Organisieren und Organisation

(Bild: Fotolia.com)
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Haben Sie schon mal etwas von der Pomodoro-Methode gehört? Kennen Sie Slack? Betreiben Sie Multitasking oder geben Sie sich der Prokrastination hin?

Wenn diese Begriffe für Sie böhmische Dörfer sind, dann ist es vielleicht an der Zeit, sich damit zu beschäftigen. Denn dahinter stecken verschiedene Arten und Weisen, wie man sein Berufsleben organisieren kann, um motiviert, gesund und unter Umständen einfacher seinen Job auszuführen.

Welchen Sinn hat das Organisieren?

„Zweck und Ziel der Organisation ist es, die Stärken der Menschen produktiv zu machen und ihre Schwächen unwesentlich“ – das sagte einst der Ökonom Peter F. Drucker. Damit brachte er zum Ausdruck, um was es beim Organisieren geht: Stärken sollen gestärkt werden, Schwächen möglichst ausgebügelt.

Auf den Job bezogen bedeutet das: Durch die richtige Organisation erleichtert man sich und seinen Kollegen das Leben. Zum Beispiel dadurch, dass Abläufe, die viel Zeit fressen, verschlankt oder gar ganz ausgemerzt werden. Das ist wichtig, denn die Zeitdiebe stecken überall, selbst im Detail. Durch die richtigen Optimierungen gewinnt man wieder Zeit – das kostbarste Gut überhaupt, denn man kann es nicht wiederherstellen. Und Zeit bedeutet im Business auch Geld.

Nicht nur das: Durch ein verbessertes Zeitmanagement werden Prozesse agiler, schneller und kostengünstiger, zudem tragen sie zum Wohlbefinden bei. Wer viel arbeitet, und das auch noch unter Dauerstress, der beeinflusst damit nachhaltig seine Work-Life-Balance. Wenn Beruf und Privatleben bzw. Familie nicht in Einklang gebracht werden können, entwickelt sich das Leben einseitig. Das kann in Krankheiten wie Bandscheibenvorfällen oder Burnout enden.

Die Bausteine der Organisation

Es gibt fast nichts, was man nicht optimieren kann. Bei der richtigen Organisation geht es darum, die verschiedenen Stellschrauben zu erkennen, wo man am besten ansetzt und wie man sie zu seinem Vorteil dreht.

Wir haben unsere Rubrik „Organisieren“ in folgende Bereiche unterteilt:

Die Bereiche bauen aufeinander auf, die Grenzen sind aber fließend. Zusammengenommen sollen sie dazu beitragen, dass Jungunternehmer wie auch erfahrene Manager ihren Job durch verschiedene Verbesserungsmaßnehmen besser und effizienter bewerkstelligen können.

Motivation

Als Basis dient die Motivation. Sie besteht aus verschiedenen Aspekten, zum Beispiel aus der intrinsischen und extrinsischen Motivation. Während man bei Ersteren aus sich selbst heraus den Antrieb findet, um Höchstleistungen zu vollbringen, kommen bei Zweitem die Anreize von außen.

Ob man nun die Vision hat, ein erfolgreiches Start-Up zu gründen, oder ob die Gehaltserhöhung ansteht: Verschiedene Faktoren münden in dem Streben, Ziele zu verfolgen. Deswegen ist die richtige Motivation ein essentieller Baustein, um Krisen zu überstehen und positiv in die Zukunft zu blicken – sei es als Einzelunternehmer oder im Team.

Zeitmanagement

Zeit ist vergänglich, kostbar und nicht reproduzierbar. Zu einer guten Organisation gehört deswegen auch ein funktionierendes Zeitmanagement. Hierfür gibt es verschiedene Ansätze. Zum Beispiel wird geraten, sich Task-Listen und Tagespläne anzulegen. Diese müssen so strukturiert sein, dass sie verständlich und umsetzbar sind. Das gilt besonders, wenn man im Team arbeitet.

