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Bomitätsprüfung, Zahlungsziele, Rechnungsstellung

Bonitätsprüfung

Bevor ein Vertrag über eine Leistung oder Lieferung geschlossen wird bzw. vor Auftragsannahme oder Lieferung der Ware, sollte die Bonität des Vertragspartners überprüft werden. So können bereits im Vorfeld unseriöse Kunden ausgemacht werden.


Die Bonität eines Kunden lässt sich auf verschiedenen Wegen überprüfen. Dabei kann zum einen auf interne Informationen, zum anderen auf externe Quellen zugegriffen werden:

Interne Informationen ergeben sich aus früheren Geschäften mit dem Kunden. Hier kann überprüft werden, wie zuverlässig der Kunde ist und ob sich schon einmal Probleme mit diesem Kunden ergeben haben. Zudem kann auf das Wissen des Außendienstes bezüglich des Auftretens des Kunden zurückgegriffen werden. Hier kann zum Beispiel ein schlecht gepflegter Maschinenpark, wenig Kunden oder ein schlechter Ruf Aufmerksamkeit erregt haben. Um auf interne Informationen zugreifen zu können, ist zum einen die detaillierte Dokumentation des Zahlungsverhaltens der Kunden notwendig, zum anderen muss auch das Personal eines Unternehmens entsprechend geschult sein, um mögliche Risiken eines potentiellen Kunden frühzeitig wahrnehmen zu können.

Bei einer externen Prüfung gibt es die Möglichkeit, sich bei der SCHUFA über den Kunden zu erkundigen, evtl. Bankenauskünfte einzuholen (dies ist jedoch nicht in jedem Fall möglich) oder Wirtschaftsauskunfteien zu beauftragen. Bei Kapitalgesellschaften besteht zudem die Möglichkeit, die letzten Jahresabschlüsse einzusehen.

Es ist in jedem Fall sinnvoll sowohl interne als auch externe Daten bei der Bonitätsprüfung eines Kunden zu berücksichtigen. So kann bereits vor Abschluss des Vertrages das Risiko eines Zahlungsausfalls minimiert - wenn auch nicht vollständig beseitigt - werden.

Ergibt sich aus der Prüfung eine unsichere Bonität, sollte dem Kunden kein Kredit eingeräumt werden.

Zahlungsziele vereinbaren, Anreize schaffen

Auch dann, wenn dem Vertragspartner Zahlungsziele eingeräumt werden, sollten diese sorgfältig ausgewählt sein. Auch das gehört zu einem guten Forderungsmanagement.

Bereits bei der Vertragsgestaltung tun sich viele Unternehmen schwer, denn oftmals werden nicht alle wesentlichen und notwendigen Punkte berücksichtigt. Der Vertrag sollte unter anderem den Leistungsumfang, die Art der Leistung, sowie Fristen, Pflichtenheft etc. enthalten sowie die vereinbarten Zahlungsmodalitäten.

Bei der Ausarbeitung der Zahlungsziele sollten Anreize für den Kunden geschaffen werden, die Rechnung zügig und zeitnah zu begleichen. Dies kann zum Beispiel durch das Einräumen von Skonti erreicht werden. Hier sollte aber in jedem Fall der genaue Betrag genannt werden.

Eine weitere Möglichkeit ist, der Rechnung einen bereits ausgefüllten Überweisungsträger beizufügen, um den Aufwand des Kunden zu minimieren. Daraus ergibt sich eine Erleichterung für das Rechnungswesen, da die Überweisungen leichter zugeordnet werden können. Alternativ kann als Zahlungsweise auch das Lastschriftverfahren vereinbart werden. Wird dagegen eine Ratenzahlung vereinbart, sollte in jedem Fall der Mehraufwand für das Unternehmen bei der Preiskalkulation berücksichtigt werden.

Ist die Bonität des Kunden nicht als gut einzustufen, bietet sich evtl. auch die Möglichkeit Barzahlung oder Vorkasse zu vereinbaren. Handelt es sich um größere Beträge, sollten in jedem Fall Sicherheiten zum Beispiel durch Bankbürgerschaften für das Unternehmen geschaffen werden.

Vor Vertragsunterzeichnung sollten alle wichtigen Daten des Vertragspartners, wie zum Beispiel Firmendaten und Vertragsberechtigung des Ansprechpartners, erfasst werden, um so nicht zuletzt eine spätere Erreichbarkeit auch zu gewährleisten. Nicht selten wird dies, obwohl eigentlich selbstverständlich, von Seiten vieler Unternehmen versäumt.

Rechnungsstellung

Sobald die vereinbarten Leistungen/ Lieferungen erbracht wurden, sollte auch die Rechnung gestellt werden. Dabei sollte jedoch sicher gestellt sein, dass auch tatsächlich alle vertraglich vereinbarten Leistungen in vollem Umfang geleistet wurden.

Bei der Erstellung der Rechnung sollte ebenfalls auf die Vollständigkeit und Richtigkeit geachtet werden. Dabei sollte vor allem die Darstellung der erbrachten Leistungen korrekt sein. So kann einem Zahlungsaufschub oder einer Zahlungsverweigerung von Seiten des Kunden aufgrund eines Fehlers in der Rechnung vorgebeugt werden.

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