Workplace by Facebook: FAQ - Die wichtigsten Fragen und Antworten

Wer mit seinen Kollegen oder externen Dienstleistern kommunizieren möchte, hat dazu unzählige Möglichkeiten. Entweder nimmt man das Telefon in die Hand, trifft sich zu einem Meeting oder schreibt unzählige E-Mails. Je nach Situation kann das ziemlich zeitaufwändig sein. Einfacher geht es mit Collaboration-Tools.

Seit ein paar Jahren steht Slack hoch im Kurs, Microsoft startete im Herbst 2016 einen Konkurrenten namens Microsoft Teams. Und auch Facebook hat mittlerweile ein spezielles Programm für die Business-Kommunikation in petto: Workplace by Facebook.

Was es damit auf sich hat, wie es funktioniert, was es kostet und was man ansonsten noch darüber wissen muss, erklären wir in diesem FAQ.

Was ist Workplace by Facebook?

Workplace ist keine Erweiterung zu Facebook. Es handelt sich hierbei um ein komplett eigenständiges Online-Programm. Die Benutzeroberfläche wie auch die Bedienung erinnern allerdings sehr stark an Facebook.

Workplace by Facebook soll wie Slack oder MS Teams die Kommunikation in einem Team oder in einer Firma verbessern. Meetings oder Mails können dadurch deutlich reduziert werden, da man sich online über neue Projekte, Aufgaben oder andere wichtige Dinge austauscht.

Status-Updates und andere Informationen werden – wie man es von Facebook her kennt – in eigenen Gruppen gepostet und kommentiert. Zudem kommuniziert man über Chats oder Videokonferenzen.

Somit funktioniert Workplace ähnlich wie andere Collaboration-Tools: Es läuft theoretisch alles in Echtzeit ab, man kann aber die Mitteilungen auch erst lesen, wenn man Zeit dafür findet. So ist es möglich, ganz flexibel mit einer Vielzahl an Personen in Kontakt zu bleiben, ohne dass diese zeitgleich zu einem Meeting oder in einer Telko erscheinen müssen.

Wie lautet die URL von Workplace by Facebook?

Die Infoseite von Workplace erreicht man unter dieser Web-Adresse: https://workplace.fb.com.

Hat Ihre Firma Workplace im Einsatz, erhalten Sie dafür eine eigene URL. Diese lautet dann zum Beispiel . Ein Log-In ist auf dieser Domain aber nur für die Mitarbeiter Ihrer Firma möglich, Externe sehen hier keine Informationen.

Benötigt man einen Facebook-Account, um Workplace nutzen zu können?

Nein. Da Workplace eine eigene Plattform darstellt, kann man sich hier nicht mit seinem privaten Facebook-Account einloggen. Ein solcher wird auch nicht benötigt. Stattdessen erhält jeder Nutzer einen spezielle Workplace-Account, der mit der eigenen Firma verknüpft ist.

Wer Workplace nutzt muss also kein Fan von Facebook sein – und umgekehrt.

Gibt es einen Datenaustauscht zwischen Facebook und Workplace?

Nein. Wenn man etwas auf Facebook postet, erscheint das nicht im firmeneigenen Workplace. Und schreibt man etwas in Workplace, wird es ebenso nicht auf Facebook gepostet. Beide "Welten" sind voneinander getrennt. Somit gibt es keine Vermischung aus Privatleben und Business.

Selbst die Chats, die über den Messenger ablaufen, werden ausgelagert. Das heißt, man muss sich eine eigene Workplace-Messenger-App herunterladen. Diese macht unter anderem auch Videoanrufe möglich.

Facebook at Work: Wie funktioniert Workplace?

Im Grunde bedient sich Workplace wie Facebook. Mit dem großen Unterschied, dass man bei der Business-Variante nicht im öffentlichen Raum über Internas und andere geschäftlichen Dinge spricht, sondern in einem abgeschlossenen Bereich.

Folgendes Video erklärt in drei Minuten, wie Facebook Workplace funktioniert:

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Facebook besitzt den Ruf als Datenkrake, deswegen dürfte es Workplace wohl recht schwer haben, um sich am Markt zu etablieren. Um aber Vertrauen aufzubauen, unterstreicht die Company von Mark Zuckerberg die Datenschutz-Maßnahmen von Workplace. Demnach basiert das „Business Facebook“ auf modernen Sicherheitsstandards, die Server stehen unter anderem in der EU.

Zudem sollen die Unternehmen, die Workplace einsetzen, die Hoheit über ihre Daten besitzen. Werbeeinblendungen oder andere Arten von Datenweitergabe gibt es nicht. Mehr zum Thema erfährt man auf der Security & Privacy-Seite von Workplace.