Zeitmanagement-Experten empfehlen zudem, dass der Tag in viele kleine Einheiten zerlegt werden soll. Diese sogenannte Pomodoro-Methode führt dazu, dass man sich in kurzen Abschnitten ganz konzentriert auf eine Sache fokussiert.

Fokussierung statt Multitasking – ein Mantra, das man immer wieder hört. Trotz modernster Technik und rasanter Computer arbeitet unser Körper nach einem anderen Prinzip. Nichtsdestotrotz kann man durch verschiedene Methoden wie der Hypereffizienz oder dem Speedreading dafür sorgen, dass wir im Berufsleben flotter vorankommen.

Korrespondenz

Wenn die Menschen schon kein echtes Multitasking beherrschen (obwohl das immer wieder von eifrigen Geschäftsleuten behauptet wird), kann man wenigstens dafür sorgen, dass durch eine optimierte Organisation die To-Do-Listen schneller und besser abgearbeitet werden.

Dazu gehört unter anderem das Erledigen der Korrespondenz. Dank E-Mail und Messengern ist es uns möglich, mir der ganzen Welt in Sekundenschnelle in Kontakt zu treten. Trotz des Geschwindigkeitszuwachses sollte man aber beim modernen „Briefaustausch“ bestehende Regeln und Gepflogenheiten nicht außer Acht lassen. Dazu gehören beispielsweise die Beherrschung der Rechtschreibung oder die professionelle Kommunikation mit englischen Geschäftspartnern.

Tools zur Organisation

Für die Korrespondenz wie auch fürs Zeitmanagement gibt es mittlerweile eine riesige Auswahl an Tools – Programme für den Computer wie auch Apps für Smartphones und Tablets. Hier den Überblick zu behalten, fällt schwer. Somit ist es nicht ratsam, jedes digitale Werkzeug gleich auszuprobieren, denn am Ende verschwendet man damit weitere kostbare Zeit.

Bevor man ein Tool testet oder zum Einsatz bringt, ist es ratsam, sich über die erwarteten Vorteile Gedanken zu machen: Was soll verbessert werden und wie? Welche Ergebnisse wünscht man sich?

Viele Programme zur besseren Organisation drehen sich um das Thema Task-Management. Einfache Angebote beschränken sich auf nur ein oder zwei Features (Stichwort: Fokussierung), andere decken mehrere Bereiche ab. Im Gesamten sollen sie aber zur Erleichterung des Berufslebens beitragen. Dazu gehören beispielsweise Tools wie Evernote oder Trello.

Auch die Kommunikation innerhalb eines Teams wird immer wichtiger. Denn ein Team muss nicht mehr aus wenigen Menschen bestehen, die in einem Raum sitzen. Oft sind Fachkräfte über den ganzen Globus verteilt und sie kommen nur virtuell zusammen. Für den besseren Austausch eigenen sich Programme wie Yammer, Slack oder Facebook at Work.

Work-Life-Balance und Gesundheit

Die klassische Idealvorstellung eines Berufs ist der sogenannte 9-to-5-Job. Dieser Begriff spiegelt einen 8-Stunden-Job wieder, damit man noch genügend Zeit für Privatleben und zur Erholung hat. Dieses starre Modell ist aber oft nicht umsetzbar.

Arbeitet man mehr oder zu variablen Tageszeiten, wirkt sich das meist auf die Gesundheit aus. Verspannungen im Nacken, Schmerzen im Rücken oder Gereiztheit – diese Symptome kennen viele. Missachtet mand iese Signale, kann das schwerwiegende Folgen haben: Bandscheibenvorfälle und Burnout sorgen mittlerweile für frühzeitige Berufsunfähigkeit.

Deswegen ist es wichtig, dass man sich durch eine gute Organisation eine ausgeglichene Work-Life-Balance schafft. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Pausen, das Abschalten des Geschäftshandys und auch gerne mal etwas Prokrastination.

Unterm Strich gibt es also viele Wege, die zum Ziel führen. Nichtsdestotrotz meinte Dwight D. Eisenhower: „Organisation kann aus einem Inkompetenten kein Genie machen“.

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