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Amtswege und Behördengänge zur Gründung eines Unternehmens

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Unser Ratgeber zum Thema Amtswege beschreibt die einzelnen Behördengänge, die Gründer zu bewältigen haben. Unter Umständen müssen nicht alle Stationen durchlaufen werden, da zum Beispiel nicht jedes junge Unternehmen gleich ein Patent anmeldet. 

Wer sich über seine Erfahrungen mit anderen Gründern oder Unternehmern austauschen möchte, findet in unserem Forum unter Behörden, Bürokratie, Auflagen und Gesetze zahlreiche Ansprechpartner.

GEWERBEANMELDUNG

Einer der ersten Amtsgänge eines Existenzgründers bzw. Firmengründers ist die Gewerbeanmeldung. Jeder Gewerbebetrieb muss beim dafür zuständigen Gewerbeamt oder Bürgermeisteramt einer Gemeinde angemeldet werden. Die Gewerbeanzeige nach §14 Abs.1 GewO ist eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung, mit der die zuständige Behörde von einem anzeigepflichtigen Vorgang in Kenntnis gesetzt wird. Dies gilt für jedes Unternehmen - unabhängig von der jeweiligen Rechtsform.

Mit einer Gewerbeanzeige sich beim Gewerbeamt anmelden

Die Erklärung wird zu dem Zeitpunkt wirksam, in dem Sie der Behörde zugeht. Abgesehen von dem Anspruch auf die Empfangsbescheinigung löst sie weder Rechte noch Pflichten des Gewerbetreibenden aus. Die Vorschriften über die Gewerbeanzeige sind deshalb äußerst wichtig, weil nach den Zuständigkeitsvorschriften der Bundesländer für die Entgegennahme der Gewerbeanzeige durchweg die Gewerbeämter der Gemeinden zuständig sind.  

Ausnahmen von  Gewerbeanmeldungen 

  • Freie Berufe dazu gehören bspw. Ärzte, Architekten, Steuerberater, Rechtsanwälte, Künstler, Schriftsteller, sofern sie nicht durch die gewählte Rechtsform als Gewerbetreibende anmeldepflichtig sind
  • Wissenschaftler
  • Land- und Forstwirtschaft  

Ungeachtet der grundsätzlich geltenden Gewerbefreiheit ist für bestimmte Gewerbe und Freie Berufe eine besondere Erlaubnis notwendig. Sie muss bereits vor Beginn der Tätigkeit bei der zuständigen Behörde beantragt werden. Die Erlaubnis hängt - je nach Gewerbe - von verschiedenen Nachweisen ab, die der Gründer selbst zu erbringen hat. Ob und welche Nachweise erbracht werden müssen, erfährt man bspw. bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer (IHK).  

Gewerbeanzeige bei der Industrie- und Handelskammer sowie Handwerkskammer in Bayern

Die genannten Kammern sind damit zusätzlich zuständige Behörde für die Gewerbeanzeige nach §14 Abs. 1 GewO und für die Erteilung der entsprechenden Empfangsbescheinigung nach §15 Abs.1 GewO. Aus der Formulierung in §1 Abs. 7 GewV „zuständige Behörde im Sinn von §14 Abs. 1 Satz 1 und §15 Abs.1 der Gewerbeordnung“ folgt, dass die Wirtschaftskammern auch für Gewerbeummeldung und Gewerbeabmeldungen zuständig sind, also von der Zuständigkeitsregelung die komplette Gewerbeanzeige umfasst wird.

Die meisten Erfordernisse für ein erlaubnispflichtiges Gewerbe lassen sich in folgende Kategorien einordnen:

  • Persönliche Zuverlässigkeit: polizeiliches Führungszeugnis, Gewerbezentralregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes
  • Sachliche Voraussetzung: z.B. Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, erforderlicher Zustand der Gewerberäume
  • Fachliche Voraussetzung: Ausbildung, Weiterbildung oder Studium

Kontrolle des Gewerbetreibenden

Die aufgrund der Gewerbeanzeige nach §14 GewO gewonnenen Daten dienen der sofortigen und/oder späteren Kontrolle des Gewerbetreibenden. Dieser kann nach dem Erstatten der Anzeige sofort mit dem Gewerbe beginnen; auf die Empfangsbestätigung braucht er nicht zu warten. Erst die Anzeige versetzt das Gewerbeamt in die Lage genau zu prüfen, ob überhaupt eine gewerbliche Tätigkeit vorliegt und ob die Voraussetzungen für die Aufnahme des Gewerbes gegeben sind. Sie ist daher auch dann zu erstatten, wenn eine Gewerbeerlaubnis erforderlich ist, z.B. Eintrag in die Handwerksrolle, Spielhallenerlaubnis, Gaststätte mit Alkoholausschank.

Wertneutrale Ordnungsvorschrift

§14 GewO ist eine wertneutrale Ordnungsvorschrift, die es der Verwaltung nicht gestattet, wertende Entscheidungen zu treffen. Die für die Anzeige zuständige Behörde darf daher nicht prüfen, ob die beabsichtigte Tätigkeit religiöse oder weltanschauliche Zwecke verfolgt und daraus Entscheidungen ableiten.

Besondere Anzeigepflicht

Neben der allgemeinen Anzeigepflicht nach §14 GewO sind gesetzlich weitere vorgesehen, z.B.

  • Anzeigepflicht nach §16 Abs. 2 HandwO,
  • Anzeigepflicht nach §55 c Satz 2 GewO Ist eine Reisegewerbekarte zum Ausüben des Reisegewerbes nicht erforderlich, muss das Reisegewerbe bei Beginn, Ende, Ausdehnung und Wechsel des Gegenstandes des Reisegewerbes trotzdem angezeigt werden.
  • Prüfen Sie daher, ob diese Anzeigen auch erstattet wurden bzw. weisen Sie den Anzeigenden auf die besondere Anzeigepflicht hin.

