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18.01.16Kommentieren

Die Auftragsflut bewältigen

Dos und Don’ts für Unternehmer

Unternehmen ziehen deutlich mehr Aufträge an Land als erwartet, die Geschäfte legen stark zu – normalerweise eine gute Nachricht. Das Problem: alle Abteilungen arbeiten bereits am Limit, ein Abarbeiten der Aufträge ist mit bestehender Mannschaft nicht möglich, alle Kapazitäten sind ausgeschöpft. Was können Unternehmen in einer solchen Situation tun, ohne qualitativ mindere Arbeit abzuliefern, Aufträge zu stornieren und Kunden zu enttäuschen? Interim Manager Eckhart Hilgenstock weiß, welche Maßnahmen schnell wirksam sind.

Quelle: Eckhart Hilgenstock

Förderland.de: Selbst gestandene Unternehmen können von Neuaufträgen regelrecht überflutet werden, wie beispielweise letztes Jahr ((Anmerkung der Redaktion: November 2015)) der Kabel-Spezialist Leoni. Das Ergebnis waren u.a. höhere Kosten und ein geringerer Gewinn. Was können Unternehmen in einer ähnlichen Situation konkret tun?

Eckhart Hilgenstock: Wichtig ist, überlegt vorzugehen und nicht in planlosen Aktionismus zu verfallen. Jetzt die Überstunden hochzufahren und Mitarbeiter über die Belastungsgrenze zu beanspruchen, bringt nur kurzfristige Erleichterung. Ebenso wäre es fahrlässig, den Kunden Versprechungen zu machen, die gebrochen werden. Auf Dauer geht die Energie verloren, die Mitarbeiter werden unzufrieden, Fehler häufen sich, die Qualität lässt nach. Das merken auch Kunden und reagieren mit Beschwerden oder sehen von weiteren Aufträgen ab. Wenn Aufträge nicht in üblicher Zeit durchgeführt werden können, muss an anderen Stellschrauben gedreht werden. Es gilt, Lieferzusagen, Service Level und Qualität zu halten – nur so kann der Erfolg fortgesetzt werden.

Förderland.de: Welche Stellschrauben sind das?

Eckhart Hilgenstock: Aufgabe der Geschäftsleitung ist es, sich zuerst operativ einen Überblick zu verschaffen: Wie funktionieren die Arbeitsabläufe in dieser neuen Situation? Wo gibt es Schwachstellen? Wo kommt es immer wieder zu Engpässen oder Konflikten zwischen Abteilungen? Das geht natürlich nicht am Schreibtisch, sondern bei und mit den Mitarbeitern vor Ort. Dabei sollten nicht nur Führungskräfte eingebunden werden, sondern auch Sachbearbeiter und Arbeiter. Denn diese wissen durch ihre tägliche Arbeit, wo es wirklich hakt und haben oft gute Lösungen. Auch mit den Kunden sollte offen gesprochen werden, viele Aufträge sind natürlich eine Erfolgsgeschichte: Welche Maßnahmen werden in welchem Zeithorizont umgesetzt? Welche Lieferzeiten sind realistisch? Mitarbeiter und Kunden müssen wissen, was sie erwartet, wie lange sie besonders gefordert sind bzw. was sie persönlich von diesem Erfolg erwarten können.

Förderland.de: Wie muss es dann weitergehen?

Eckhart Hilgenstock: Je nach Unternehmen, Größe und Branche können verschiedene Wege zielführend sein. Beispielsweise sind Leiharbeiter oder Zeitverträge für produzierende Betriebe oft eine schnelle, agile Lösung. Und auch wenn die Zeit drängt, eine strukturierte und ausführliche Einarbeitung ist Pflicht – nur so können die hohen Qualitätsstandards erhalten bleiben. Darüber hinaus lohnt es sich, Prozesse zu vereinfachen und Schnittstellen klar zu definieren. Durch ein höheres Auftragsvolumen werden oft Betriebsgrenzen gesprengt. Was bisher auf Zuruf ging, ist ob der schieren Masse nicht mehr möglich. Prozesse und Systeme müssen häufig neu gestaltet werden.

Förderland.de: Das führt doch bestimmt zu weiteren Problemen?

Eckhart Hilgenstock: Nicht jedem Mitarbeiter fällt es in dieser Situation leicht, sich mehr auf Prozesse und Systeme zu verlassen, als auf alteingesessene Kollegen. Oft gibt es aber keine andere Option. Insofern benötigen Mitarbeiter die Hilfe ihrer Führungskräfte, um diese Änderungen gut zu bewältigen. Aufgrund des Zeitdrucks muss in vielen Fällen mit provisorischen Lösungen agiert werden. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse sollten dann in einem Folgeprojekt zusammengefasst werden, um das weitere Wachstum des Unternehmens abzusichern.

