13.01.12 06:05

, von Gregor Groß

Aufgabenmanagement: Von Eisenhower lernen, heisst delegieren lernen

Die bekannte Eisenhower-Methode schlägt einfache Fragen vor, um die eigene Aufgabenliste zu sortieren: Was ist wichtig? Was ist dringend? Uns würde noch interessieren: Wo ist die App dazu?

Dwight D. Eisenhower war ein amerikanischer General und später Präsident. Man sagt ihm nach, er sei ein Meister des Zeitmanagements gewesen, eine Fähigkeit, die in seinen Funktionen sicherlich sehr wichtig war. Von den vielen Dingen, die Eisenhower tat, hat's nur ein einziges Diagramm bis zu uns geschafft. Warum das aber immens wichtig ist, zeigen wir euch jetzt.

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Eisenhower hat erkannt, dass dringliche Entscheidungen selten wirklich wichtig sind. Das hat ihn verlasst, sich Gedanken über die möglichen Kombinationen von «wichtig» und «dringlich» zu machen. Herausgekommen ist das bekannte Eisenhowersche Diagramm, in dem «wichtig» und «dringend» übereinander aufgetragen werden.

Eisenhower-Diagramm: Passt zu GTD?

Es ergeben sich die bekannten vier Quadranten. Der Einfachheit halber haben wir gleich noch mit eingemalt, was Du mit Aufgaben anstellst, nachdem Du sie ins Eisenhower-Diagramm einsortiert hast:

  • wichtig UND dringend: Sofort selber erledigen (kommt also auf die To-Do-Liste für heute)
  • wichtig, aber nicht dringend: Entscheiden, wann Du diese Aufgaben erledigen wirst (entweder mit Termin in der nächsten Zeit, oder einfach in Deine To-Do-Liste, aber als wichtig gekennzeichnet)
  • unwichtig, aber dringend: das sind die Aufgaben, die Du delegieren solltest (außer, Du hast heute absolut gar keine wichtigen Aufgaben vor Dir)
  • unwichtig, nicht dringend: Entweder gleich löschen oder in Deine Ablage einordnen unter Eines Tages/Vielleicht

 

Das ähnelt ein bisschen der Vorgehensweise, wie ich mit E-Mails umgehen will. Und genau wie dort solltest Du jede einzelne Aufgabe, bevor Du mit ihr anfängst, erstmal ins Eisenhower-Diagramm einordnen und entscheiden, was Du mit ihr tun willst: erledigen, in Deine To-Do-Liste aufnehmen, delegieren oder löschen.

Wichtig ist für uns nämlich, nicht immer nur zu warten, bis alle Aufgaben dringend werden. Manchmal ist es dann zu spät, sie hervorragend zu bewältigen - oder überhaupt hinzukriegen. Denn in dem Feld wichtig, aber nicht dringend liegen fast alle Deine strategisch langfristigen Entscheidungen. Das Eisenhower-Diagramm soll Dir also eigentlich helfen, Dich öfter den Aufgaben in diesem Feld zu widmen. Du sollst die Zeit finden, wichtige Aufgaben zu erledigen, bevor sie dringend werden.

Eisenhower an die Wand...

Eine Möglichkeit, das Eisenhower-Diagramm anzuwenden, wäre es auf eine A2-Blatt zu zeichnen, das Du Dir an die Wand heftest. Dann schreibst Du Deine Aufgaben auf Post-its, die Du entsprechend einordnest. Natürlich musst Du das Einordnen mindestens einmal pro Woche überprüfen. Dafür scheint es zweckmäßig, die Post-its mit End-Terminen zu versehen.

... und ins Netz!

Noch besser wäre es, wenn wir das als kleine Web- oder iPad-App aufziehen. Im Hintergrund das Eisenhower-Diagramm, vorne Deine Notizen, komplett mit Datum, Tags und Farben zur besseren Übersicht und zum Ein- und Ausblenden. Wer programmieren kann und Interesse hat, das gemeinsam aufzuziehen, soll sich in den Kommentaren verewigen. Geld holen wir uns über Crowd-Funding. Ob die App nützlich ist, testen wir während des Starts - logischerweise strukturieren wir unsere Arbeit auch mit Eisenhower!

Artikelbild: Tom Ray bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

 

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Kommentare: Aufgabenmanagement: Von Eisenhower lernen, heisst delegieren lernen

Versuche selbst immer wieder (v.a. wenn alles drunter und drüber geht) nach Eisenhower zu organisieren. Wäre an online-App sehr interessiert (zB in API-Kombination m Producteev.com?)! Als Hobbyprogrammierer mit vielen andern Verpflichtungen habe ich leider zu wenig Zeit, das Tool selbst zu machen (sonst hätt ich mein diesbezügliches Excel-File schon lange in ein cleveres App verwandelt). Thx, wenn ihr das vorantreibt!