Gewerbeanmeldung bei Freiberuflern

Freiberufler müssen sich selbst beim Finanzamt anmelden, da dieses nicht vom Gewerbeamt verständigt wird. Die meisten freien Berufe erfordern den Nachweis von qualifikatorischen, aber auch finanziellen und baulichen Voraussetzungen (sogenannte geregelte Freie Berufe).

Gewerbeanmeldung bei Handwerkern

Ein Handwerksunternehmen darf nur führen, wer eine Meisterprüfung abgelegt hat. Bei der Gründung einer GmbH genügt es, wenn ein Meister als technischer Betriebsführer eingestellt wird.

Notwendig ist auch eine Anmeldung bei der Handwerkskammer (Handwerkerrolle). Für sogenannte "handwerksähnliche Berufe" benötigt man zwar keinen Meisterbrief, wohl aber den Eintrag in der Handwerkerrolle (sogenannte "Anlage B"). Die Liste der Handwerksberufe und der handwerksähnlichen Berufe kann man im Internet auf den Seiten des Zentralverbandes des deutschen Handwerks (www.zdh.de) einsehen.

Gewerbeanmeldung: Vorzulegende Unterlagen und Formulare

Dem Gewerbeamt sind bei einer Gewerbeanzeige folgende Unterlagen vorzulegen:  

Ausweisdokumente für die Person des Antragsstellers

  • Identitätsnachweis durch Personalausweis/ Reisepass
  • ggf. Nachweis der Bevollmächtigung zum Handeln für einen Dritten
  • ggf. Erlaubnisse (zum Beispiel Handwerkskarte, Maklererlaubnis etc.)
  • Ein ausländischer Staatsangehöriger muss eine Aufenthaltsgenehmigung der zuständigen Ausländerbehörde vorlegen, die zudem die Erlaubnis beinhaltet, eine selbstständige Gewerbstätigkeit aufzunehmen.  

Nachweise für das Unternehmen 

  • Ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen hat die Handelsregistereintragung durch Handelsregisterauszug nachzuweisen.
  • Bei begründetem Anlass kann die Anforderung eines Führungszeugnisses oder die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister notwendig sein.
  • Ein in einem ausländischen Handelsregister eingetragenes Unternehmen hat ebenfalls die entsprechenden Eintragungsunterlagen vorzulegen. Außerdem muss eine deutsche Übersetzung vorgelegt werden, in der Regel ist eine Beglaubigung nicht erforderlich.
  • Bei einem ausländischen Unternehmen wird ein Inlandsbevollmächtigter sowie eine inländische Anschrift verlangt. Der Inlandsbevollmächtigte hat eine auf ihn lautende Vollmacht vorzulegen.
  • In Zweifelsfällen, wenn zum Beispiel die Anschrift der anmeldenden Person von der des Betriebes abweicht, muss das Bestehen der Betriebsstätte durch Vorlage eines Mietvertrages oder Bestätigung des Vermieters nachgewiesen werden.

Gewerbeanmeldung für besondere Unternehmungen

Fürs Reisegewerbe wie auch fürs stehende Gewerbe oder Volksfeste sind weitere Besonderheiten zu beachten. Diese erfahren Sie in unseren speziellen Ratgebern:

IHK: INDUSTRIE- UND HANDELSKAMMERN

Ein Amtsweg, der viele Unternehmer betrifft, ist die Anmeldung bei einer Industrie- und Handelskammer (IHK).

Allgemeines zur IHK

Industrie- und Handelskammern (IHK) sind Körperschaften des öffentlichen Rechts. Sie üben staatshoheitliche Verwaltungsaufgaben aus, deren Art und Kontrolle durch das Gesetz der Industrie- und Handelskammern (IHKG) geregelt ist. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) ist die Spitzenorganisation der über 80 Industrie- und Handelskammern. Die IHK sind Einrichtungen der Wirtschaft und wichtigster Interessenvertreter der gesamten gewerbetreibenden Unternehmen in ihrer Region. 

Grundsätzlich sind fast alle deutschen Unternehmen im Inland per Gesetz Mitglieder einer Industrie- und Handelskammer. Folglich spricht der DIHK für über drei Millionen Unternehmer. Mitglieder in der Kammerorganisation sind Unternehmen aller Größen und Branchen (der internationale Konzern ebenso wie der mittelständische Inhaber-Unternehmer). Das verleiht dem DIHK als Spitzenorganisation hohes politisches Gewicht. Er ist nicht die Vertretung einer bestimmten Gruppe von Unternehmern, sondern Repräsentant der gesamten gewerblichen Wirtschaft in Deutschland. 

Aufgaben einer IHK

Die IHK vertritt das Interesse ihrer zugehörigen Unternehmen gegenüber den Kommunen, Landesregierungen, regionalen staatlichen Stellen und durch den DIHK gegenüber der Bundesregierung und der Europäischen Kommission.

Der Staat hat den Industrie- und Handelskammern eine Reihe von Aufgaben übertragen: 

  • Ausstellung von Ursprungszeugnissen und Carnets
  • Abnahme von Prüfungen bei der Berufsbildung
  • Registrierung von Öko-Standorten
  • Vereidigung von Sachverständigen
  • Durchführung gutachterlicher Tätigkeiten für die staatlichen Verwaltungen und für die Gerichte
  • Mitwirkung bei der Bestellung von Handelsrichtern
  • Mitwirkung bei den Handelsregistereintragungen

Die IHKs liefern darüber hinaus notwendige Wirtschaftsinformationen und Weiterbildungsangebote für die ihnen zugehörigen Unternehmen.