Förderland.de: Wie gehen Unternehmen am besten vor, wenn Prozesse und Systeme komplett neu aufgelegt werden?

Eckhart Hilgenstock: Klassische Moderationstechniken mit z.B. einer Metaplanwand und einem Flipchart eignen sich gut, um Kerngeschäftsprozesse zu visualisieren. So erhalten alle Beteiligten einen Überblick und können ihre Prozesse anpassen und synchronisieren. Gut geführt, sind die Arbeiter und Angestellten meist schnell in der Lage, Prozesse umzugestalten und Systemänderungen anzustoßen. Mein Tipp: Standards müssen immer schriftlich fixiert werden, an den Schnittstellen ist ein Übergabeprotokoll sinnvoll. Oft nimmt in dieser Situation die Fehlerquote zu, weil kritische Stellen offensichtlich werden und mehr Fehler produzieren. Als Regel gilt, wer den Fehler verschuldet, der behebt ihn auch. Darüber hinaus überprüft der Vorgesetzte, ob eine Prozessverbesserung zur Fehlervermeidung sinnvoll ist. Entscheidend sind klare Ansagen, die Mitarbeiter müssen straff und wertschätzend geführt werden.

Förderland.de: Wie kann das praktisch aussehen?

Eckhart Hilgenstock: Jeder muss umfassend informiert sein, nicht nur das obere Management und die Führungskräfte. Das stärkt die Motivation und das Zusammengehörigkeitsgefühl. Je nachdem, wie kritisch die Lage ist, sollten alle Mitarbeiter mindestens einmal im Monat über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte persönlich informiert werden, beispielsweise in einer Betriebsversammlung. Dabei ist auch Raum für Nachfragen, Impulse aus der Belegschaft und vor allem Anerkennung und Lob. Denn nur engagierte und zufriedene Mitarbeiter bringen Höchstleistung und stehen hinter der Firma.

Förderland.de: Die Mitarbeiter sind also der Schlüssel zum Erfolg? Ist das nicht eine gern zitierte Binsenweisheit, wenn keine andere Lösung in Sicht ist?

Eckhart Hilgenstock: Durchaus nicht! In all meinen Projekten haben die Mitarbeiter eine entscheidende Rolle gespielt. Besonders hat sich das in einem Mandat gezeigt: Ein weltweit führender Systemanbieter für Rühr- und Mischtechnik musste 25 Anlagen in vier Monaten ausliefern, die Hälfte davon in den letzten beiden Wochen des Geschäftsjahres. Das bedeutete 200 Prozent mehr als im gleichen Quartal des Vorjahres. Eine Aufgabe, die keiner glaubte zu schaffen. Natürlich haben wir an verschiedenen Stellschrauben gedreht und beispielsweise die Kapazitäts-, Fertigungs- und Materialplanung optimiert. Oder das Personal aufgestockt. Aber worauf es wirklich ankam, war, die Mannschaft mit einzubinden, sie immer wieder neu zu motivieren, Präsenz zu zeigen und ein offenes Ohr für ihre Belange zu haben. Der Erfolg wurde gemeinsam im Team auf Augenhöhe erzielt. Jedes Teammitglied war gleich wichtig.

Förderland.de: Haben Sie es geschafft, die Anlagen fristgerecht auszuliefern?

Eckhart Hilgenstock: Ja und nicht nur das. Wir haben aus einer negativen EBT Prognose ein deutlich positives Ergebnis gemacht. Daran war natürlich auch die Geschäftsleitung beteiligt. Denn wie die Mitarbeiter müssen auch die Führungskräfte in die Verantwortung genommen werden und mit gutem Beispiel vorangehen. Wer Engagement über das normale Maß hinaus von seiner Belegschaft erwartet, kann nicht pünktlich um 17 Uhr den Bleistift fallen lassen. Jedem muss klar sein, harte Wochen kommen auf die Firma zu – und das sollte so auch kommuniziert werden. Ist das Ziel erreicht, ist das eine ungeheure Bestätigung für alle; das darf, sollte und muss gebührend gefeiert werden.

Förderland.de: Herzlichen Dank für das Interview.

Interview mit Eckhart Hilgenstock. Der Interim Manger des Jahres kommt kurzfristig in Unternehmen, muss sofort handlungsfähig sein – und nicht selten in kürzester Zeit das Ruder herumreißen.

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