Büromaterial verschwindet auf wundersame Weise, ein krank gemeldeter Mitarbeiter postet Fotos von wilden Partys während der vermeintlichen Krankheit und es scheint so, dass eine bestimmte Mitarbeiterin täglich mehrfach privat telefoniert. Das alles geht auf Kosten der Firma und zurecht fragen sich Arbeitgeber, wie sie damit umgehen können. Was ist erlaubt, wo werden Grenzen überschritten? Und gibt es in diesem Zusammenhang Zuschüsse?

Legale Mitarbeiterüberwachung

Mitarbeiter zu überwachen ist unter bestimmten Umständen gesetzlich erlaubt. Eine Grundvoraussetzung ist, dass Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse haben müssen. Was als berechtigtes Interesse zu verstehen ist, erläutert der Beitrag „Was ist erlaubt bei der Beobachtung von Mitarbeitern durch Detektive?“. Antworten finden Sie auf der Seite der Privat- und Wirtschaftsdetektei Lentz, einer auf Mitarbeiterbeobachtung spezialisierten Detektei. Wenn Arbeitgeber verwertbare Ergebnisse vor Gericht benötigen, ist es ratsam professionelle Detektive einzuschalten, die die gesetzlichen Grenzen genau kennen und deren Einhaltung garantieren. Vereinfacht gesagt müssen Arbeitgeber wissen, dass heimliche Überwachung nicht ohne Weiteres durchgeführt werden darf. Es ist eine Frage der Verhältnismäßigkeit und bevor eine heimliche Überwachung auf den Weg gebracht werden darf, müssen weniger belastende Alternativen durchgespielt werden, um einen begründeten Verdacht zu klären.

Eine verdeckte Überwachung durch einen Detektiv ist quasi das letzte Mittel. Das bedeutet in der Praxis, dass eine pauschale Überwachung von Mitarbeitern, zum Beispiel durch die Installation von Kameras, nur in ganz engen Grenzen zulässig ist! Es muss ein bestimmtes Sicherheitsinteresse vorliegen.

Ist das Mitlesen von Mitarbeiter-Mails und Kontrolle des Browsers erlaubt?

Damit Arbeitgeber prüfen dürfen, wie die private Nutzung des Arbeitscomputers eines Mitarbeiters ist, müssen sie vorher ein klares Verbot zur privaten Nutzung ausgesprochen haben. Besteht dieses Verbot, dann dürfen Arbeitgeber prinzipiell Zugriff auf alle Daten nehmen: E-Mails, Chat-Protokolle, Browserverlauf etc. Wird aber die private Nutzung geduldet, dürfen Arbeitgeber keine Prüfung vornehmen.

Ist der Einsatz von Spähsoftware gestattet?

Selbst bei einem begründeten Verdacht dürfen Arbeitgeber nicht ohne Weiteres eine Spionage-Software auf ihrem Firmencomputer installieren. Hierzu liegt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 27. Juli 2017 vor (AZ: 2AZ R 681/16). Darin steht, dass Programme, die Tastatureingaben überwachen und protokollieren sowie Bildschirmfotos schießen unzulässig sind. Als Begründung gilt, dass dies ein massiver Eingriff in die Persönlichkeitsrechte sei. Der Inhalt des Urteils wird in dieser Pressemitteilung des Bundesarbeitsgerichts in aller Kürze dargestellt.

Aber: Besteht ein konkreter Verdacht im Zusammenhang mit einer Straftat oder einer massiven Pflichtverletzung im Rahmen des geschlossenen Arbeitsverhältnisses, ist die Nutzung einer solchen Software unter Umständen gestattet. Damit Arbeitgeber die schwierige Unterscheidung zwischen zulässig und unzulässig richtig treffen, sollten sie mit Profis zusammenarbeiten. Das bedeutet, Kontakt zum Rechtsanwalt aufzunehmen und/oder eine professionelle Detektei einzuschalten.

Dürfen Arbeitgeber Telefonverbindungen prüfen und Telefonate mithören?

Ähnlich wie bei der PC-Nutzung sieht es mit der privaten Nutzung von betrieblichen Telefonen aus. Ist die private Nutzung explizit untersagt, dürfen Arbeitgeber Verbindungsprotokolle nutzen. Wird ein Firmenhandy zur Verfügung gestellt, dessen Privatnutzung ausdrücklich untersagt ist, darf der gesamte Inhalt des Geräts auf den Prüfstand gestellt werden.

Aufzeichnen und mithören von Telefonaten ist allerdings verboten, denn private Telefonate unterliegen dem Fernmeldegeheimnis. Mithören dürfen Arbeitgeber nur, wenn der Arbeitnehmer zugestimmt hat.

