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Tools erleichtern das Arbeiten

Tools zur Organisation (Bild: Pixabay)
Tools zur Organisation (Bild: Pixabay)

Ein Tag besitzt zwar 24 Stunden, aber manchmal hat man so viele Aufgaben zu erledigen, dass selbst 35 Stunden nicht ausreichen würden. In solchen Fällen ist es wichtig, dass man über ein gutes Zeitmanagement verfügt, damit auch in einer länger anhaltenden, vielbeschäftigten Phase die Work-Life-Balance nicht komplett aus dem Gleichgewicht gerät. Außerdem ist es ratsam, mit Tools – online wie auch offline – seinen vielen Tätigkeiten und Abläufe zu optimieren.

Was kann man alles optimieren?

Im Privatleben wie auch im Büro gibt es tausende Zeitfresser, mit denen wir uns jeden Tag herumschlagen. Manche dieser Zeitdiebe sind offensichtlich, andere wiederum nicht. Oft sind es simple, kurze Tätigkeiten, die aber auf einen Tag oder einen Monat hochgerechnet viel Zeit verbrauchen - Kleinvieh macht eben auch Mist.

Eine der Grundregeln des Zeitmanagements besagt, man soll Task-Listen oder gar eine konkretere Tagesplanung anlegen. Zudem ist es ratsam, lieber eine Aufgabe fokussiert zu Ende zu bringen als zehn Dinge parallel zu beginnen. Denn Multitasking beherrschen Computer, wir Menschen aber nur bedingt. Und dann ist da noch die Sache mit dem Timeboxing, also der Einteilung der Zeit in kurze Einheiten von 15, 20 oder 30 Minuten. Die bekannteste dieser Methoden nennt sich Pomodoro.

Zudem kann es helfen, sich an alte Weisheiten zu klammern. „Ordnung ist das halbe Leben“, heißt es. Zurecht. Ebenso sollte man sich Gedanken über seine Leerlaufzeiten machen und versuchen, tote Zeit effizienter zu nutzen.

All das und noch mehr mündet in einem besseren Zeitmanagement. Um das einfacher, bequemer und effizienter durchführen zu können, gibt es glücklicherweise einige Ratschläge und Tools. In dieser Rubrik stellen wir diese vor.

Tools zur besseren Organisation: Vorbereitung

Bevor man Tool A, B und C tagtäglich einsetzt, müssen diese vorher getestet werden. Denn jeder hat andere Ansprüche, zudem sind Erfahrungen und der Wissenshorizont unterschiedlich. Nicht jedes Organisationswerkzeug eignet sich für jedermann. Deswegen gibt es eine fast unüberschaubar große Auswahl.

Bevor man am Ende eine Zeitverschwendung durch das Ausprobieren von Tools erlebt, sollte man sich deswegen vorher verschiedene Fragen stellen. Zum Beispiel: Was soll das neue „Werkzeug“ bringen? Ist es wirklich hilfreich im Bezug auf die Erleichterung des Geschäftslebens? Was kostet es, kann man es eventuell auch kostenlos nutzen? Hat man diese Fragen geklärt, sollte die Suche nach den besten Tools leichter vonstatten gehen.

Taskmanager: Programme für To-Do-Listen

Was steht heute an, was muss alles dringend erledigt werden? Diese Fragen sollten am besten jeden Morgen klar beantwortet werden, damit man den Tag strukturiert beginnen kann. Deswegen ist es ratsam, sich eine Aufgabenliste anzulegen.

Bevor man sich auf ein Taskmanagement-Tool stürzt, ist es ratsam, sich vorher Gedanken zu machen. Mit unserem Ratgeber „8 Tipps, wie eine To-Do-Liste wirklich funktioniert“ zeigen wir, wie man die für sich beste Form einer Task-Liste findet. Daraus kann man gut ableiten, welche Art von Tool einem weiterhilft.

Taskmanagement-Programme

Die Auswahl an Programmen und Apps zur Organisation von To-Do-Listen ist gewaltig. Das fängt bei bekannten Office-Programmen wie Word und Excel an, geht über Kalenderprogramme wie Outlook oder Google Calendar weiter, und endet bei speziellen Task-Management-Tools.So kann man mit Zippy die zu erledigenden Dinge in verschiedene Kategorien einordnen, zum Beispiel in privat und geschäftlich. Zudem analysiert es verschiedene Daten und stellt diese grafisch dar – auch Zeiten, in denen man sich der Prokrastination hingegeben hat.