  • Bildungsangebote
  • Seminare, Vorträge, Schulungen

Aber auch als direkte Berater oder sachkundige Makler stehen sie ihren Mitgliedsunternehmen in vielen lokalen, regionalen und überregionalen Angelegenheiten der Wirtschaft zur Verfügung. Auch auf Bundesebene über den DIHK und über internationale Organisationen stehen sie zur Verfügung.

IHK-Gründungsberater stehen in folgenden Bereichen zur Seite:

  • Bei Fragen zu öffentliche Fördermitteln
  • Sie helfen bei der Finanzierungs-, Umsatz- und Rentabilitätsplanung
  • Sie geben Auskunft über örtliche Marktstrukturen und Konkurrenzverhältnisse
  • Die Gründungsberater beantworten Standortfragen sowie des Raum- und Flächenbedarfs

Mitgliedschaftspflicht

Durch die gewerbliche Anmeldung werden Betriebe automatisch Mitglied in der Industrie- und Handelskammer ihres Gewerbebezirks. Die Zugehörigkeit zur Industrie- und Handelskammer wird im §2 IHKG (Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern) festgehalten. 

Zur Industrie- und Handelskammer gehören (sofern sie zur Gewerbesteuer veranlagt sind):

  • natürliche Personen
  • Handelsgesellschaften
  • andere nicht rechtsfähige Personenmehrheiten und juristische Personen des privaten und des öffentlichen Rechts, welche im Bezirk der Industrie- und Handelskammer entweder eine gewerbliche Niederlassung oder eine Betriebsstätte oder eine Verkaufsstelle unterhalten (Kammerzugehörige) 

Dies gilt auch für natürliche Personen und Gesellschaften, welche ausschließlich einen freien Beruf ausüben und welche Land- und Forstwirtschaft oder ein damit verbundenes Nebengewerbe betreiben, wenn sie in das Handelsregister eingetragen sind. 

Alle deutschen Unternehmen im Inland sind demnach per Gesetz Mitglied einer Industrie- und Handelskammer, davon ausgenommen sind:

  • Handwerksbetriebe
  • Freie Berufe
  • Landwirtschaftliche Betriebe  

Im §3 IHKG (Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern) wird die Beitragspflicht allgemein geregelt. Die Kosten der Errichtung und Tätigkeit der Industrie- und Handelskammern werden nach Maßgabe des Haushaltsplans durch Beiträge der Kammerzugehörigen aufgebracht, für den Fall, dass sie nicht anderweitig gedeckt sind. 

IHK-Beiträge sind öffentliche Abgaben und stellen - im Unterschied zu Gebühren und Entgelten - keine Gegenleistung für konkrete Einzelleistungen (zum Beispiel Serviceleistungen) der Kammer dar. Sie gelten vielmehr die aufgrund des gesetzlichen Auftrags erbrachten Leistungen im Gesamtinteresse aller Kammerzugehörigen ab.

Alle Mitglieder der Kammer sind nach dem IHK-Gesetz grundsätzlich auch beitragspflichtig. Die Beiträge werden in Form gestaffelter Grundbeiträge und Umlagen auf der Basis der Gewerbeerträge erhoben. Damit wird der unterschiedlichen Leistungskraft der Betriebe Rechnung getragen. 

Für Zwecke der Beitragsveranlagung werden die notwendigen Daten durch die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus besteht im Bedarfsfall auch eine Auskunftspflicht für die Unternehmen. 

Die Beitragspflicht entsteht mit Beginn des Haushaltsjahres, erstmals mit Beginn der Kammerzugehörigkeit. Sie endet mit Ablauf des Monats, indem die objektive Gewerbesteuerpflicht erlischt und wird durch die Einleitung eines Liquidations- oder Insolvenzverfahrens nicht berührt. IHK-Beiträge sind steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben, sie enthalten jedoch keine Umsatzsteuer, die als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

IHK Zugehörigkeit: Beitragsfreistellung

IHK-Zugehörige, die nicht im Handelsregister oder im Genossenschaftsregister eingetragen sind und unter 5.200 Euro Gewerbeertrag oder hilfsweise Gewinn aus Gewerbebetrieb jährlich erzielen, werden vom Beitrag freigestellt.

Unternehmen, die aufgrund ihres Unternehmensgegenstandes sowohl der IHK als auch der Handwerkskammer angehören, werden vom IHK-Beitrag freigestellt, wenn nachgewiesen wurde, dass der jährliche Umsatz des nichthandwerklichen Betriebsteils 130.000 Euro nicht übersteigt. Sofern dieses Kriterium nicht erfüllt wird, ist unter Mitwirkung des Unternehmens eine Abstimmung mit der Handwerkskammer zur Beitragsteilung vorzunehmen. Die Zahlung des Mindestgrundbeitrages bleibt davon jedoch unberührt. 

Ebenfalls geregelt ist eine Beitragsbefreiung für Existenzgründer auf Gewerbeanmeldungen. Diese sind, soweit sie natürliche Personen sind und in den letzten fünf Wirtschaftsjahren vor ihrer Betriebseröffnung weder Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit erzielt haben, noch an einer Kapitalgesellschaft mittelbar oder unmittelbar zu mehr als einem Zehntel beteiligt waren, für das Haushaltsjahr der Betriebseröffnung und für das darauffolgende Jahr von der Umlage und vom Grundbeitrag sowie für das dritte und vierte Jahr von der Umlage befreit, wenn ihr Gewerbeertrag oder Gewinn aus Gewerbebetrieb 25.000 Euro nicht übersteigt.  

