Was ist eine Rechnung und wer hat Anspruch darauf?

Als Rechnung wird jedes Dokument und eine Mehrzahl von Dokumenten beschrieben, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung (z.B. Dienstleistung) abgerechnet wird. Aus steuerlichen Gesichtspunkten muss eine Rechnung nicht unbedingt mit "Rechnung" bezeichnet werden. Eine Rechnung kann beispielsweise auch mit Quittung, Abrechnung oder anders beschriftet werden.

Nicht in jedem Fall hat Ihr Kunde Anspruch auf eine Rechnung. Führt ein Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, so muss er eine Rechnung an Unternehmer und Privatpersonen erstellen.

Im Onlinehandel gehen wir auf steuerlicher Ebene aber grundsätzlich von Warenlieferungen aus. Hier ist der Unternehmer berechtigt, eine Rechnung an eine Privatperson auszustellen (also KEIN MUSS).

Anders ist die Regelung, wenn ein Unternehmer der Rechnungsempfänger ist. In diesem Fall muss eine Rechnung erstellt werden. Für die Rechnungserstellung haben Sie bis zu sechs Monate nach Ausführung der Leistung Zeit.

Gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsbestandteile

Die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers und des Kunden,
• die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Unternehmer einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.

Kleinunternehmer und Rechnungstellung

Für Kleinunternehmer sind besonders bei der Rechnungstellung einige Besonderheiten zu beachten.

Ein Kleinunternehmer braucht gegenüber dem Finanzamt keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben, da er an das Finanzamt keine Umsatzsteuer abführen muss und sich im Gegenzug auch keine Vorsteuer erstatten lassen kann.

Im Unterschied zu normalen Unternehmern gilt deshalb für den Kleinunternehmer, dass er den anzuwendenden Steuersatz und die entsprechenden Steuerbeträge auf seinen Rechnungen nicht ausweisen darf. Tut er es dennoch, so schuldet er den ausgewiesenen Steuerbetrag. Hingegen ist die Kleinunternehmerregelung keine Steuerbefreiung, so dass ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung nicht notwendig ist. Üblich ist jedoch ein Zusatztext, beispielsweise in der Form: "Aufgrund § 19 UStG wird die Umsatzsteuer nicht erhoben". So kann Rückfragen von Kunden vorgebeugt werden.

Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen

Rechnungen müssen grundsätzlich auf Papier an den Empfänger übermittelt werden Nur wenn dieser ausdrücklich zustimmt, können Sie ihm auch eine Rechnung auf elektronischem Weg übermitteln. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. D. h. Thermorechnungen sind auf Normalpapier zu kopieren und aufzubewahren. Gleiches gilt für Rechnungen, die per Fax auf Thermopapier empfangen wurden.
 
Sie sind verpflichtet Ihre Ausgangs- und Ihre Eingangsrechnungen für zehn Jahre aufzubewahren. Die zehn Jahre beginnen mit Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem die Rechnung erstellt wurde. 

Erstellen Sie elektronische Rechnungen für Ihre Leistungen, sind Sie verpflichtet, diese Rechnung in elektronischer Form aufzubewahren.

Ebenso wie Ihre elektronischen Ausgangsrechnungen müssen Sie Ihre Eingangsrechnungen in der originalen elektronischen Form aufbewahren, damit Sie Ihre Vorsteuerabzugsberechtigung nicht verlieren.

Elektronische Rechnungen

Papierrechnungen verursachen zum Teil sehr hohe Kosten (Druck, Kuvertierung, Versand). Daher setzt sich mehr und mehr die elektronische Rechnung, beispielsweise in Form von pdf-Dokumenten durch. Doch bei der Anwendung im täglichen Gebrauch treten häufig noch zahlreiche Schwierigkeiten auf.

Grundsätzlich muss der Rechnungsempfänger einer elektronischen Rechnung explizit zustimmen. Die Form der Zustimmung ist jedoch nicht vorgeschrieben. Dies bedeutet, dass lediglich ein schlüssiges Einvernehmen zwischen dem Rechnungsersteller und dem Rechnungsempfänger vorliegen muss. Dies kann sich beispielsweise aus Rahmenvereinbarungen oder aus stillschweigender Billigung ergeben.Tipp für Rechnungsersteller: Lassen Sie sich die Zustimmung immer schriftlich geben, um späteren Missverständnissen vorzubeugen.

Gemäß der aktuellen Rechtslage ist es vorgeschrieben, alle auf elektronischem Weg versendeten Rechnungen (z. B. per E-Mail), die vom Empfänger zum Abzug der Vorsteuer bei einem Finanzamt eingereicht werden, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach deutschem Signaturgesetz zu unterzeichnen. Dies gilt für alle Rechnungen, die auf elektronischem Weg, also beispielsweise per E-Mail, verschickt werden. Der Empfänger ist verpflichtet die Signatur mit geeigneten Mitteln zu prüfen und die Rechnung gemeinsam mit dem Prüfprotokoll zu archivieren. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dabei eine Art von Siegel zu digitalen Daten. Sie wird unter Einsatz mathematischer Verfahren mit Hilfe eines privaten kryptographischen Schlüssels erzeugt. Mit Hilfe des dazugehörigen öffentlichen Schlüssels kann die Signatur jederzeit überprüft und damit der Signaturschlüssel-Inhaber und die Unverfälschtheit der Daten festgestellt werden.

Für das Signieren einer elektronischen Rechnung gibt es zwei Möglichkeiten:
Die einfachste Methode ist die Signatur eines pdf-Dokumentes. Hierbei wird die Signatur direkt in die pdf-Datei integriert. Dies ist für den Ersteller und den Empfänger der Rechnung sehr kostengünstig, da die benötigte Software sehr verbreitet ist und kostenlos zur Verfügung steht. In der zweiten Variante wird dem Empfänger eine Rechnungsdatei mit einer zusätzlichen Signaturdatei zur Verfügung gestellt.