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29.04.09

GTD-Tools (VI): ThinkingRock

ThinkingRock ist eine schlanke, plattformübergreifend verfügbare und kostenlose GTD-Anwendung. Wir haben sie ausführlich getestet.

ThinkingRock wurde bereits mehrere Male von imgriff.com-Lesern in den Kommentaren lobend erwähnt, und auch ich habe meine Aufgaben einige Zeit damit verwaltet. Das Tool orientiert sich eng an "Getting Things Done" (GTD) und will ein "trusted system" für diese Methode sein, also genau das einfache, vertrauenswürdige System, das all die losen Enden, die einem sonst im Kopf herumschwirren, auffängt.

Es geht von einem "natürlichen Workflow" aus und bietet zahlreiche Optionen, um Aktionen zu erfassen, zu bearbeiten und zu filtern. Dadurch wird ThinkingRock zu einer mächtigen Anwendung, mit der man auch bei sehr umfangreichen To-Do-Listen schnell genau die Aufgaben auswählen kann, an denen man hier und jetzt arbeiten kann und möchte.

Der Willkommensbildschirm von ThinkingRock bildet den GTD-Workflow ab (anklicken für größere Ansicht)

Beim ersten Aufrufen der Anwendung sind zunächst Kontexte, optional "Topics" und Kriterien wie Zeitbedarf, Anspruch an körperliche oder geistige Energie sowie Prioritäten zu definieren. Die vorgegebenen Prioritäten ("must", "should", "would" und "could") möchte man vielleicht durch andere ersetzen, die Auswahl an Zeitspannen und Energiezuständen ist dagegen sinnvoll und sofort anwendbar. Vorgegebene Kontexte und "Topics" gibt es nicht.

Gedanken erfassen und organisieren

Hat man diese Vorarbeiten abgeschlossen, kann es ans Notieren von Gedanken ("Thoughts") gehen. Das erfolgt kurz und schmerzlos, ohne viele Optionen, lediglich einem "Topic" kann man die Ideen sofort zuordnen, und ein Notizfeld steht für Erläuterungen zur Verfügung. Erst im zweiten Schritt werden diese Ideen durchgearbeitet - und vor allem nach zwei Kriterien unterschieden: "actionable" für die Punkte, bei denen etwas zu tun ist, und "not actionable" für den Rest.

Das Durcharbeiten der Gedanken - hier die Ansicht für eine Aktion mit Termin (anklicken für größere Ansicht)Die "not actionable"-Kandidaten können entweder gleich wieder gelöscht werden (ratsam z.B. bei Ideen, die man sowieso nie umsetzen wird), als "reference items" für den späteren Gebrauch archiviert oder auf die "maybe/someday"-Liste verschoben werden. "Maybe/someday"-Aktionen erhalten ein "tickle date", einen Wiedervorlage-Termin also, zu dem die Aktionen erneut im Eingang erscheinen; so wird die "maybe/someday" Liste keine "Sankt Nimmerlein"-Liste.

Die "actionable"-Kandidaten können in vier Typen von Aktionen überführt werden:

  • Delegierte Aktionen (für die zumindest im ersten Schritt jemand anderes etwas tun muss)
  • Inaktive Aktionen (also solche, die noch nicht angegangen werden können, die aber auch nicht auf die maybe/someday-Liste gehören)
  • Geplante Aktionen (mit Termin)
  • Schnellstmöglich zu erledigende Aktionen ("do ASAP")

Besonders überzeugend sind dabei die ausgefeilten Optionen für wiederkehrende Aktionen, die auch Angaben wie "jeden zweiten Mittwoch im Monat" zulassen.

Projektverwaltungsoptionen

Eingearbeitet ist die Möglichkeit, Aktionen in Projekten zu organisieren, also eine Idee gleich im "process"-Schritt einem Projekt zuzuordnen oder eine Aktion bereits in diesem Schritt in ein Projekt zu verwandeln. Zusätzlich können Projekte in der "Projects"-Ansicht erstellt und bearbeitet werden; ein Projekt kann sich in beliebig viele und beliebig verschachtelte Unterprojekte aufteilen (Vorsicht, Verzettelungsgefahr!). Aufgaben oder Unterprojekte können auch per Drag & Drop neugeordnet werden. Etwas umständlich gestaltet es sich lediglich, eine einzelne Aktion nachträglich einem Projekt zuzuordnen oder in ein Projekt umzuwandeln: das ist nur über ein "reprocessing" machbar.

Die "review"-Funktionen schließlich gestatten, Aktionen nach Kriterien wie Kontext, topic, Zeitbedarf, Anspruch an geistige oder körperliche Fitness zu filtern und zu sortieren. Aktionen können jederzeit "reprocessed", also neu durchgearbeitet, und damit zum Beispiel auch auf die maybe/someday-Liste verschoben werden. In jedem Schritt können Aktionen mit Notizen versehen werden.

Die 'review actions'-Ansicht mit Filtern und einer erledigten Aufgabe

Ergänzt wird das Programm durch grundlegende, aber nette Import- und Exportfunktionen: Gedanken können - einer pro Zeile - in einer .txt-Datei notiert und später importiert oder Aktionen im ical-Format exportiert werden. Und für den Fall, dass man einmal eine gedruckte Projektübersicht oder To-Do-Liste braucht, gibt ThinkingRock verschiedene Reports im PDF-Format aus oder erstellt PocketMods.

Fazit

Mir gefallen an diesem Programm vor allem seine hohe Flexibilität, die plattformübergreifende Verfügbarkeit, die umfangreichen Filterfunktionen und - was ThinkingRock zum Beispiel von Remember the Milk abhebt - die Projektverwaltung. Angenehm aufgefallen ist mir auch die ausführliche Hilfe, die nicht nur technische Funktionen erklärt, sondern auch in den Gebrauch des Systems einweist.

Man muss übrigens die GTD-Methodologie nicht kennen, um aus ThinkingRock Nutzen zu ziehen, es funktioniert auch ohne dessen Prinzipien. Wie mit jedem mächtigen System kann man sich damit auch verzetteln; alles in allem ist ThinkingRock aber eine überzeugende Umsetzung von GTD in Software.

Das Tool ist als Freeware unter CDDL-Lizenz verfügbar. Eine kostenpflichtige Mitgliedschaft in der ThinkingRock-Community für 40 US-Dollar jährlich bietet die neuesten Funktionalitäten, bevorzugten Support, Betaversionen und Rabatte bei geplanten, kostenpflichtigen externen bzw. mobilen Anwendungen.

» ThinkingRock-Website

» Alle bisher getesteten GTD-Tools

Weitere GTD-Tools, die wir getestet haben:

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