Diese Nachricht wurde von switzam am 13.01.12 (06:46:55) kommentiert.

Hallo, wie gefällt Euch diese App => http://www.toolblog.de/2011/08/eisenhower-fuer-das-ipad/ ? Gruß - Stephan vom Toolblog

Diese Nachricht wurde von Stephan am 13.01.12 (07:00:12) kommentiert.

http://www.appfluence.com/

Diese Nachricht wurde von HotuMatua am 13.01.12 (07:32:41) kommentiert.

Moin, für iOS gibt es diese App schon - sie heißt "Any to do". ;-)

Diese Nachricht wurde von bcgie am 13.01.12 (07:45:04) kommentiert.

Was mache ich mit dringenden, unwichtigen Themen, wenn ich niemanden zum Delegieren habe? :-(

Diese Nachricht wurde von rioja am 13.01.12 (13:19:31) kommentiert.

@ rioja: Das kommt darauf an. Sehr oft kommen Dringlichkeiten von außen, dann kommt es z.B. auf die Beziehung zu den entsprechenden Personen an - und indirekt dann z.B. darauf welche Ziele du mit diesem Kontakt verfolgst wenn man mal von einer rein rationalen Sicht ausgeht. In dem genannten App fehlt mir nach erstem ansehen vor allem eins: die Integration in bestehende Tools. Schon wieder muss der Benutzer sein komplettes System auf ein völlig neues Werkzeug umstellen oder alternativ alles doppelt verwalten. Wie wärs denn damit z.B. das Werkzeug zwischen die Kanbantool-API und die Google-Kalender-API einzuspannen? Das reduziert nebenbei die Anzahl der Features für die man das Rad neu erfinden muss. (Und erlaubt vielleicht endlich mal eine wirklich effiziente Nutzung von manchen solcher Insel-Tools.) Falls ihr einer ähnlichen Meinungs seid (und ich dieses Feature nicht einfach übersehen habe) würde ich mich zur Mitarbeit melden. Für iPhone/iPad hab ich bisher noch nichts entwickelt, aber zu Android- und Webentwicklung könnte ich evtl. etwas beitragen.

Diese Nachricht wurde von Martin L. am 13.01.12 (23:48:24) kommentiert.

Das ist ein wichtiger Punkt, dieses Einfügen in die bestehende Tool-Welt. Die sieht bei jedem anders aus, was das deutlich verkompliziert. Unser Eisenhower-Tool würde dann aus den Infos, die es über die jeweiligen APIs bezieht, eine Eisenhower-Ansicht bieten. Wenn die Aufgaben in Kanban mit Wichtig oder sogar Prioritäten getaggt sind, und darüber hinaus sogar einen Endtermin haben, können wir das automatisch in Eisenhower einordnen. Wenn ein User eine Aufgabe verschiebt, können wir die Wichtigkeit ändern und nach einem neuen Termin fragen / auf den Widerspruch beim Termin hinweisen. Wenn ein Termin näher rückt, sickert die Aufgabe von links nach rechts über unser Eisenhower-Diagramm. OK. Wegen Kanban und GoogleCal klingt das für mich ERSTMAL nach Web-App. Die laufen ja auch auf Android/iPhone. Im 2. Schritt könnte man dann die Smartphone-Portierung starten. Ich würde sagen, das klingt immer noch nach einer guten Idee. Gedanken müssen wir uns noch über das Geschäftsmodell machen: wie kriegen wir es hin, dass der Aufwand entschädigt wird? Jetzt kommt das Wichtigste in einem neuen Projekt: wir müssen irgendwie den ersten Schritt aufs Ziel machen. Wer Interesse hat, zumindest zu schauen, ob und wie wir weiter kommen, sollte mir bitte ein Mail an meine Blogwerk-Adresse schicken! Das geht indem Du auf meinen Namen klickst!

Diese Nachricht wurde von Gregor Gross am 14.01.12 (10:29:29) kommentiert.

So eine App gab (gibt) es schon: Ich denke da an Agendus von Iambic für Palm. Ja, ich weiß, Palm war gestern. Aber es zeigt mir wieder einmal, dass der technische Fortschritt immer auch wieder Rückschritt bedeutet. Software - oder heute Apps - werden immer weiter verfeinert und verbessert. Und schwupps kommt ein neues Betriebssystem oder eine neue Hardware und der sich organisierende Mensch fängt von vorne an. Ich bin mal gespannt, wann es wieder eine "App" geben wird, die Kalender, Aufgaben, Kontakte und Notizen mit einander verbindet.

Diese Nachricht wurde von Manfred am 14.01.12 (12:15:00) kommentiert.

