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Tipps zur Korrespondenz und Präsentation

Die Kommunikation per Brief mag zwar an Bedeutung verloren haben, trotzdem tauschen sich die Menschen von heute noch aus. Und das mehr denn je. Noch nie war es so einfach und schnell möglich, seine Korrespondenz zu erledigen – dank moderner Kommunikationsmöglichkeiten. Nichtsdestotrotz gilt es noch immer einige Dinge zu beachten, gerade wenn man mit Geschäftspartnern in Kontakt steht.

Definition: Korrespondenz

Der Begriff ist schon recht alt und mutet heutzutage angestaubt an. Doch in seinem Kern ist er immer noch aktuell. Denn Korrespondenz kommt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie Antwort. Der Begriff wird auch in anderen Sprachen ähnlich verwendet, zum Beispiel im Englischen (Correspondence) und im Französischen (Correspondance).

Synonyme für Korrespondenz sind Schriftverkehr, Briefwechsel oder Briefaustausch. Damit wird auch seine altgediente Bedeutung klarer: Früher kommunizierte man hauptsächlich per Brief. Die Briefe wurden von Postkutschen bzw. modernen Post-Lieferdiensten zwischen Sender und Empfänger hin und her transportiert. Mittlerweile wird der meiste Schriftverkehr per E-Mail erledigt.

Unter Korrespondenz versteht man nicht nur den bidirektionalen Austausch, sondern auch die Erfassung des gesamten Schriftverkehr eines Unternehmens. Laut der Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist müssen gewisse geschäftliche Unterlagen aufbewahren werden.

Das sollte man bei der Korrespondenz beachten

Gleichgültig, ob man über Briefwechsel, per Mail oder via WhatsApp mit Geschäftskontakten kommuniziert: Stets gilt es, gewisse Formalitäten einzuhalten. So sollte man beispielsweise fit in der Rechtschreibung sein und auf Autokorrektur-Vorschläge von Programmen wie beispielsweise Word achten.

Wer manchmal Probleme bei der Formulierung hat, kann mit unseren Übungen für eine flotte Feder trainieren und sich eine Arbeitserleichterung durch Schnellbausteine in Dokumenten zulegen.

Was ebenfalls zur modernen Korrespondenz gehört: Finden Sie den richten Ton, wenn Sie einem Geschäftspartner oder Kunden gratulieren – gerade, wenn sie wenig persönlichen Kontakt haben. Statt eines langen Briefes reicht in vielen Fällen eine kurze Karte.

Dank Computern und Office-Programmen ist es heutzutage relativ einfach, seinen Schriftverkehr zu automatisieren. Serienbriefe legt man beispielsweise mit Excel und Word schnell an, so gibt es dann auch keine Probleme mehr mit den Postleitzahlen. Und wenn man ein paar praktische Tipps im Umgang mit Druckern beherzigt, werden die Dokumente so gedrückt wie man es sich wünscht.

Englische Korrespondenz

Dank Internet und zahlrechen Tools wie E-Mail oder Messengern ist es heutzutage ganz einfach mit Geschäftspartnern aus der ganzen Welt in Kontakt zu bleiben und elektronischen Briefwechsel zu führen.

Wie man professionelle und effektive Kommunikation per E-Mail betreibt, ist kein Hexenwerk, sondern kann erlernt werden – auch im Umgang mit englischsprachigen Kontakten. Dabei gibt es ein paar Punkte zu beachten. Zum Beispiel, wie man „Nein“ schreibt, ohne sein Gegenüber zu beleidigen, wie man den englischen Geschäftsbrief korrekt beendet oder Weihnachtsgrüße, die ankommen, formuliert.

Präsentationen

Ein weiteres Thema, das diese Rubrik umfasst, ist die Art und Weise, wie Sie erfolgreiche Präsentationen halten oder wie Sie sich mit Powerpoint richtig verkaufen. Wie in vielen Bereichen gilt auch hier: KISS, also "Keep It Short & Simple“.

In der Kürze liegt die Würze – dieses Motto ist bei sehr Vorträgen wichtig. Kommen Sie auf den Punkt, lassen Sie ihre (knappen) Inhalte wirken und denken Sie immer an die Zielgruppe. Und bauen Sie nicht zu viele Spielereien in die Powerpoint-Präsentation ein. Statt toller Animationen sollten lieber die Inhalte für Sie sprechen.

Wenn Sie mehr über Projektoren (umgangssprachlich „Beamer“ genannt) erfahren möchten, dann finden Sie in unserer entsprechenden Technik-Rubrik die passenden Inhalte.

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