HANDELSREGISTER

Ein weiterer Behördengang für Firmengründer ist der Eintrag ins Handelsregister. Das betrifft Unternehmen aller Rechtsformen, sie müssen in das Handelsregister eingetragen werden. Eine Ausnahme bildet der nicht eingetragene Kleingewerbebetrieb und die BGB-Gesellschaft (GbR). 

Wann muss man sich ins Handelsregister eintragen?

Einzelkaufleute und BGB-Gesellschaften legen häufig keinen Wert auf einen Handelsregistereintrag. Eine Ausnahme bilden hier die Kommandit- und Kapitalgesellschaften, da diese erst durch die Handelsregistereintragung entstehen. Der "Kaufmann" ist aber gesetzlich zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet (§29 HGB). 

Das Handelsgesetzbuch (HGB) bezeichnet jeden als Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt (§1 HGB). Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, das Unternehmen erfordert keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (§1 Abs. 2 HGB). Diese Bestimmung erfolgt unabhängig davon, welche gewerbliche Tätigkeit das Unternehmen im Besonderen ausübt. Auch Unternehmen, die im wörtlichen Sinne nicht Güter oder Waren an- oder verkaufen, sind Kaufleute, also auch Industrie, Handwerker oder sonstige "Dienstleister". 

Maßgebliche Kriterien für die Beurteilung, ob ein nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb erforderlich ist, sind vor allem:  

  • Jahresumsatz
  • Anwendung der Grundsätze kaufmännischer Buchführung (wesentliches Merkmal)
  • Höhe des eingesetzten Kapitals
  • Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge
  • Inanspruchnahme und Gewährung von Kredit
  • Größe und Beschaffenheit der Geschäftsräume
  • Anzahl der Beschäftigten  

Entscheidend ist das Gesamtbild des Unternehmens, da es keine exakte Begriffsbestimmung, sondern nur eine typologische Beschreibung gibt. Sofern der Geschäftsbetrieb eines Einzelkaufmanns oder einer Personengesellschaft (OHG) nach Art und Umfang als kaufmännisch anzusehen ist, besteht auch hier die gesetzliche Verpflichtung, die Firma zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§29 HGB). 

Unterlässt ein Unternehmen die Eintragung in das Handelsregister, obwohl es aufgrund seines Geschäftsumfanges eintragungspflichtig ist, kann das Amtsgericht die Anmeldung - gegebenenfalls durch Verhängung von Zwangsgeldern - durchsetzen (§14 HGB). 

Erfordert solch ein oben genanntes Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, so besteht keine Verpflichtung dieses zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Hier ist nur die Gewerbeanmeldung erforderlich. Es besteht jedoch die Berechtigung, die Handelsregistereintragung zu beantragen. Sofern sich ein solches Unternehmen freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt, wird mit der Eintragung die Kaufmannseigenschaft erworben (Kannkaufmann; §2 HGB). 

Die IHK ist gesetzlich verpflichtet, die Gerichte bei Handelsregistereintragungen sowie bei der Führung des Handelsregisters zu unterstützen.

Bedeutung des Handelsregisters

Das Handelsregister ist ein bei den Amtsgerichten geführtes, öffentliches Verzeichnis von Rechtstatsachen auf dem Gebiet des Handelsrechts. Es gibt Auskunft über alle rechtserheblichen Tatsachen, die für einen Geschäftspartner des Kaufmanns wichtig sein können. Hierzu gehören zum Beispiel:

  • Einzelheiten des Betriebs, wie die Firma und den Ort der Hauptniederlassung (§29 HGB), der Name des Inhabers beziehungsweise der persönlich haftenden Gesellschafter einer Personengesellschaft, die Haftung des Kommanditisten, das Stammkapital der GmbH, die Erteilung und Entziehung der Prokura (§ 53 HGB), die Eröffnung des Konkurses beziehungsweise die Löschung der Firma.
  • Selbstverständlich sind Änderungen eingetragener Tatsachen ebenfalls eintragungspflichtig, etwa die Änderung der Anschrift der Niederlassung eines Kaufmanns oder die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft.
  • Auch die Auflösung und Liquidation einer Gesellschaft muss zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden ebenso wie die Löschung der Firma. Eröffnete Vergleichsverfahren oder Insolvenzverfahren über das Vermögen einer Firma werden vom Amtsgericht von Amts wegen ebenfalls eingetragen.  
  • Das Handelsregister ist öffentlich und bietet deshalb allen Interessierten die Möglichkeit, die eingereichten Schriftstücke gebührenfrei einzusehen (§ 9 Abs.1 HGB).

Welche Art von Handelsregister gibt es?

Das Handelsregister wird bei den Amtsgerichten geführt und dient im Handelsverkehr als Rechtssicherheit. Alle tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse werden hier vollständig dokumentiert. Das Handelsregister wird in zwei Abteilungen geführt:  

Abteilung A, HRA: Handelsregister für natürliche Personen und Personengesellschaften (HRA)  

Abteilung B, HRB: Handelsregister für juristische Personen (Kapitalgesellschaften)

Zur Eintragung in das Handelsregister werden alle Rechtsverhältnisse einer Firma über einen Notar angemeldet, vom Registergericht geprüft, in das Handelsregister übernommen und in der Tagespresse veröffentlicht.

Vorteile und Pflichten der Eintragung für den Kaufmann

Der Sinn einer Handelsregistereintragung erschöpft sich jedoch nicht in den bereits beschriebenen Auskunfts- und Ordnungsfunktionen.  