@rioja, das ist einer der Gründe, warum das mit dem Eisenhower in der Regel nicht funktioniert.

Diese Nachricht wurde von Stephan am 15.01.12 (09:16:07) kommentiert.

Bin immer auf der Suche nach guten Ideen für Apps, die ich programmieren könnte, aber hier war ich mir sicher, dass es so etwas sicherlich schon gibt. Und in den vorherigen Kommentaren wurden ja tatsächlich ein Paar gute Beispiele genannt.

Diese Nachricht wurde von Johannes am 15.01.12 (09:19:00) kommentiert.

Hallo Gregor,, schöner Artikel ;-) Ich habe auch mal über die Eisenhower-Methode in meinem Blog "Das Unternehmerhandbuch geschrieben + ich wende dieses Prinzip tatsächlich erfolgreich an (http://www.das-unternehmerhandbuch.de/2011/08/04/todo-or-not-aufgaben-planen-und-auch-erledigen/). Manchmal muss man einfach Dinge sein lassen... Viele Grüße aus Köln Heike

Diese Nachricht wurde von Heike am 15.01.12 (20:22:42) kommentiert.

Danke für das Lob, Heike. @Johannes: nur weil es das schon gibt, heisst das nicht, dass es sinnlos ist. Vor Google gab's Altavista oder wie die hiessen - und heute weiß es kaum noch jemand. Der First Mover ist nicht immer der Gewinner. Ick sach ja nur.

Diese Nachricht wurde von Gregor Gross am 16.01.12 (08:20:26) kommentiert.

Für Android gibt es nun übrigens eine Zusatz-App, die auf Basis der genialen und bekannten Aufgaben-App ASTRID die Aufgaben in einer Eisenhower-Matrix darstellt: "Astrid IKE": https://market.android.com/details?id=de.chkal.astrid.ike Damit sind alle umfangreichen Features von Astrid nutzbar - und gleichzeitig die sortierte Ansicht nach Eisenhower. Läuft bei mir einwandfrei!

Diese Nachricht wurde von Jens am 18.01.12 (12:01:52) kommentiert.

Kennt ihr Eisenhower.me schon? Haben bisher nur eine Web-App, aber laut Facebook Fanpage ist die iPhone-App in der Mache. Ziemlich simpel gemacht, aber für meine Zwecke ausreichend.

Diese Nachricht wurde von Nikolaj am 12.02.12 (22:39:47) kommentiert.

Hey - ich hab auch ne super Idee für neApp. Irgdwie soll die so genau die Musik spielen, die mir gefällt, aber die ich noch nicht kenne, so wie im Radio bei meiner Lieblingsradiosendung. Das wäre siche ne totale Scxhau! Wir finanzieren das dann mit Krautfunding und teilen uns den Gewinn! Wer kann denn progarmmieren? Bitte nur echte Könner melden!

Diese Nachricht wurde von Hans am 17.02.12 (08:09:47) kommentiert.

Danke, Hans, für diesen Kommentar. Du bist anscheinend im Internet derjenige, der für die Scherze verantwortlich ist. Ein Glücksfall für alle Blogs weltweit, dass es Leute wie Dich gibt.

Diese Nachricht wurde von Gregor Gross am 17.02.12 (08:38:40) kommentiert.

So und als Info für Leute wie den hauptberuflichen Internet-Komiker Hans und all die anderen, die bei solchen Ideen immer gleich sagen "Gibt's schon": Auf VentureVillage wird über ein Startup berichtet, dessen neue App "Eisenhower" heisst: http://venturevillage.eu/stop-looking-for-a-technical-co-founder Ich sage das ja nur, damit hier alle folgendes verstehen: Wenn es eine Idee schon gibt, heisst das nicht, dass sie wertlos ist. Der First Mover Advantage ist schon lange ein Mythos - der Second Mover, der die Fehler des First Mover ausbessert, hat's oft bedeutend besser. Aber das nur am Rande.

Diese Nachricht wurde von Gregor Gross am 22.05.12 (08:01:12) kommentiert.

Hallo Gregor, leider ist de App noch nicht online - hätte mich echt interessiert, wie die das umgesetzt haben... Sonnige Grüße aus Köln Heike

Diese Nachricht wurde von Heike Lorenz am 22.05.12 (12:22:02) kommentiert.

Eisenhower-Software

Hallo zusammen,

ich weiß, der Artikel ist schon etwas älter, aber da hier über die Erstellung einer Software-Lösung gesprochen wurde, wollte ich kurz darauf hinweisen, dass es eine bereits gibt ;-)

Zu finden hier: https://www.tasksonsteroids.com/lifequadrants

Schöne Grüße
Chris

Diese Nachricht wurde von Chris am 26.04.15 (11:21:00) kommentiert.
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