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21.08.14Kommentieren

IT

Das papierlose Büro – wann kommt es denn nun?

Totgesagte leben länger. Seit es Computer gibt, ist die Rede davon, dass Papier bald nicht mehr benötigt wird. Die Zukunft gehört dem papierlosen Büro – so wird es seit Jahrzehnten prognostiziert. Und trotzdem wird in den meisten Büros noch immer auf Papier gesetzt. Ist es am Ende doch nicht möglich, auf Zettel, Briefe und Co. zu verzichten?

© Gina Sanders - Fotolia.com

Grundsätzlich macht die Digitalisierung alles möglich: Mails ersetzen Briefe, Unterlagen können umweltfreundlich und platzsparend digital archiviert werden und für Notizen braucht man keine Post-its mehr, sondern lediglich eine entsprechende App auf dem Smartphone. Dennoch: So ganz ohne Papier kommt heute kaum ein Unternehmen aus.

In einem – idealen – papierlosen Büro wird der komplette Archivbestand digitalisiert. Der Schriftverkehr verläuft komplett elektronisch, aktuelle Rechnungen und Belege werden auf dem Computer abgelegt und sämtliche Dokumente mit Hilfe spezifischer Tools verwaltet und verarbeitet. Diese vollkommene Papierlosigkeit findet man in der Realität jedoch selten.

Warum immer noch Papier?

In den meisten Büros werden Dokumente vorwiegend digital gespeichert und längst keine Mails mehr ausgedruckt und abgeheftet. Das Problem besteht vielmehr darin, dass nicht alle Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden gleichzeitig komplett auf die digitale Kommunikation umstellen – da kommen dann eben Rechnungen und Belege doch weiterhin per Post und nicht als E-Mail. Dort, wo Dokumente erst nachträglich digitalisiert werden müssen, gerät die Idee des papierlosen Büros nicht selten ins Wanken. Dann sind elektronische Verfahren nämlich zunächst mit einem Mehraufwand verbunden. Und nicht jeder sieht einen Vorteile darin, Rechnungen nachträglich zu digitalisieren, wenn man sie ebenso gut in einem Ordner abheften kann. Zudem müssen Geräte angeschafft werden, die das Einscannen überhaupt möglich machen. Hinzukommen Sicherheitsbedenken: Wenn Unternehmen sensible Daten elektronisch ablegen, müssen sie – viel mehr als beim Abheften – ein Augenmerkt auf die Datensicherheit legen. Darüber hinaus sollte sichergestellt werden, dass kein technischer Defekt zum Verlust der gesamten Daten führen kann.

Softwarelösungen für die Papierlosigkeit

Auch wenn die absolute Papierfreiheit noch nicht erreicht ist, bieten spezifische Software-Anbieter Insellösungen, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern, den Papierbedarf reduzieren und eine umweltfreundliche Alternative zur Zettelwirtschaft darstellen. Einen wichtigen Schritt zum papierlosen Büro für kleine Unternehmen ermöglicht die Software FastBill, mit deren Hilfe die gesamte Buchhaltung sowie die Kundenverwaltung bequem – auch mobil mit dem Smartphone – abgewickelt werden kann. Um spontane Einfälle, Ideen und Gedankenstützen zu erfassen, eignet sich hervorragend die App Evernote. Und auch auf Fachzeitschriften, die sich auf dem Schreibtisch stapeln, kann man längst verzichten, indem man ganz einfach zu E-Books greift.

Archivbestände richtig digitalisieren

Entschließt man sich – auf dem Weg zum papierlosen Büro – die Archivbestände eines Unternehmens zu digitalisieren, gilt es, die rechtlichen Grundlagen zum sogenannten ersetzenden Scannen zu beachten. Nur wer sich an die technischen Richtlinien hält, kann sicherstellen, dass auch die digitalen Dokumente künftig rechtssicher sind. Erst dann können Unterlagen in Papierform vernichtet werden, ohne die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht zu verletzen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat zu diesem Zweck die Richtlinie TR-03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN) herausgegeben.

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