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10.04.13

Trello: Wohlwollende, aber kritische Gedanken mit Blick auf den Alltag

Ein kostenloses, genial einfach zu bedienendes Collaboration Tool, mit dem man Projekte effizient führt, und dank dem alle Beteiligten ihre Aufgaben, Dokumente usw. mit links im Griff behalten? Ja, aber…

«Nächste Woche wird mein Kollege Marcel Widmer Euch an dieser Stelle Anwendungsbeispiele für Trello präsentieren», kündigte Patrick Mollet am Freitag in seinem Blogpost über Trello an.

Was vielversprechend klingt, war weit schwieriger, als ich mir das ursprünglich gedacht habe: Einen Blogartikel schreiben über ein Tool, das einem - wie die Praxis zeigt - nicht besonders liegt, ist eine Herausforderung. Aber auch eine Chance, Pros und Contras wohlwollend-kritisch aufzuzeigen.

Vor- und Nachteile

Um es vorweg zu nehmen: Ich glaube nicht daran, dass die mittlerweile über 1 Million User von Trello längerfristig mit dem Tool arbeiten werden. Denn aus meiner Sicht überwiegen die Nachteile.

Vorteile
  • Ausgesprochen einfache und intuitive Bedienung; Trello kann dadurch sehr schnell und leicht erlernt werden.
  • Kostenlose Apps für Adroid und iOS (iPhone und iPad) ermöglichen unterwegs das uneingeschränkte Bearbeiten der Trello-Boards.
  • Effiziente Rechtevergabe durch Unterscheidung von öffentlichen und privaten Boards: Zuweisung von Berechtigungen für private Boards über Mailadresse oder Benutzername.
Nachteile
  • Bei grösseren Projekten geht die Übersicht über die Listen und Karten schnell verloren, wenn man kleinere Bildschirme benutzt oder mit den Apps arbeitet.
  • Angehängte Dokumente können nicht Trello-intern bearbeitet, sondern nur verlinkt werden: Gefahr von Redundanz und Versionenchaos.
  • Nur Trello-Mitglieder können auf freigegebene Boards zugreifen (keine Zugriffsberechtigung für Gäste).

Was bedeutet das für den Einsatz in der Praxis?

In der Folge greife ich aus der Praxis drei Alltagssituation heraus, die sich - zumindest auf den ersten Blick - für den Einsatz von Trello als Collaboration Tool gut eignen. Ich beschreibe jeweils kurz die Praxissituation und das Ziel, das mit Hilfe von Trello erreicht werden soll. Zudem zeige ich situationsbezogen die Vor- und Nachteile auf und weise auf den wichtigsten Punkt hin, der beachtet werden sollte.

Kunden- und firmeninterne Projekte
  • Situation: Projekt mit mehreren Beteiligten (Projektleiter, Projektteam, Kunde/interner Auftraggeber)
  • Ziel: Projektmitarbeiter verwalten Aufgaben und Informationen an einem zentralen Ort, Auftraggeber sind jederzeit informiert
  • Plus/Minus: (+) einfache Freigabe eines Projektboards für interne und externe Stellen (-) je umfangreicher ein Vorhaben, desto eher verliert man den Überblick über die Karten und deren Inhalte
  • Tipp: Vor dem Einsatz kritisch hinterfragen, ob wirklich alle Beteiligten Trello als zentrales Aufgaben- und Ablagesystem für das Projekt nutzen wollen - auch nach der Anfangseuphorie.
Aufgabenübersicht in einer Abteilung
  • Situation: wöchentliche Abteilungssitzung, in der (unter anderem) den Mitarbeitern Aufgaben zugeteilt werden
  • Ziel: alle in der Abteilung wissen permanent über neue, noch offene und erledigte Aufgaben Bescheid
  • Plus/Minus: (+) es gibt eine - nur eine! - Aufgabenliste, die alle ansehen und bearbeiten können (-) eine Änderungsverfolgung (History) ist nicht möglich
  • Tipp: Ein Mitarbeiter führt das Trello-Board während der Sitzung am Notebook nach (ideal: über Beamer, für alle sichtbar); dadurch steigt die Effizienz.
Sounding Board - Meinungen zählen
  • Situation: es liegen verschiedene Varianten einer Idee vor und man möchte «mal schnell» wissen, was andere darüber denken
  • Ziel: einfach und schnell Mitarbeiter, Kunden oder andere Personen nach ihrer Meinung fragen
  • Plus/Minus: (+) ob intern oder extern: dank der Voting-Funktion weiss man schnell, was ankommt und was nicht (-) zusätzlich abgegebene Kommentare können schnell des Guten zuviel werden
  • Tipp: Mit geschlossenen Fragen («ja/nein») arbeiten; offene Fragen («Was meinen Sie dazu?») führen zu einer (zu) grossen Menge an Antworten.

Fazit

Trello ist im Prinzip ein ausgezeichnetes Collaboration Tool; zumindest für Menschen, die solche Dinge gern am Computer bearbeiten. Die Mobile Apps sind von grossem Vorteil für jene, die auch unterwegs (z.B. bei Kunden) arbeiten. Trello funktioniert in der Zusammenarbeit aber nur dann effektiv, wenn alle (alle!) Beteiligten es nutzen. Und genau das ist der springende Punkt: In vielen Teams wird Trello daran scheitern, dass es nach einer Anfangseuphorie nicht mehr eingesetzt wird.

Meine Sicht. Und Deine?

Ich mag Dinge auf Papier, setze aber im Alltag überwiegend elektronische Tools ein. Mit Trello bin ich trotzdem nie richtig warm geworden: Die Idee im technischen Sinn überzeugt mich, aber bei der Anwendung wird es – wie viele andere Tools auch – wohl scheitern.

Das ist meine Sicht - und nur eine von vielen möglichen. Welchen Möglichkeiten in Deinem Alltag siehst Du? Oder wo setzt Du Trello in der Praxis bereits ein? Mit welchem Erfolg?

 

Artikelbild: trello.com

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