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13.01.12

Aufgabenmanagement: Von Eisenhower lernen, heisst delegieren lernen

Die bekannte Eisenhower-Methode schlägt einfache Fragen vor, um die eigene Aufgabenliste zu sortieren: Was ist wichtig? Was ist dringend? Uns würde noch interessieren: Wo ist die App dazu?

Dwight D. Eisenhower war ein amerikanischer General und später Präsident. Man sagt ihm nach, er sei ein Meister des Zeitmanagements gewesen, eine Fähigkeit, die in seinen Funktionen sicherlich sehr wichtig war. Von den vielen Dingen, die Eisenhower tat, hat's nur ein einziges Diagramm bis zu uns geschafft. Warum das aber immens wichtig ist, zeigen wir euch jetzt.

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Eisenhower hat erkannt, dass dringliche Entscheidungen selten wirklich wichtig sind. Das hat ihn verlasst, sich Gedanken über die möglichen Kombinationen von «wichtig» und «dringlich» zu machen. Herausgekommen ist das bekannte Eisenhowersche Diagramm, in dem «wichtig» und «dringend» übereinander aufgetragen werden.

Eisenhower-Diagramm: Passt zu GTD?

Es ergeben sich die bekannten vier Quadranten. Der Einfachheit halber haben wir gleich noch mit eingemalt, was Du mit Aufgaben anstellst, nachdem Du sie ins Eisenhower-Diagramm einsortiert hast:

  • wichtig UND dringend: Sofort selber erledigen (kommt also auf die To-Do-Liste für heute)
  • wichtig, aber nicht dringend: Entscheiden, wann Du diese Aufgaben erledigen wirst (entweder mit Termin in der nächsten Zeit, oder einfach in Deine To-Do-Liste, aber als wichtig gekennzeichnet)
  • unwichtig, aber dringend: das sind die Aufgaben, die Du delegieren solltest (außer, Du hast heute absolut gar keine wichtigen Aufgaben vor Dir)
  • unwichtig, nicht dringend: Entweder gleich löschen oder in Deine Ablage einordnen unter Eines Tages/Vielleicht

 

Das ähnelt ein bisschen der Vorgehensweise, wie ich mit E-Mails umgehen will. Und genau wie dort solltest Du jede einzelne Aufgabe, bevor Du mit ihr anfängst, erstmal ins Eisenhower-Diagramm einordnen und entscheiden, was Du mit ihr tun willst: erledigen, in Deine To-Do-Liste aufnehmen, delegieren oder löschen.

Wichtig ist für uns nämlich, nicht immer nur zu warten, bis alle Aufgaben dringend werden. Manchmal ist es dann zu spät, sie hervorragend zu bewältigen - oder überhaupt hinzukriegen. Denn in dem Feld wichtig, aber nicht dringend liegen fast alle Deine strategisch langfristigen Entscheidungen. Das Eisenhower-Diagramm soll Dir also eigentlich helfen, Dich öfter den Aufgaben in diesem Feld zu widmen. Du sollst die Zeit finden, wichtige Aufgaben zu erledigen, bevor sie dringend werden.

Eisenhower an die Wand...

Eine Möglichkeit, das Eisenhower-Diagramm anzuwenden, wäre es auf eine A2-Blatt zu zeichnen, das Du Dir an die Wand heftest. Dann schreibst Du Deine Aufgaben auf Post-its, die Du entsprechend einordnest. Natürlich musst Du das Einordnen mindestens einmal pro Woche überprüfen. Dafür scheint es zweckmäßig, die Post-its mit End-Terminen zu versehen.

... und ins Netz!

Noch besser wäre es, wenn wir das als kleine Web- oder iPad-App aufziehen. Im Hintergrund das Eisenhower-Diagramm, vorne Deine Notizen, komplett mit Datum, Tags und Farben zur besseren Übersicht und zum Ein- und Ausblenden. Wer programmieren kann und Interesse hat, das gemeinsam aufzuziehen, soll sich in den Kommentaren verewigen. Geld holen wir uns über Crowd-Funding. Ob die App nützlich ist, testen wir während des Starts - logischerweise strukturieren wir unsere Arbeit auch mit Eisenhower!

Artikelbild: Tom Ray bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

 

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