Moderner Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden: Diese Investitionen lohnen sich

Die ideale Einrichtung des heimischen Arbeitsplatzes entscheidet darüber, wie effizient Arbeitnehmer oder Selbstständige im Homeoffice arbeiten. Während der Corona-Krise haben viele Betroffene ihre berufliche Tätigkeit von einem Tag auf den anderen in das Wohnumfeld verlagert. In zahlreichen Fällen war das Arbeiten ein Provisorium, der Laptop auf dem Küchentisch war eher die Regel als die Ausnahme. Dauerhaft stellt das keine Lösung dar. Wer seinen Beruf langfristig daheim ausüben will, sollte ein professionelles Arbeitsumfeld gestalten. Bestenfalls befindet sich der Arbeitsplatz in einem separaten Raum - dieser Tipp gilt insbesondere, wenn sich Berufstätige die Wohnung mit Familienmitgliedern, einem Partner oder Mitbewohnern teilen. Zur empfehlenswerten Ausstattung eines Heimarbeitsplatzes gehören:

• ergonomischer Bürostuhl
• höhenverstellbarer Schreibtisch
• funktionale Büroregale oder Büroschränke
• leistungsstarker PC oder Laptop mit hochwertigem Bildschirm

Beim Kauf von Büromöbeln und technischem Equipment genießt Qualität oberste Priorität. Nur unter idealen Bedingungen schöpfen Berufstätige ihr Leistungspotenzial aus.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Wer trägt die Kosten?

Viele Unternehmer und Beschäftigte interessiert, wer für die Bezahlung der Büroeinrichtung und von häuslichen Mehrkosten bei Strom und Heizung verantwortlich ist. Das unterscheidet sich von Fall zu Fall. Ein wichtiges Merkmal ist, bei wem das überwiegende Interesse für die Heimarbeit liegt. Ordnet der Arbeitgeber das Arbeiten im Homeoffice an, muss er die entstehenden Kosten übernehmen. Anders sieht es aus, wenn Beschäftigte in der Firma über einen Arbeitsplatz verfügen und freiwillig zu Hause ihrer Tätigkeit nachgehen. Bestenfalls regeln Arbeitgeber und Arbeitnehmer sämtliche Kostenaspekte in einer Homeoffice-Vereinbarung.

Büromöbel, Computer und Co. von der Steuer absetzen

Die Anschaffungskosten für die Büroeinrichtung und laufende Kosten wie die anteilige Miete und Energiekosten lassen sich vielfach als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Die Regelungen sind allerdings komplex: Es fragt sich zum Beispiel, ob Steuerzahler die Voraussetzungen für einen beschränkten oder einen vollständigen Kostenabzug erfüllen. Mit der Homeoffice-Pauschale gibt es zudem eine Corona-bedingte Sonderreglung.

Beschränkter Kostenabzug: notwendiges teilweises Arbeiten im Homeoffice
Einige Berufstätige können bis zu 1.250 Euro an tatsächlich anfallenden Kosten für das häusliche Arbeitszimmer von ihrer Steuer absetzen. Das setzt voraus, dass es sich um ein separates Arbeitszimmer handelt und der Arbeitgeber für die entsprechende Tätigkeit keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. Typische Beispiele sind Außendienstmitarbeiter und Lehrer.

Voller Kostenabzug: Heimbüro als Mittelpunkt der Tätigkeit
Wenn Berufstätige dagegen ausschließlich oder vorwiegend im heimischen Büro arbeiten, erkennt das Finanzamt die damit zusammenhängenden Kosten in voller Höhe an. Das trifft vornehmlich auf Selbstständige zu - insbesondere Freiberufler wie Journalisten, Schriftsteller und Webdesigner profitieren von diesem Kostenabzug.

Im Zuge der Corona-Krise und der Corona-Arbeitschutzverordnung können auch zahlreiche Arbeitnehmer den vollen Steuerabzug nutzen. Arbeiten Beschäftigte aufgrund einer Anordnung des Arbeitgebers überwiegend zu Hause, verlagert sich ihr beruflicher Schwerpunkt in das Homeoffice. Damit sind sie steuerrechtlich mit vielen Soloselbstständigen gleichgestellt. Wie beim beschränkten Kostenabzug müssen sie ein abschließbares Arbeitszimmer vorweisen. Dieses Büro dürfen Beschäftigte genauso wie Selbstständige höchstens zu 10 % privat nutzen - es muss sich eindeutig und nachweisbar um ein Zimmer für die fast ausschließliche berufliche Tätigkeit handeln.

Homeoffice-Pauschale 2023

Mit einer Homeoffice-Pauschale von  bis zu 1230 Euro entlastet der Staat in 2023 alle, die im Home Office gearbeitet haben. Das Finanzamt gewährt die Pauschale für höchstens 210 Tage im Jahr. Tatsächliche Kosten müssen die Beschäftigten nicht nachweisen.

Kostspielige Anschaffungen für den Heimarbeitsplatz: Diese Abzugs- und Abschreibungsregeln gelten
Beim Kauf hochwertiger Büromöbel und EDV-Technik können beim Kostenabzug die Abschreibungsregeln nach der AfA-Tabelle zum Tragen kommen. Kostet zum Beispiel ein Büroschreibtisch mehr als 800 Euro netto oder 952 brutto, lässt das Finanzamt nur eine Abschreibung über die Dauer der Nutzung zu. Bei einem Schreibtisch beträgt die amtliche Nutzungsdauer 13 Jahre, die steuerreduzierende Wirkung des Kaufpreises wird auf diesen Zeitraum aufgeteilt. Bei Anschaffungen mit einem geringeren Wert zieht die Behörde den Kaufbetrag dagegen unmittelbar von den zu versteuernden Einnahmen ab.