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15.06.07Leser-Kommentare

Projektplanung für Jedermann

Ohne Ausbildung und teure Werkzeuge lässt sich mit dem natürlichen Planungsmodell von David Allen intuitiv der Großteil der Projekte in unserem Alltag planen.

Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD). Willst du lieber zum Anfang?

Istock 000002415559XsmallUnd weiter geht?s mit unserer Grundlagenserie zum Selbstmanagementsystem Gettings Things Done. Als letztes haben wir uns den Prozess zur horizontalen Erfassung von losen Enden in unserem Leben angeschaut. Horizontal bedeutet dabei, in die Breite zu gehen und alles zu erfassen, was gerade in unserem Leben vorgeht und worin wir alles involviert sind. Nun schauen wir uns die vertikale Erfassung an, d.h. wir gehen in die Tiefe und planen für die Projekt die Details.

Für David Allen ist dabei jeder Vorgang in unserem Leben, der mehr als einen physischen, nächsten Schritt braucht, ein Projekt, und die vertikale Betrachtung dieser Projekte ist Projektplanung. Manchmal sind diese Projekte so umfangreich, dass man ein komplexeres System braucht, um die Projekte zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren. Aber der Großteil aller Projekte in unserem Leben lässt sich weitgehend intuitiv mit einer Methode erfassen, die David Allen das natürliche Planungsmodell nennt und die darauf aufbaut, wie unser Hirn ?von Haus aus? funktioniert.

 

Ein Beispiel für natürliche Planung

Dieses Modell ergibt sich daraus, wie unser Hirn Projekte plant, wenn wir uns nicht bewusst sind, dass wir planen. Als wir das letzte Mal mit unserem Partner essen waren, haben wir wahrscheinlich keine bewusste Projektplanung durchgeführt. Trotzdem ist unser Kopf einige bestimmte Schritte durchgegangen, um den Abend zu organisieren.

Irgendetwas hat uns dazu gebracht, über einen Abend mit unserem Partner nachzudenken, mag es Hunger gewesen sein oder der Wunsch, die Beziehung weiterzubringen. Was auch immer der Zweck war, dem dieser Abend dienen sollte, er führte dazu, dass wir mit der Planung begannen.

Auch wenn man nicht bewusst über sie nachgedacht hat, so gab es doch bestimmte Prinzipien, die für einen wichtig waren und die einem die Rahmenbedingungen vorgegeben haben: Welche Qualität soll das Essen haben und was darf es kosten? Wie lange muss man warten und wie gemütlich ist der Ort?

Nachdem man sich entschieden hatte, den Abend mit dem Partner zu verbringen, fing man direkt an sich vorzustellen, was man machen könnte und wie das aussehen würde, um den Zweck des Abends zu erfüllen. Man stellte sich das Lieblingsrestaurant vor und dachte über den guten Wein nach, den es dort gibt.

Sobald klar war, wie man den Abend verbringen wollte, fingen die Gedanken an, sich um die Umsetzung zu kümmern. Unser Hirn stellte eine Diskrepanz zwischen dem gewünschten Ausgang und dem aktuellen Zustand fest und fing automatisch an, die Lücken auszufüllen. Wir fragten uns, was die beste Zeit sei, wie voll das Restaurant sein würde und ob noch genug Benzin im Auto ist. Unser Hirn hat dabei die verschiedenen Aspekte des Abends nicht Schritt bei Schritt durchdacht, sondern sie sind uns willkürlich einer nach dem anderen eingefallen.

Sobald wir das Gefühl hatten, die wichtigsten Aspekte beieinander zu haben, fangen wir unbewusst an, diese zu organisieren. Wir bringen sie in Reihenfolge (wir checken zuerst, ob der Partner überhaupt Zeit hat, bevor wir den Tisch reservieren) und setzen Prioritäten (welche Restaurants mag der Partner am liebsten).

Wenn der Abend geplant ist beenden wir unseren Denkprozess, indem wir den nächsten Schritt festlegen und bei verfügbarer Zeit direkt angehen.

Das natürliche Planungsmodell

Zusammengefasst haben wir folgende Schritte zur Planung des Abends mit unserem Partner unternommen:

  1. Zweck und Prinzipien definiert
  2. Ausgang vorgestellt
  3. Brainstorming
  4. Organisiert
  5. Den nächsten Schritt identifiziert

Auch wenn wir uns wahrscheinlich nie wirklich bewusst waren, dass wir gerade einen dieser Schritte durchführen, so setzen wir sie doch immer wieder ein, wenn wir ein Vorhaben im Alltag voran bringen wollen.

Wenn wir uns diese Schritte bewusst machen und unsere Planung mit ihnen gezielter steuern, ohne uns einem Modell zu versklaven, können unsere ?Projekte? einen Produktivitätsschub bekommen, der uns fast keinen Zusatzaufwand kostet. Das Problem des natürlichen Planens ist, dass man erstmal lernen muss, es sich bewusst zu machen, wenn man gerade am Planen ist und dann alle Schritte durchzuführen.

Das natürliche Planungsmodell ist eines der am meisten vernachlässigten Prinzipien von GTD, obwohl es mit am leichtesten zu ?implementieren? ist. In den nächsten Artikeln werden wir uns jeden einzelnen Schritt des natürlichen Planungsmodells genauer ansehen. Entscheidend ist dabei, dass wir genau verstehen, worum es bei jedem Schritt geht, damit wir in der Praxis nicht mehr über sie nachdenken, sondern sie einfach durchführen können.

Kommentare

  • a. kramer

    15.06.07 (15:14:17)

    nice girl. copyright?

  • Peter Giesecke

    16.06.07 (10:18:16)

    http://www.istockphoto.com/file_closeup.php?id=000002415559

  • Anke

    13.03.11 (14:17:28)

    "In den nächsten Artikeln werden wir uns jeden einzelnen Schritt des natürlichen Planungsmodells genauer ansehen." Da harrt noch etwas seiner Vollendung. Schade, denn leider ist "das natürliche Planungsmodell [...] eines der am meisten vernachlässigten Prinzipien von GTD".

  • Gregor Gross

    14.03.11 (16:39:07)

    Hallo Anke, danke für den Hinweis. Da mich das Natürliche Planungsmodell besonders fasziniert, werde ich Deinen Vorschlag aufgreifen und in der nächsten Zeit was schreiben. Bis dahin kann ich Dir schon mal die Anfänge einer ähnlichen Serie auf meinem privaten Blog Denkpass empfehlen: http://denkpass.de/series/naturliche-projektplanung-nach-david-allen/

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