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05.04.13

Trello: Projektplanung im Team mit flexiblen Listen

Bis vor ein paar Wochen war mir Trello völlig unbekannt. Doch plötzlich taucht das Tool fast täglich irgendwo in einem Gespräch oder in einem Blog auf. Und ausnahmslos alle schwärmen davon, wie einfach und flexibel sich damit Projekte planen lassen. Was ist da dran?

Im Kern ist Trello nur eine Sammlung von Listen, die wiederum verschiedene Karten enthalten. Startet man ein neues Board, schlägt Trello die drei Listen «To Do», «Doing» und «Done» vor. Damit erhält man schon den Rahmen, um Trello beispielsweise als Tool für «Personal Kanban» anzuwenden.

Jetzt aber nur von einer weiteren Aufgabenverwaltung zu sprechen, greift zu kurz und wird Trello nicht gerecht. Denn die Standardlisten lassen sich natürlich umbenennen bzw. löschen und durch eigene Listen ersetzen. Damit wird Trello zu einem flexiblen und mächtigen Planungswerkzeug.

Themen und Aufgaben via Karten verwalten

Jeder Liste können Karten hinzugefügt werden, wobei eine Karte für ein Thema oder eine Aufgabe steht. Ein Klick auf eine Karte zeigt verschiedenste Optionen: So kann jede Karte mit einer Beschreibung, Attachments, Labels und einer Deadline ergänzt werden. Weiter lässt sich eine Checkliste hinzufügen, bei der nach dem Abhaken der einzelnen Tasks auch gleich eine Fortschrittsanzeige erscheint. Mittels drag&drop können Karten zwischen den Listen hin und her verschoben werden.

Gemeinsame Planung im Team

Trello lässt sich auch im Team nutzen: Bereits beim Eröffnen eines Boards kann dieses einer Organisation zugeordnet werden, sodass alle Mitglieder darauf Zugriff haben. Einem Board können aber auch nur ausgewählte Mitglieder hinzugefügt werden. Jede Karte lässt sich zudem einem oder mehreren Mitgliedern zuweisen. Alle Mitglieder können Karten kommentieren und deren Änderungen mittels Abo verfolgen. Spannend ist auch die Vote-Funktion, mit der einfache Umfragen gestartet werden können.

Einfach & übersichtlich

Die Entwickler haben den Fokus ganz auf die einfache Bedienung gelegt, sodass die meisten Aktionen in Trello mittels Tastatur ausgeführt werden können. Auch das Design kommt schnörkellos und damit sehr übersichtlich daher. Weist man allerdings eine Aufgabe einer Person zu und fügt Kommentare, Dokumente und/oder eine Umfrage hinzu, wirken die Karten durch die Icons etwas überladen, was zulasten der Übersichtlichkeit geht. Empfehlenswert sind auch möglichst kurze Titel, da die Karten sonst zu gross werden und man innerhalb der Liste vertikal scrollen muss.

Mit Apps auch unterwegs im Einsatz

Trello ist ein Web-basiertes Tool mit mobilen Applikationen für iPhone, iPad und Android. Während viele Tools in den Apps nur einen reduzierten Funktionsumfang anbieten, sind sämtliche Funktionen von Trello auch auf den mobilen Geräten verfügbar. Über die API werden laufend Schnittstellen zu anderen Applikationen entwickelt; so kann zum Beispiel die Zeiterfassung via Harvest direkt auf einer Trello-Karte gestartet werden.

Auf dem Public Trello Board sieht man übrigens auch immer gleich, woran das Team arbeitet und kann über künftige Features abstimmen. Kein Wunder konnte das Team von Fog Creek Software, welches Trello entwickelt, Anfang Januar 2013 die 1. Million User vermelden.

Nächste Woche wird mein Kollege Marcel Widmer Euch an dieser Stelle Anwendungsbeispiele für Trello präsentieren.

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