Fokussieren anstatt Multitasking

Es gibt Tätigkeiten, die müssen immer wieder ausgeführt werden: die monatliche Gehaltsüberweisung an die Mitarbeiter, die regelmäßige Umsatzsteuererklärung oder einfach das Gießen der Büropflanzen. Wer viel um die Ohren hat, vergisst solche sich wiederholenden Tasks gerne mal. Dagegen hilft beispielsweise die App Radar.

In eine ähnliche Kerbe schlägt OneTask, bei dem man aber im Speziellen dazu angehalten wird, sich nur einer Sache zu widmen. Obwohl es manchmal tausende Dinge gleichzeitig zu tun gibt, so ist mittlerweile erwiesen: Multitasking existiert nicht.

Wer sich trotzdem ablenken lässt, weil er zum Beispiel im Internet herumsurft, der kann sich mit den passenden Browser-Erweiterungen stets an seine Task-Liste erinnern lassen. Oder man setzt sich mit dem Programm Remind einen digitalen Reminder. Ebenfalls bewährt: Notizzettel. Die gibt es auch in digitaler Form, zum Beispiel bei Listhings, der Online-Version der Post-Its.

Team-Aufgaben visualisieren und organisieren

Wer es größer und umfangreicher haben möchte, weil er zum Beispiel Teams die Aufgaben von Teams organisieren muss, der sollte einen Blick auf Evernote und Trello werfen. Damit können auch von unterwegs aus Aufgabenlisten verfasst und koordiniert werden.

Hat man dabei die Idee für einen Projektplan, so lässt der sich der mit MySimplePlan auf dem iPad erstellen und mit Gliffy lassen sich attraktive Diagramme via Browser anlegen, die auch als Mindmaps dienen können.

Bessere Kommunikation im Team

Im Team zu arbeiten ist gar nicht so einfach. Gerade heutzutage, da die Teams oft über mehrere Räume, Standorte oder gar Kontinente verteilt sitzen. Deswegen werden Management-Tools zur besseren Organisation und zum einfacheren Austausch benötigt.

Mit Teamreporter weiß man, woran die Teamkollegen gerade arbeiten, die Webseite teamspir.it dient als Logbuch für die täglichen Erfahrungen und für den schnellen Abgleich von Informationen eignen sich Yammer und Slack. Facebook at Work schlägt eine ähnliche Richtung ein.

Wer sich mit anderen austauscht, sollte stets die Kommunikationsregel KISS (Keep It Short & Simple) bedenken. Unnötige Informationen oder „Schnickschnack“ lenken nur ab. Das gilt nicht nur für Powerpoint-Präsentationen, sondern ebenso für Texte. Hierbei unterstützt der iA Writer. Und getreu dem Motto „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte“ können Screenshots, die man selbst erstellt, behilflich sein.

Unterwegs effizient arbeiten

Flugreisen oder Fahrten mit der Bahn lassen sich bestens nutzen, um weiter zu arbeiten. Und das, obwohl man hier aufgrund von Funklöchern oft ohne Internet auskommen muss. Offline zu sein kann aber dazu führen, dass man einen Produktivitätsschub bekommt.

Es lassen sich weiterhin Dinge ohne Internet erledigen – am besten, wenn man sich vorher auf die „Ach du Schreck, ich bin offline“-Situation vorbereitet. Zum Beispiel, indem man sich gezielt ein mobiles Büro zulegt, indem man sich die passende Ausrüstung kauft, um unterwegs produktiv arbeiten zu können

Smartphone, Tablet, Notebook oder Ersatzakku: Als moderner und flexibler Unternehmer sollte man stets an die passende Hardware und Software denken. Mehr zum Thema finden Sie nicht nur hier im Bereich "Organisieren", sondern auch in unserer Technik-Rubrik.

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Bild: Xavier Vergés bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Die meisten von uns arbeiten stets online. Was, wenn wir doch mal offline sind und arbeiten müssen? Ein Workflow, wie man auch die Zeit ohne Computer sinnvoll nutzt. Überall gibt es WLAN oder zumindest UMTS und wir sind es gewöhnt, «always on» zu sein. Überall? Nein, es gibt tatsächlich immer noch Situationen, in den wir ohne das gewohnte Internet zurechtkommen müssen oder oder freiwillig darauf verzichten, z.B. weil wir die teueren Zusatztarife nicht bezahlen wollen. Dazu gehören z.B. Flugreisen, Bahnreisen auf d...

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