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02.03.09Leser-Kommentare

To-Do-Listen: Die 25.000-Dollar-Methode

Eine einfache Methode zum Organisieren der eigenen Aufgaben ist die 25.000-Dollar-Methode. Der Trick dabei? Eine Liste für alle Aufgaben und eine alles entscheidende Frage.

Die 25.000-Dollar-Methode heißt so nach dem Honorar, das ihr Erfinder Irving Lee dafür von seinem Auftraggeber erhalten hat.

Um alle Aufgaben und Projekte fest im Griff zu behalten, muss man Zeit opfern. Zeit, um alles zu erfassen und durchzuarbeiten. Letzteres ist es, was viele Getting-Things-Done-Versuche nach einer Weile zum Erliegen bringt. Denn Pflege braucht jedes Aufgabenmanagement, unabhängig davon, ob man dafür ausgefeilte Kontextlisten, Software oder Web-Anwendungen, puristische Exceltabellen oder einen Haufen Post-It-Zettel benutzt.

Das Erfassen der To-Do-Liste macht erstmal viel Arbeit, belohnt aber durch sofortige geistige Entlastung. Mir brachte es übrigens auch die Feststellung, dass solch eine Liste allein keine Wunder bewirkt. Mein wichtigster Erfolg beim Einsatz meiner Liste ist, dass ich dort auch Aufgaben sammle, die ich an andere delegiert habe. Das wiederum führt dazu, dass mir verteilte Aufgaben kaum noch aus dem Blick geraten. Die Aufgabenempfänger in meiner Umgebung haben mittlerweile akzeptiert, dass mir diese kleinen Aufträge nicht mehr unter dem Radar durchfliegen, und liefern von sich aus alle Zuarbeiten pünktlich. Das ist schön.

Was nicht so schön ist, dass ich selber meine eigenen Aufgaben selten pünktlich abschließe. Ich verbringe zuwenig Zeit mit der Planung meiner Aufgaben. Es hapert dabei vor allem an der Tagesplanung. Eine mögliche Lösung für dieses Problem ist die sogenannte 25.000-Dollar-Methode. Sie hilft insbesondere beim Planen der Bearbeitungsreihenfolge:

Die 25.000-Dollar-Methode

Die 25.000-Dollar-Methode ist benannt nach dem Honorar, das sie ihrem Erfinder, Irving Lee, einbrachte. Die Überlieferung: Der Unternehmer Charles Michael Schwab suchte für seine Firma "Bethlehem Steel" einen funktionierenden Ansatz fürs Zeitmanagement. Lee lieferte ihm einen solchen und überließ Schwab die Bezahlung: Der Auftraggeber solle einfach soviel zahlen, wie ihm die Methode wert sei, wenn er sie eine Weile erprobt habe. Und Schwab überwies 25.000 Dollar, eine üppige Summe, die darum den Namen des Konzeptes prägte.

Und so funktioniert die 25.000-Dollar-Methode:

  • Schreib täglich (am besten abends) die wichtigsten Aufgaben auf, die Du am nächsten Tag erledigen willst.
  • Ordne Deine Aufgaben nach Wichtigkeit und nummeriere sie durch. Stell Dir dabei die folgende Frage: Wenn ich nur eine Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das? Das ist die Aufgabe mit der höchsten Priorität, die Nr. 1.
  • Achte darauf, dass jede Aufgabe höchstens 20 Minuten Zeit in Anspruch nimmt. Ergo: Teile größere Aufgaben in kleinere Schritte auf.
  • Beginn die Arbeit am nächsten Morgen mit der wichtigsten Aufgabe.
  • Sobald Du diese erledigt hast, überprüfe die Sortierung nochmals. Es kann sein, dass zwischenzeitlich neue Aufgaben dazugekommen sind. Ordne diese in Deine Liste ein. Frag Dich erneut: Wenn ich nur eine Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das?
  • Bearbeite diese (neue) Nummer 1 - und fang danach wieder von vorne an.
  • Am Ende des Tages hast Du vielleicht nicht alle, aber zumindest die wesentlichen Aufgaben geschafft.

Ich mache das nicht abends, sondern immer morgens, wenn ich ins Büro komme. Meine Erfahrungen damit sind weitestgehend gut - wenn man sich denn selber zwingt, die To-Do-Liste nach diesem System immer wieder zu planen.

Und wie sieht es bei Euch aus? Was sind Eure Erfahrungen beim Planen und Verwalten Eurer Aufgaben? Hat vielleicht sogar schon mal jemand mit der 25.000-Dollar-Methode gearbeitet? Ich freue mich auf Eure Kommentare!

