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06.05.16

Buchführung

Buchführung und Umsatzsteuer: Aber sicher!

Eine wahre Geschichte, wie sie mir kürzlich von einem Kollegen erzählt wurde, der für einen potentiellen Investor ein Start-Up-Unternehmen in Berlin geprüft hat: Der Geschäftsführer dieses noch jungen Start-Ups hatte eine sehr rudimentäre Buchführung über ein paar selbst-gemachte Excel-Tabellen aufgesetzt und „übersehen“, dass er über Monate hinweg die Um-satzsteuerschuld nicht an das Finanzamt abgeführt hatte.

Von Florian Egermann
Quelle: Fotolia.com © Zerbor

Es zeigt ein Thema auf, dass viele Unternehmer und Gründer anfangs gerne auf die leichte Schulter nehmen. Nicht weil es besonders komplex erscheint, sondern weil sie Buchführung für zeitaufwendig halten und es Nerven kostet. Vor allem dann, wenn man sich in diesem Thema nicht sattelfest fühlt und es als unnötige Belastung im Arbeitsalltag empfindet.

Insbesondere das Thema Rechtssicherheit darf in der Buchführung nicht zu kurz kommen. Eine gut aufgestellte, übersichtliche und transparente Buchführung gibt nicht nur die Rechtssicherheit, die auch nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz „GoBD“) gefordert ist, sondern dient vor allem als wichtiges Kontrollinstrument, das jederzeit ein ungeschminktes Bild über den Unternehmenserfolg geben kann.

Wie schnell man sich heute der Umsatzsteuerverkürzung oder -hinterziehung strafbar machen kann, ist vielen Gründern und Unternehmern nicht bewusst. Auch die Unkenntnis der gesetzlichen Regelungen enthebt die Geschäftsführung nicht von ihrer Verantwortung für diesen wichtigen Unternehmensbereich. Eine regelkonforme Buchführung ist mit Blick auf die korrekte Voranmeldung und Abführung der Umsatzsteuer für Unternehmer zwingend notwendig.

Allein diese Tatsache macht die Rechtssicherheit in der Buchführung zum Dreh- und Angelpunkt, diese nicht außer Acht zu lassen, denn in letzter Instanz bleibt gerade die Haftung vor dem Gesetzgeber immer bei der Geschäftsführung. In den letzten Jahren gab es durch das Finanzministerium zu diesem Thema zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen, die von den Finanzämtern auf lokaler Ebene nachgehalten werden und Unternehmen durch die Bank betreffen. Letztlich sind es alle Unternehmen, die gefordert werden, es betrifft also nicht nur Kapitalgesellschaften, die zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet sind.

In erster Linie ergibt sich aus den Änderungen der letzten Jahre die Notwendigkeit für Unternehmen, sich an vorgegebene Fristen zu halten, die sich am Termin für die Umsatzsteuer-Voranmeldung orientieren. Konkret müssen beispielsweise die Ordnung und die rechtzeitige Erfassung aller Belege im Unternehmen korrekt erfolgen. In der Konsequenz heißt das auch, dass die Verantwortung für den Erhalt von Rechnungen nicht an einen Lieferanten abgegeben werden kann.

Und aufgepasst: Die Rechnung für Waren oder Dienstleistungen wird bei Lieferung fällig. Es ist also nicht mehr möglich, eine Ware zu bestellen und die Rechnung in die Zukunft zu datieren. Auch wenn das Zahlungsziel für den Lieferanten in der Zukunft liegen mag – die Umsatzsteuer muss auf jeden Fall für den Monat der Rechnungsstellung geleistet werden.

Ein weiterer, wichtiger Aspekt betrifft die Aufzeichnungen der Buchungen. Papierbelege finden nach wie vor unter bestimmten Umständen Anerkennung, gleichzeitig ist es jedoch wichtig, dass auch zusätzlich zu leicht veränderbaren Dokumenten, gerade wie in dem jeden zur Verfügung stehenden Office-Programmen Word oder Excel, weiterführende Maßnahmen zu der Festschreibung der Verfahrensdokumentation getroffen werden. Dies kann durch einfache, kommerziell erhältliche Software-Lösungen sichergestellt werden.