Vorteile einer Handelsregistereintragung

  • Die Eintragung vermittelt Vertragspartnern und Behörden einen ersten Eindruck vom Unternehmen. Durch die Eintragung in das Handelsregister wird nach außen erkennbar, dass sich der Betrieb der Anwendung kaufmännischer Regelungen und Gebräuche (insbesondere dem Handelsgesetzbuch (HGB)) unterwirft. Hierdurch entsteht ein Vertrauensvorschuss.  
  • Viele Banken und Handelsunternehmen machen die Aufnahme einer Geschäftsverbindung von der Eintragung in das Handelsregister abhängig. Auch die Mitgliedschaft in Fachverbänden hat oft die Handelsregistereintragung zur Voraussetzung.  
  • Nur das in das Handelsregister eingetragene Unternehmen kann Prokuristen bestellen (§48 HGB); nur dieses ist berechtigt, eine oder mehrere selbstständige Zweigniederlassungen zu gründen.  

Pflichten bei einer Handelsregistereintragung

  • Bücher zu führen, aus denen sich die Handelsgeschäfte und diee Vermögenslage ersehen lassen.  
  • Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres hat der Kaufmann eine Inventur und eine Bilanz zu erstellen. Handelsbücher, Inventuren und Bilanzen hat er zehn Jahre, empfangene und Kopien abgesandter Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. 
  • Für den Kaufmann gelten im Übrigen die besonderen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Dies bedeutet insbesondere, dass sich der im Handelsregister eingetragene Kaufmann auf verschiedene Formvorschriften nicht mehr berufen kann. Er ist zum Beispiel an eine mündlich übernommene Bürgschaft gebunden; bei Geschäften zwischen Kaufleuten gilt eine verschärfte Mängelhaftung. 

Geschäftsbriefe müssen folgende Angaben enthalten

  • Vollständige und korrekte Firma (Firmenbezeichnung) einschließlich des Rechtsformzusatzes
  • Ort der Niederlassung oder des Sitzes sowie das Registergericht und die Handelsregisternummer
  • Die GmbH muss außerdem noch zusätzlich den vollen Familiennamen mit mindestens einem Vornamen aller Geschäftsführer angeben.
  • Ähnliches gilt für die AG und die GmbH & Co. KG, welche zusätzlich zu den eigenen Angaben noch die entsprechenden Angaben der persönlich haftenden GmbH auf den Geschäftsbriefen zu machen hat.

Gebühren für einen Handelsregistereintrag

Beim Amtsgericht entstehen für die Eintragung in das Handelsregister Gebühren. Da die Anträge zur Eintragung eine notarielle Beglaubigung brauchen, ist die Einschaltung eines Notars erforderlich. Auch dieser erhebt für die Beurkundung Gebühren. Die Höhe der Gebühren für das Gericht und für den Notar hängen vom Geschäftswert ab. Dieser richtet sich nach dem Wert des Betriebsvermögens. Bei größeren Betriebsvermögen steigt naturgemäß auch der Geschäftswert. 

Die Gebührentabellen sind veröffentlicht im Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (Kostenordnung (KostO)).

Online Bekanntmachungen im Elektronische Unternehmensregister

Der elektronische Bundesanzeiger ist das zentrale Veröffentlichungsorgan für wirtschaftsrechtliche Bekanntmachungen. Unter www.unternehmensregister.de können wesentliche publikationspflichtige Daten eines Unternehmens online abgerufen werden. Damit gibt es eine zentrale Internetadresse, über die alle wesentlichen Unternehmensdaten, deren Offenlegung von der Rechtsordnung vorgesehen ist, online parat stehen.

Mehr zum Thema erfahren in unserem Ratgeber zum Elektronischen Unternehmensregister.

FAQ zum Handelsregistereintrag

Haben Sie noch weitere Fragen zum Thema Handelsregistereintrag? In unserem Artikel „Fragen und Antworten zum Handelsregistereintrag“ erhalten Sie weitere nützliche Informationen.

FINANZAMT

Auch wenn kaum einer gerne Steuern zahlt und das gerne vermeiden möchte, so kommt doch keiner um diesen Behördenweg herum: der Anmeldung beim Finanzamt.

Welche Rolle spielt das Finanzamt?

Das Finanzamt ist die örtliche Behörde der Finanzverwaltung der Länder. Die Aufgaben der Finanzämter sind in der Bundesrepublik Deutschland im Gesetz über die Finanzverwaltung (FVG) festgelegt. Sie verwalten im Auftrage des Bundes die Besitz- und Verkehrssteuern, die ganz oder zum Teil dem Bund zufließen, sowie die Ländersteuern und bestimmte Gemeindesteuern. Unter diese Steuerarbeiten fallen z.B. die Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer.

Die Gewerbeanmeldung gilt auch als steuerliche Anzeige. Die Gewerbeämter informieren die Finanzämter. Unabhängig davon sollte die Betriebsaufnahme dem zuständigen Finanzamt mitgeteilt werden.

Das Finanzamt übersendet dem Gewerbetreibenden einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Es informiert auch über das Umsatzsteuerverfahren und andere wichtige steuerrechtliche Regelungen, die beachtet werden müssen. 

Abgaben für Arbeitgeber

Von den Löhnen und Gehältern, die ein Unternehmen an seine Arbeitnehmer zahlt, muss die Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt der Betriebsstätte abgeführt werden - das Unternehmen ist für die ordnungsgemäße Lohnsteuerabführung verantwortlich, es haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat. Soweit die Haftung reicht, sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer Gesamtschuldner.