Kommentare

  • Sven Saal

    03.03.09 (10:13:34)

    Klingt nach Zen to Done light ;-)

  • Roland

    03.03.09 (11:51:20)

    Hallo! Weil mit GTD zu kompliziert ist, habe ich mir aus allem was ich gefunden habe, die einfachsten Dinge herausgenommen. Eine große Liste, auf die alles kommt, was erledigt werden muss. Diese mache ich am PC, weil ich hier Zieltermine und Prioritäten festlegen kann. Und dann eine kleine, was als nächstes zu erledigen ist. Meist auf einem Notizzettel, den ich dann immer bei mir habe. Jeden Tag ein Pensum an Arbeit, dass ich selbst festlege :) Funktioniert prima. Warum hat mein Boss nie nach einer Methode gefragt? :) Viele Grüße Roland

  • Gregor Gross

    03.03.09 (15:48:34)

    So ähnlich habe ich auch angefangen, Roland. Meine Excelliste war aber irgendwie uncool. Ich bin jetzt auch Rememberthemilk.com umgestiegen, das ist ähnlich einfach und unkompliziert, aber irgendwie cooler und komfortabler. Und man kann sich seine Tagesliste auch ausdrucken und in die Hosentasche stecken!

  • Ben

    03.03.09 (16:23:14)

    Ich kann Sven Saal nur zustimmen, es klingt wirklich ein wenig nach Zen to done light. Irgendwie war weder GTD noch ZTD wirklich "das" richtige für mich, ich versuche mich zumindestens, wenn dann, in Richtung ZTD zu orientieren, was mir auch meistens gelingt. Allerdings macht ZTD ja auch genau diese Individualität aus, man muss nicht das "Ganze" System verwenden um damit Erfolge erzielen zu können... Die 25k Dollar Methode werde ich jetzt mal einige Zeit lang versuchen, eventuell gefällt es mir ja so gut, dass sie zu einer Gewohnheit wird. ;-)

  • Gregor Gross

    04.03.09 (09:24:55)

    Ben, ich glaube dieses Problem haben viele. Die Prokrastination überwinden bedeutet etwas Aufwand zu investieren und die Disziplin zu zeigen, das auch immer zu tun. Was mich am meisten an den Listen stört, ist dass sie wachsen und wachsen und wachsen. An manchen Tagen schaut man rein und sieht einfach nur viele Aufgaben. Das allein schreckt ab: man macht nix mehr und prokrastiniert ;-)

  • Sven Saal

    04.03.09 (09:45:06)

    Diesem Problem nimmt sich ja GTD an. Die Listen werden kleiner oder bleiben gleich groß. Wenn man noch einige Ratschläge aus zenhabits berücksichtigt, werden die Listen sogar noch kleiner. Welchen Sinn macht es, sich mehr Aufgaben auf eine Liste zu schreiben, als man selbst erledigen und delegieren kann? Ich persönlich komme mit solchen Monsterlisten nicht klar: Meine Liste mit allen Aufgaben umfasste bis vor kurzem noch über 1000 Aufgaben, aktuell sind es 452. Auf meinen Listen stehen aber -je nach Kontext- nur 10-15 Aufgaben drauf. Es ist recht übersichtlich und nicht deprimierend, die Listen abzuarbeiten. Ich kann jetzt auch die Projekte forcieren, die wichtig für mich sind und habe aktuell keine Aufgabe mit einem Abgabetermin in den nächsten 4 Wochen. Ich kann jedem nur eine konsequente Durchführung von GTD für einen Zeitraum von 2 Monaten empfehlen, danach automatisiert sich vieles.

  • Kay

    27.04.09 (16:19:28)

    Hi, Rememberthemilk ist auch mein Tool. Ich mache meine Liste immer abends, das gibt mir das Gefühl, den kommenden Tag "im Griff" zu haben. Die Liste druck ich mir aus und wenn was dazu kommt, wird es dazu geschrieben und dann in den Rechner eingegeben. Diese Kombination hilft mir sehr und macht fast keine Mühe.

  • Tino

    26.04.10 (09:06:05)

    Die Kontextlisten von GTD sind mir zu unübersichtlich und in der "Wartung" zu aufwändig. Mein wichtigster kurzfristiger Planungshorizont ist die Woche. Ich lege für jede Woche 5 max.10 Top-Aufgaben fest. Diese werden je nach Priorität, Termin und Zeitbedarf auf die einzelnen Tage aufgeteilt. PC-gestützte Listen haben die Tendenz immer länger zu werden, daher verwende ich ein kleines Notizbuch. Das zwingt zur Beschränkung auf das Wesentliche. Für jeden Tag verwende ich ein 9x9 cm Blatt, das abends vernichtet wird. Die 20 Minuten-Regel hat auch íhre Tücken. Wenn man größere Aufgaben in zu viele kleine Schritte zerteilt, steigt durch die jeweils höhere "geistige Rüstzeit" der Gesamtaufwand.

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