Darf der Arbeitgeber die Richtigkeit einer Krankschreibung überprüfen?

Wenn Arbeitgeber den Verdacht haben, dass ein Mitarbeiter die Krankschreibung des Arztes zu unlauteren Zwecken nutzt – die Krankschreibung also gar nicht der Wahrheit entspricht – dürfen sie ihren Mitarbeitern unangemeldet zu Hause besuchen. Unter bestimmten Bedingungen kann sogar die Überwachung von externen Detektiven sinnvoll sein. Das gilt zum Beispiel dann, wenn der Verdacht auf einen Betrug in punkto Lohnfortzahlung im Krankheitsfall vorliegt. Gegebenenfalls in Abstimmung mit einem Rechtsanwalt lassen sich Abmahnungen, die fristlose Kündigung oder eine Strafanzeige nach Paragraf 263 Strafgesetzbuch (Betrug) und anderes mehr anstoßen, um die Situation zu klären.

Wie lassen sich öffentliche Zuschüsse in diesem Zusammenhang nutzen?

Es ist tatsächlich möglich, im weiteren Zusammenhang mit der Mitarbeiterüberwachung Fördermittel zu beanspruchen. Zuschüsse fließen nämlich für die Beratung, um Unregelmäßigkeiten im Betrieb aufzuklären. An ein Beispiel soll erklärt werden, wie ein Beratungszuschuss in diesem Zusammenhang aussehen kann.

Beispiel: Bezuschusste Unternehmensberatung zur Klärung von Unregelmäßigkeiten in einem Getränkemarkt

In einem Getränkemarkt, der schon über zehn Jahre besteht, sinken die Gewinne stetig ab. Dabei hat der Inhaber den subjektiven Eindruck, dass der Markt nach wie vor gut besucht ist. Dennoch zeigen sich in der Buchführung eindeutige Hinweise darauf, dass die Gewinne sinken. Im Gespräch mit dem Steuerberater erfährt der Inhaber des Getränkemarkts, dass bei Buchungen des buchhalterischen Verrechnungskontos, über das die Pfandeinnahmen gesteuert werden, starker Schwankungen zu verzeichnen sind. Der Steuerberater zieht daraus den Schluss, dass einer der Mitarbeiter möglicherweise Pfandflaschen abzweigt, um nebenbei das Pfand für sich selbst einzustreichen. Er empfiehlt dem Inhaber, einen Unternehmensberater zu beauftragen, der mit ihm die Zahlen im Detail überprüft, um der Angelegenheit auf den Grund zu gehen.

Der Inhaber setzt sich mit einem Unternehmensberater in Verbindung und beschreibt die Problematik. Dieser rät ihm, zuerst einen Antrag auf einen Zuschuss zur Unternehmensberatung beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle zu stellen. Es handelt sich dabei um das Förderprogramm mit der Bezeichnung „Förderung des unternehmerischen Know-hows durch Unternehmensberatung“. In diesem Zusammenhang werden Beratungsleistungen gefördert, die zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung gehören. Der Inhaber des Getränkefachmarkt erhält für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmensberater einen Zuschuss von 3000 €.

Was wird gefördert?

Gegenstand der Förderung ist die Beratungsleistung. Der Unternehmensberater hilft dem Unternehmen dabei, die Unregelmäßigkeiten zu klären. Dabei wird zuerst der Status quo festgestellt und danach werden die spezifischen Probleme im Detail beleuchtet. Im Anschluss daran spricht der Unternehmensberater konkrete Empfehlungen aus, wie das Unternehmen das Problem in den Griff bekommen kann. Im Rahmen unseres Getränkemarkt-Beispiels könnten die Empfehlungen so aussehen:

• Der Arbeitgeber soll einen eingeweihten Mitarbeiter über einen Zeitraum von vier Wochen mit dem verdächtigen Mitarbeiter zusammen die Pfandannahme bestreiten lassen und im Anschluss die Zahlen in der Buchführung prüfen.
• Einen Detektiv beauftragen, der herausfinden soll, ob der Mitarbeiter Pfandkisten entwendet und anderswo einlöst.
• Der Arbeitgeber soll danach ggf. das direkte Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter suchen, falls sich der Verdacht erhärtet.

Wie eingangs geschrieben wird der Zuschuss auf die Kosten gewährt, die vom Unternehmensberater verursacht werden. Nicht förderfähigen hingegen sind die Kosten, die im Zusammenhang mit den empfohlenen Umsetzungsmaßnahmen stehen.