Das klingt zu kompliziert? Schon die bisherigen genannten Inhalte zur Finanzbuchführung und Umsatzsteuer machen eines deutlich: Die Fachkenntnis der umsatzsteuerlichen Problematiken werden für Unternehmen immer relevanter. Wer durch Unkenntnis der gesetzlichen Regelungen eine falsche Umsatzsteuervoranmeldung abgibt, begeht eine Umsatzsteuerverkürzung oder gar -hinterziehung.

Für Unternehmen gibt es grundsätzlich zwei Wege, um hier eine stabile und rechtssichere Grundlage zu schaffen. Ab einer gewissen Betriebsgröße lohnt es sich, eine eigene Buchführung im Unternehmen aufzubauen. Allerdings ist hier jedoch zu beachten – und das betrifft dann eher kleinere Unternehmen – dass der oder die Mitarbeiter/in sich im Hinblick auf die umsatzsteuerlichen Fragen kontinuierlich fortbildet und informiert, um neue gesetzliche Regelungen zeitgerecht im Unternehmen zu implementieren. Für die Geschäftsführung ist es in diesem Szenario extrem wichtig, intelligente Kontrollmechanismen zu schaffen, die jederzeit einen Einblick in die aktuellen Bücher gewähren. Auf der organisatorischen Ebene müssen Abhängigkeiten so minimiert werden, dass auch in dem Fall einer Abwesenheit eine echte Vertretungsregelung greift, damit das Unternehmen allen Pflichten nachkommen kann. Vor allem bei kleinen Abteilungen oder sogar einzelnen Mitarbeitern, die mit der Buchführung betraut sind, ist dies ein nicht zu vernachlässigendes Risikopotential.

Eine weitere Möglichkeit ist die Auslagerung der gesamten Finanzbuchführung aus dem Unternehmen an einen externen Dienstleister, also einen Steuerberater. Die Vorteile liegen auf der Hand: Abhängigkeiten von einzelnen Personen im Unternehmen werden minimiert, Expertenwissen in allen Belangen der Finanzbuchführung und der umsatzsteuerlichen Pflichten sowie durchgehende Erreichbarkeit sollten hier von einem externen Partner unbedingt gewährleistet sein. Heute sind die Zeiten vorbei, in denen Papierbelege zur Prüfung zum Steuerberater gesandt werden müssen, es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die diesen Schritt überflüssig machen, gleichzeitig zusätzliche Sicherheitsfeatures und Schnittstellen zu anderen Programmen bieten und auch Zeit bei der späteren Suche nach den Dokumenten sparen. Zudem kann die Geschäftsführung so zu jedem Zeitpunkt einen Einblick in die aktuelle Finanzbuchhaltung haben. Somit kann das jederzeit verfügbare Wissen zur besseren Kostenkontrolle, Personalplanung oder auch Optimierung eines Warenflusses eingesetzt werden. Gleichzeitig können Warnmechanismen implementiert werden, die nicht nur zusätzliche Sicherheit in Bezug auf die steuerlichen Pflichten des Unternehmens gewährleisten, sondern die auch in der Unternehmensführung zum Tragen kommen können.

Es gibt einen weiteren nicht zu unterschätzenden Vorteil, den die Auslagerung der Buchführung mit sich bringt: Zeit. Wer sich selbst nicht um die Details der Buchführung kümmern muss, gewinnt Zeit. Zeit, die im Unternehmen genutzt werden kann, um sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und das eigentliche Business weiter voranzutreiben.

Gerade junge, wachsende Unternehmen können von einer externen Beratungsleistung profitieren, indem Prozesse gemeinsam mit dem Steuerberater überprüft, glattgezogen und den Bedürfnissen im Unternehmen individuell angepasst werden. Hier lohnt sich eine Investition von Anfang an. Fallstricke werden aus dem Weg geräumt. Und auch bei der Ansprache von Investoren lohnt sich diese professionelle Herangehensweise an ein ungeliebtes Thema allemal. Nicht, dass es Ihnen genauso ergeht, wie dem Berliner Gründer, der eine tolles Businessmodell hat, aber keine gesetzeskonforme Finanzbuchführung.

Autor: Florian Egermann

Geschäftsführer der Business Outsourcing GmbH Steuerberatungsgesellschaft
Website des Autors
Florian Egermann

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