Warum startete Facebook diesen Business-Ableger?

Der Markt mit Collaboration Tools wächst seit eigen Jahren. Das Interesse von Unternehmen – von kleinen Start-ups bis hin zu Weltkonzernen – ist groß. Ein Grund, warum das Unternehmen hinter Slack innerhalb weniger Jahre eine Bewertung von mehreren Milliarden US-Dollar erreichen konnte.

Nun möchten auch die großen Unternehmen wie Microsoft oder eben Facebook ein Stückchen vom wachsenden Kuchen abhaben.

Wann erscheint Workplace?

Workplace ist bereits verfügbar. Es soll bereits bei über 1.000 Unternehmen zum Einsatz kommen. Wer es auch in seiner Firma nutzen möchte, muss unter workplace.fb.com eine Anfrage stellen, um mehr Informationen zu erhalten.

Was kostet Facebook Workplace?

Das ist unterschiedlich, es gibt keinen Fixpreis. Das Pricing der ehemals Facebook at Work genannte Plattform orientiert sich an der Anzahl an Mitarbeitern, die Workplace nutzen. Bei bis zu 1.000 acktiven Usern zahlt man netto 3$ pro Nutzer pro Monat (Stand: Dezember 2016). Das heißt, bei einem mittelständischen Unternehmen mit 200 Mitarbeitern wären das umgerechnet zirka 188 Euro pro Monat beziehungsweise 2.256 Euro pro Jahr – zuzüglich entsprechender Steuern.

Bei mehr Nutzern verringern sich die monatlichen Kosten pro Monat und Mitarbeiter. So zahlt man bei 1.001 bis 10.000 Active User netto nur noch 2$ pro Monat und Nutzer, bei mehr sind es nur noch 1$ pro Monat und Nutzer.

Für die genannten Preise erhält man unbegrenzt viel Speicherplatz für Bilder, Videos, Dokumente oder anderen Arten von Dateien. Zudem sind unter anderen noch Videokonferenzen und ein direkter IT-Support enthalten.

Gibt es eine kostenlose Version?

Jein. Facebook bietet eine dreimonatige Trial-Phase an. In diesem Zeitraum kann man Workplace kostenlos testen und vollumfänglich nutzen. Danach muss man entweder bezahlen oder die Nutzung beenden.

Auf welchen Plattformen läuft Workplace von Facebook?

(Bild: Facebook)

Das Online-Tool zur besseren Zusammenarbeit läuft in allen gängigen Browsern, somit auf Windows wie auch auf macOS bzw. OS X. Zudem gibt es Apps für Android und iOS. Dementsprechend lässt sich Workplace by Facebook auf Smartphones, Tablets, Notebooks und Desktop-PCs gleichermaßen nutzen.

Welche Alternativen gibt es zu Workplace

HipChat, Mattermost, Friends, Flip, Slack, Yammer, Microsoft Teams … die Liste ist lang. Mittlerweile gibt es zahlreiche Collaboration-Tools, manche davon sind schon seit einigen Jahren erhältlich. Bei dieser großen Auswahl das Programm zu finden, das für die eigenen Ansprüche am besten geeignet ist, fällt ziemlich schwer. Daraus resultierend hat Workplace by Facebook einen großen Vorteil: die Macht der Marke.

USP: Was macht Workplace besonders?

Mark Zuckerberg und sein Team erfanden mit Workplace das Rad nicht neu. Mussten sie auch nicht. Die Bedienung von Facebook ist bekannt und viele Funktionen machen im privaten wie auch im geschäftlichen Umfeld Sinn und erleichtern den Austausch zwischen Menschen.

Somit ist das beste Alleinstellungsmerkmal von Workplace von Facebook seine bekannte Benutzeroberfläche. "Never change a running system", hieß wohl die Devise.

Nachteile: Was ist nicht so gut an dem "Facebook for Work"?

Der offensichtlichste USP stellt zugleich auch die größte Schwäche von Workplace dar: Facebook hat den Ruf eines Produktivitätskillers, zudem werden die Nutzer ausspioniert und die Daten für Werbeeinblendungen und andere Zwecke genutzt. Bei Workplace soll es all das zwar wohl nicht geben, trotzdem bleibt ein „Gschmäckle“ hängen.

Zudem ist das einstige Facebook at Work recht umfangreich. Das mag einerseits ein Vorteil sein, anderseits kann es sich auch als Nachteil entpuppen. Konkurrenzprodukte wie Slack fallen deutlich schnörkelloser aus, weswegen sie einfacher zu bedienen sind.