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25.03.08Leser-Kommentare

Eine Galgenfrist für zu löschende E-Mails

Meine Mutter legt sich erst schlafen, wenn der Müll rausgebracht ist. Ich dagegen schalte den Rechner erst aus, wenn alle E-Mails aus dem Posteingang verschoben sind. Wohin aber nun mit den Mails, die nicht langfristig archiviert werden sollen, aber auch noch nicht gelöscht werden können? Ab damit in die Zwischenablage!

Alles sollte einen festen Platz haben. Das erleichtert das Wiederfinden und schafft Platz, um ohne Ablenkung arbeiten zu können. Für E-Mails ist dieser feste Platz in vielen Fällen der Papierkorb . Meine Ablage bleibt auf diese Weise jedenfalls rank und schlank. Auch das erleichtert das Wiederfinden.

Im Posteingang dürfen die E-Mails auch nicht liegen bleiben, Inbox Zero heißt dieses bekannte Prinzip. Vermieden werden sollen E-Mails, die in der Inbox Staub ansetzen. Denn: Aus zwei werden schnell vier, aus acht bald zwölf und dann schließlich Hunderte. Darunter mischen sich allmählich wichtige und dringende Angelegenheiten, und irgendwann bleibt einem nichts anderes mehr übrig, als den persönlichen E-Mail-Bankrott zu erklären.

Wohin mit der Online-Fahrkarte?

Einige Mails sind jedoch in einer Art Zwischenwelt gefangen: Man kann sie nicht wegwerfen, aber auch noch nicht archivieren. Wenn ich etwas online bestelle, bewahre ich etwa die Bestätigung der Bestellung auf, bis das Paket mit dem richtigen Inhalt eingetroffen und der richtige Betrag vom Konto abgebucht ist. Danach kann sie gelöscht werden. Dasselbe gilt so ähnlich auch für Online-Fahrkarten und digitale Lottoscheine.

Was ich nur auf Zeit behalten möchte, landet bei mir deshalb in der Zwischenablage. Das ist ein Ordner, der in meinem Fall sogar direkt hinter dem Spam-Ordner liegt. Dort schaut man auch nur bei Bedarf hinein. In der Regel löscht der Provider alle Spam-Mails, die älter als x Tage sind. Bei der Zwischenablage muss man dies selbst erledigen.

Einmal im Monat ausmisten

In meiner Wiedervorlage liegt deshalb zum Beginn eines neuen Monats die Erinnerung: Zwischenablage leeren. Manche Ebay-Bestellung flutet bis zu zehn E-Mails in die Zwischenablage, normalerweise finde ich dort aber insgesamt nicht mehr als zwanzig, dreißig vor. Nach dem Aussortieren verbleiben dort oft auch einige, die ich noch nicht löschen kann. Mehr als zehn sollten es meiner persönlichen Regel zufolge aber nicht sein.

Im Ganzen dauert dieser Vorgang keine fünf Minuten, durchgeführt einmal im Monat. Das Verschieben in die Zwischenablage geht schneller, als eine E-Mail in einen Unterordner zu verschieben oder alternativ zu taggen und zu archivieren.

Kommentare

  • Michael

    25.03.08 (19:33:29)

    Ich habe mir in meinem E-Mail Programme einen Ordner "Warten auf" angelegt. (siehe auch GTD) Dort packe ich solche Mails rein. E-Mails, wo ich Zweifel habe, ob ich die noch benötige oder nicht lege ich in einen Ordner "nach 90 Tagen löschen". In Thunderbird kann man Ordner so konfigurieren, das E-Mails die älter als 90 Tage sind automatisch gelöscht werden.

  • Jo

    26.03.08 (02:36:31)

    Ich halte das ehrlich gesagt für etwas überorganisiert. Welchen Grund gibt es, diese Mails zu löschen (mal abgesehen von Spam, Newslettern o.ä.)? Mein Mail-Programm (Apple Mail) hat aktuell ca. 5000 Mails in den Unterordnern. Klingt viel, aber dafür kann ich auch in 2 Sekunden mit dem richtigen Suchwort herausfinden, wo und wann ich irgendwelche defekte Hardware gekauft habe oder wann ich zuletzt Lotto gespielt habe. Und die verbrauchten 280 MB Platz auf der Platte sind wirklich zu verschmerzen.

  • Basti

    26.03.08 (07:08:07)

    Das verstehe ich nicht ganz. Nach GTD-Manier kommt doch jede Mail, die "actionable" ist auf eine Kontextliste, Aktionen, die erst in der Zukunft interessant werden (wie Dein Online-Ticket im Beitrag) kommen in den Tickler (Sandy ist hier mMn ein sehr guter Online-Dienst, siehe ). Wozu also noch einen neuen "Bucket" namens Zwischenablage?

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