Außerdem muss der Arbeitgeber den Solidaritätszuschlag einbehalten und an das Finanzamt abführen. Ist der Arbeitnehmer Mitglied in einer kirchlichen Körperschaft des öffentlichen Rechts, die eine Kirchensteuer erhebt, ist der Arbeitgeber außerdem verpflichtet, Kirchensteuer einzubehalten und zusammen mit der Lohnsteuer und dem Solidaritätszuschlag an das Finanzamt abzuführen. 

BERUFSGENOSSENSCHAFT

Zum „Papierkram“, den ein frisch gebackener Unternehmer erledigen muss, kann auch die Beschäftigung mit der Berufsgenossenschaft gehören.

Allgemeines zum Thema Berufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaften sind Träger der sozialen Unfallversicherung. Die gesetzliche Unfallversicherung besteht bereits seit 1884.

Jedes Unternehmen ist in seinem Gewerbezweig durch das Gesetz Mitglied in der Berufsgenossenschaft. Unternehmensöffnungen oder -übernahmen sind der zuständigen Berufsgenossenschaft unverzüglich zu melden. Jedoch bekommen die Berufsgenossenschaften auch eine Durchschrift der Gewerbeanmeldung vom Gewerbeamt zugeschickt.

Wer ist versichert in der Berufsgenossenschaft?

Als Arbeitnehmer oder Auszubildender ist man, unabhängig davon, wie hoch das Arbeitsentgelt ist, Kraft Gesetz unfallversichert. Zudem sind Fahrgemeinschaften auf dem Weg von und zur Arbeit grundsätzlich versichert - auch dann, wenn dadurch Umwege von und zur Arbeitsstätte notwendig werden.  

Zum Versichertenkreis gehören auch: 

  • Landwirte
  • Kinder, die Kindergärten und Kindertagesstätten besuchen
  • Schüler
  • Studenten
  • Zivil- und Katastrophenschutzhelfer 

Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler können sich und ihre mitarbeitenden Ehepartner freiwillig versichern, sofern sie nicht schon Kraft des Gesetzes oder aufgrund von Satzungsbestimmungen pflichtversichert sind. Für Beamte gelten besondere Vorschriften zur Unfallfürsorge.

Leistungen und Voraussetzungen der Berufsgenossenschaft

Vor den Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten, die bei der Verrichtung Ihrer beruflichen Tätigkeit eintreten können, schützt die gesetzliche Unfallversicherung. Versicherungsschutz genießt man grundsätzlich, solange die versicherte Tätigkeit ausgeübt wird. Dazu gehört auch der Hin- und Rückweg zur und von der Arbeitsstelle. 

Zu den Leistungen der Berufsgenossenschaften gehören: 

  • Heilbehandlung
  • Verletztengeld
  • Berufsfördernde Leistungen zur Rehabilitation
  • Leistungen zur sozialen Rehabilitation und ergänzende Leistungen
  • Verletztenrente
  • Pflegegeld
  • Sterbegeld
  • Hinterbliebenenrente
  • Waisenrente
  • Rentenabfindung  

Finanzielle Grundlagen

Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung im gewerblichen und landwirtschaftlichen Bereich, finanzieren sich die Berufsgenossenschaften aus den Beiträgen der Unternehmer. Die Höhe der Beiträge richtet sich nach der Höhe der jährlichen Arbeitsentgeltzahlungen und dem Grad der Unfallgefahr. Arbeitnehmer, Schüler, Student etc. zahlen keine Beiträge.

BUNDESAGENTUR FÜR ARBEIT

Gründen Sie ein Unternehmen, in dem Mitarbeiter beschäftigt werden, gehört zu Ihren Amtswegen auch ein Besuch der Bundesagentur für Arbeit. In der umgangssprachlich immer noch als Arbeitsamt bezeichneten Behörde müssen Sie sich zum Beispiel um die Betriebsnummer kümmern.

Betriebsnummern-Service der Bundesagentur

Der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit teilt Ihnen eine Betriebsnummer mit, wenn Sie Arbeitnehmer/innen beschäftigen und Ihren Betrieb dort anmelden. Die kostenlose Betriebsnummer muss in die Versicherungsnachweise der Arbeitnehmer/innen eintragen werden.

Auch wenn ein schon bestehender Betrieb übernommen wird, muss eine eine neue Betriebsnummer beantragt werden, da diese an den Inhaber eines jeden Betriebes gebunden ist. Gleichzeitig erhält man auch ein "Schlüsselverzeichnis" über die Art der versicherungspflichtigen Tätigkeiten, die für die Anmeldung zur Berufsgenossenschaft benötigt werden.

Was ist eine Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer ist Grundlage für die Meldung zur Sozialversicherung, die der Arbeitgeber einmal im Jahr für seine Beschäftigten abgeben muss. Sie ist ein Identifikationsmerkmal für den Namen, die Anschrift und die vom Betriebsnummern-Service bestimmte Wirtschaftsklasse eines Betriebes. Sie besteht aus acht Ziffern.

Wann wird eine Betriebsnummer benötigt?

  • Wenn ein Betrieb mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigt, braucht er zur Anmeldung bei der Krankenkasse eine Betriebsnummer vom Arbeitsamt. Grundsätzlich benötigt also jeder Arbeitgeber, der Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig beschäftigt, eine Betriebsnummer.
  • Zudem müssen geringfügig Beschäftigte bei der Krankenkasse angemeldet werden. Daher benötigen auch Arbeitgeber mit ausschließlich geringfügig Beschäftigten eine Betriebsnummer.
  • Auch wenn ein schon bestehender Betrieb übernommen wird, muss eine neue Betriebsnummer beantragt werden, da diese an den Inhaber eines jeden Betriebes gebunden ist. Außerdem ist der Arbeitgeber verpflichtet, es dem Betriebsnummern-Service mitzuteilen, wenn sich die Anschrift, die Unternehmensform, der wirtschaftliche Schwerpunkt oder die Inhaber ändern.

