, die GmbH & Co. KG und die AG.

Woran erkenne ich, ob ich zur Eintragung verpflichtet bin?

Der Handelsregistereintrag ist Pflicht, wenn das Unternehmen einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb darstellt. In erster Linie kommt es darauf an, ob die Prinzipien kaufmännischer Buchführung angewendet werden. Als weitere maßgebende Kriterien gelten der Jahresumsatz, die Höhe des eingesetzten Kapitals und die Anzahl der Mitarbeiter. Zudem können Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge sowie die Inanspruchnahme oder Gewährung von Krediten Aufschluss geben. Eine exakte Definition gibt es jedoch nicht, es ist lediglich das Gesamtbild des Betriebes entscheidend. Im Zweifelsfall kann auch die zuständige IHK weiterhelfen und abklären, ob der Eintrag erforderlich ist.

Über welche Daten gibt der Eintrag Auskunft?

Zunächst sind in dem Eintrag Details zum Unternehmen festgehalten, beispielsweise die Firma, den Geschäftssitz, Inhaberverhältnisse und die Namen der Gesellschafter. Als weitere Angaben können Haftungsbeschränkungen, das Stammkapital einer GmbH oder die Eröffnung des Konkurses enthalten sein. Zudem müssen diese Daten stets aktuell bleiben. Unternehmer müssen etwaige Änderungen sofort melden.

Warum sollte ich mich im Handelsregister eintragen lassen?

Ein Eintrag ins Handelsregister bringt einige Vorteile mit sich: Er erzeugt einen Eindruck von Seriosität bei Behörden, potenziellen Vertragspartnern und Banken. Diese Prüfung geht oftmals einer Zusammenarbeit voraus. Außerdem macht er deutlich, dass sich der Betrieb nach kaufmännischen Regelungen, Rechten und Pflichten - insbesondere nach denen des Handelsgesetzbuchs (HGB) - richtet. Auch für die Mitgliedschaft in Fachverbänden ist meist ein Handelsregistereintrag notwendig.

Welche Pflichten entstehen durch den Eintrag?

Zu den Pflichten des Kaufmanns gehört es, Bücher zu führen, die Aufschluss über seine Handelsgeschäfte und seine Vermögenslage geben. Zudem ist er verpflichtet, zu Anfang und Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz zu erstellen und eine Inventur durchzuführen.

Sowohl die Handelsbücher als auch die Bilanzen und Inventuren müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter Dokumente gilt eine Frist von sechs Jahren. Darüber hinaus muss sich der Kaufmann nach den besonderen Regelungen des HGB richten. Formvorschriften, die es zugunsten von Nichtkaufleuten gibt, gelten gegenüber dem Kaufmann nicht. Abhängig von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens sind bestimmte Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen. In jedem Fall müssen die exakte Firmenbezeichnung, der entsprechende Rechtsformzusatz, der Ort der Niederlassung sowie Registergericht und Handelsregisternummer angegeben sein.

Mit welchen Kosten ist ein Handelsregistereintrag verbunden?

Da die Anträge notariell beglaubigt werden müssen, fallen natürlich Kosten für den Notar an. Außerdem müssen Gebühren beim Amtsgericht entrichtet werden. Die Höhe dieser Gebühren wird durch den sogenannten Geschäftswert des Betriebes bestimmt, der seinerseits vom Betriebsvermögen abhängt.

Bei einer Neugründung ist also die Summe des vorhandenen Eigenkapitals entscheidend. Eine Gebührentabelle finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums für Justiz, festgehalten im "Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit".
 

Welche Unterlagen brauche ich für die Eintragung?

Die Anträge müssen durch einen Notar beurkundet werden. Welche Dokumente außerdem einzureichen sind, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab.

Was ist im Vorfeld zu beachten?

Zunächst müssen Sie sich Gedanken machen, unter welcher Unternehmensbezeichnung Sie auftreten möchten. Um wettbewerbsrechtliche Streitigkeiten von Vorneherein auszuschließen, können Sie durch Anfrage bei der IHK prüfen lassen, ob bereits ein anderer Betrieb unter dem gewünschten Firmennamen tätig ist. Bei handwerklichen Betrieben sollten Sie sich bereits vor der Handelsregisteranmeldung um die Gewerbeerlaubnis sowie eine Stellungnahme der zuständigen Handwerkskammer zu kümmern, da dies sonst zu Verzögerungen der Handelsregistereintragung führen kann.

Wie lange dauert die Eintragung?

Sind alle Unterlagen vollständig und beanstandungsfrei und wird der anfallende Kostenvorschuss direkt an die Gerichtskasse gezahlt, sollte die Eintragung für gewöhnlich in einem Zeitraum von drei bis fünf Tagen erfolgen.

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