Wozu wird die Betriebsnummer benötigt?

  • Wichtig: Ohne Betriebsnummer ist keine Anmeldung zur Sozialversicherung möglich.
  • Arbeitgeber (Betriebe, Vereine, Verwaltungen, etc.) benötigen für ihre Meldungen zur Sozialversicherung, die einmal pro Jahr abgegeben werden muss, eine Betriebsnummer. Mit dieser Nummer werden die Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abgerechnet.
  • Außerdem ist die Betriebsnummer erforderlich, um Beschäftigte bei den Krankenkassen an- und abzumelden.
  • Auch für betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen oder für Unfallanzeigen an die Berufsgenossenschaft ist die Betriebsnummer wichtig.
  • Die Betriebsnummer hat noch eine weitere Funktion: Sie dient als Schlüssel für die Beschäftigtenstatistik. Dadurch werden Aussagen zur Beschäftigungssituation in den einzelnen Wirtschaftszweigen, Regionen und weiteren Merkmalen möglich.

Wer vergibt die Betriebsnummer?

Die Zuteilung der Betriebsnummer sowie die Erfassung der in diesem Zusammenhang erforderlichen Betriebsdaten erfolgt durch den Betriebsnummern-Service, den sie unter www.arbeitsagentur.de herausfinden können.

Folgende Angaben sind wichtig für die Beantragung:

  • Firmenanschrift
  • Firmenname
  • Telefonnummer, Faxnummer oder E-Mail Adresse
  • Name des Ansprechpartners für den Betriebsnummern-Service
  • Genaue Bezeichnung der Branche, in der die Firma tätig wird.

SOZIALVERSICHERUNG

Wer in Deutschland lebt und arbeitet, kommt in den Genuss des Sozialstaates. Dieser bringt viele Vorteile mit sich, aber gerade als Unternehmer hat man auch gewisse Pflichten zu erfüllen. Dazu gehört die Beschäftigung mit dem Thema Sozialversicherung.

Allgemeines zum Thema Sozialversicherung

Was ist die Sozialversicherung? Das „Staatslexikon, Recht - Wirtschaft – Gesellschaft“ beschreibt es so:

"Die Sozialversicherung ist ein vom Staat geschaffenes, auf Versicherungspflicht beruhendes Vorsorgesystem, vor allem für Arbeiter und Angestellte (nicht Beamte). Es hat die Aufgabe, den Eintritt bestimmter Risiken zu verhüten und bei Eintritt solcher Risiken unplanmäßige Ausgaben und Verluste an Arbeitseinkommen unter Beachtung sozialer Ziele ganz oder teilweise auszugleichen."

Die Sozialversicherung dient also, wie der Name sagt, zur Sicherung des sozialen Standes und greift ein, wenn einer der oben erwähnten Versicherungsgründe eintritt.

Die Sozialversicherung wird in folgende Versicherungszweige eingeteilt: 

  • Arbeitslosenversicherung
  •  Rentenversicherung
  • Krankenversicherung
  • Unfallversicherung
  •  Pflegeversicherung 

Die Auszahlung der verschiedenen Versicherungen verteilt sich auf verschiedene Behörden und Institutionen, z.B. die Arbeitsagentur oder die Krankenkasse. Die Sozialversicherung in Deutschland ist traditionell auf Arbeitnehmer ausgerichtet. Trotzdem sind Selbstständige in manchen Fällen verpflichtet, in anderen Fällen berechtigt, ebenfalls den Schutz der Sozialversicherung zu beanspruchen und dafür zu bezahlen.

Grundsätzlich besteht für Selbstständige jedoch Sozialversicherungsfreiheit, so dass insbesondere eine private Kranken-, Renten- und Berufsunfähigkeitsversicherung abgeschlossen werden kann. 

Das Abführen der Sozialversicherungsbeiträge in der richtigen Höhe, als auch das Entrichten der Lohnsteuer, gehören zu den Pflichten eines Arbeitgebers. Die Sozialversicherungsbeiträge werden vom Bruttolohn des Arbeitnehmers berechnet.

Was ist eine Sozialversicherungsnummer?

Bei der Sozialversicherungsnummer handelt es sich um eine Buchstaben- und Ziffernfolge, die zur Identifikation von Personen im Sozialversicherungswesen dient. Der Arbeitnehmer erhält mit seinem Einstieg in die gesetzliche Rentenversicherung eine solche Sozialversicherungsnummer, die sein gesamtes Versicherungsleben über gültig bleibt. 

Wer benötigt eine Sozialversicherungsnummer?

 Mit dem Einstieg ins Berufsleben wird jeder Arbeitnehmer in das Netz des Sozialversicherungswesens integriert, so dass grundsätzlich jeder Arbeitnehmer eine Sozialversicherungsnummer benötigt. 

Früher bekam jeder Arbeitnehmer dann den Sozialversicherungsausweis zugeschickt. Auf ihm standen unter anderem die Versicherungsnummer, der vollständige Name und der Geburtsname. Seit Januar 2011 ist der Ausweis in früherer Form entfallen. Ein Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit den entsprechenden Angaben ersetzt ihn.

Beantragung der Sozialversicherungsnummer

Der Arbeitgeber ist für die An- und Abmeldung seiner Angestellten bei der Sozialversicherung verantwortlich. Die Anmeldung erfolgt bei der Krankenkasse, die sie an die anderen Träger (die Bundesagentur für Arbeit, die Pflegekassen und eben die Deutsche Rentenversicherung) weiterleitet.

Grundsätzlich ist entscheidend, ob es sich dem neuen Arbeitnehmer um einen Berufseinsteiger handelt oder nicht. Ist der Arbeitnehmer Berufseinsteiger, erhält er mit der Anmeldung bei der Sozialversicherung durch seinen Arbeitgeber erstmalig seine Sozialversicherungsnummer zugewiesen. Diese gilt dann ein Leben lang

Ist der Arbeitnehmer kein Berufseinsteiger, muss er seinem Arbeitgeber bei der Neueinstellung den Sozialversicherungsausweis mitsamt Nummer vorlegen, so dass dieser die Anmeldung bei der Sozialversicherung vornehmen kann. Die einmal zugewiesene Sozialversicherungsnummer bleibt also ein Leben lang dieselbe.

In einigen Branchen müssen die Beschäftigten ständig ein Dokument bei sich führen, mit dem sie sich gegenüber dem Zoll ausweisen können. Früher war das der Sozialversicherungsausweis. Heute reicht ein Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz. Dieses Dokument müssen sie auf Verlangen dem Zoll vorlegen. Als Arbeitgeber müssen Sie nachweisen können, dass Sie Ihre Mitarbeiter schriftlich darauf hingewiesen haben, dass sie ein solches Dokument bei der Arbeit bei sich tragen müssen. 

Das gilt für folgende Branchen:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Frostwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft

PARTNERSCHAFTSREGISTER

Zu den Behördengängen, die nur wenige junge Unternehmer betreffen, gehört der Kontakt mit dem Partnerschaftsregister. Denn die Gründung einer Partnerschaftsgesellschaft ist Freiberuflern vorbehalten. Dazu gehören unter anderem:  

  • Rechtsanwälte,
  • Wirtschaftsprüfer,
  • Steuerberater,
  • Ärzte,
  • Architekten 

Diese können sich zur Ausübung ihrer Berufe in einer  Partnerschaftsgesellschaft zusammenschließen. Angehörige einer Partnerschaftsgesellschaft können nur natürliche Personen sein. Im Gegensatz zur GmbH gilt bei der Partnerschaftsgesellschaft gegenüber den Klienten das Prinzip der persönlichen Verantwortung.

Partnerschaftsregister: Da muss man darüber wissen

Für die Partnerschaftsgesellschaft gilt ein Register, das sogenannte Partnerschaftsregister. Es wird von dem Amtsgericht geführt, das für den Sitz der Partnerschaft zuständig ist. Im Partnerschaftsregister werden die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse einer Partnerschaft festgehalten. Es dient daher der Sicherheit des geschäftlichen Verkehrs.

Dem Partnerschaftsregister sind zu entnehmen:  

  • Name, Sitz und Gegenstand der Partnerschaft
  • Die Berufsbezeichnungen aller zur Partnerschaft gehörenden Berufe
  • Die an der Partnerschaft beteiligten Partner nebst Vertretungsbefugnis
  • Die Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung des Insolvenzverfahrens
  • Die Auflösung der Partnerschaft
  • Das Erlöschen der Partnerschaft 

Die Eintragung einer Partnerschaft in das Partnerschaftsregister erfolgt aufgrund einer Anmeldung durch sämtliche Partner zum Register, welche in notariell beglaubigter Form vorzulegen ist, §5 Abs. 2 PartGG und §12 Abs. 1 HGB. Alle Eintragungen im Partnerschaftsregister sind im Bundesanzeiger und in mindestens einem weiteren Blatt bekanntzumachen, §5 Abs. 2 PartGG und §10 Abs. 1 HGB. Die Anmeldung muss enthalten:  

  • Namen, Sitz und Gegenstand der Partnerschaft
  • Namen und Vornamen sowie den in der Partnerschaft ausgeübten Beruf aller Partner
  • Den Wohnort jedes Partners
  • Die Partner brauchen den Partnerschaftsvertrag jedoch nicht vorzulegen und ihre Berufsrechte nicht nachweisen 

Die Kosten der Eintragung ins Register bemessen sich nach dem Einheitswert des Betriebsvermögens.

DEUTSCHES PATENT- UND MARKENAMT

Dieser Amtsweg betrifft nur wenige, die ein Unternehmen gründen. Trotzdem sollte man sich mit diesem Thema sicherheitshalber mal beschäftigt haben, gerade wenn man in den Bereichen Technologie und Innovation tätig ist.

Allgemeines zum Deutschen Patentamt

Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA), eine dem Bundesministerium der Justiz nachgeordnete Bundesoberbehörde, ist die Zentralbehörde auf dem Gebiet des gewerblichen Rechtsschutzes in Deutschland. Das Amt hat den gesetzlichen Auftrag, gewerbliche Schutzrechte zu erteilen und zu verwalten sowie die Öffentlichkeit über bestehende gewerbliche Schutzrechte mit Wirkung für Deutschland zu informieren.

Wirtschaftlich erfolgreiche Erfindungen und andere Innovationen, die sich auf dem Markt durchsetzen, werden häufig Nachahmer finden. Ein effektives Vorgehen gegen Plagiate und Imitationen ist vor allem mit Hilfe gewerblicher Schutzrechte möglich.

Patente und Gebrauchsmuster zum Schutz der technischen Komponenten, die Marke zum Schutz des "guten Namens" und das Geschmacksmuster zum Schutz des Designs gewähren dem jeweiligen Inhaber Unterlassungs-und gegebenenfalls Schadensersatzansprüche.

Weitere Informationen zum Deutschen Patentamt

Die wichtigsten Schutzrechte

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