Das E-Mail-Marketing ist seit Jahren ein äußerst beliebter Kanal im Direktmarketing. Das ist nicht verwunderlich – es ist äußerst effektiv bei vergleichsweise geringen Kosten und niedrigem Aufwand. Durch Newsletter können Unternehmen Kunden, Mitarbeiter und andere Kontakte schnell und unkompliziert erreichen. Beim Erstellen und Versenden der E-Mails gibt es allerdings einige Fallstricke, die vermieden werden sollten – sonst landen die Newsletter direkt im Spam-Ordner.

Grundsätzliches: Was ist ein Newsletter und wofür kann er genutzt werden?

Jeder Unternehmer, der ein Produkt oder ein Projekt vermarkten möchte, muss zunächst intensives Selbstmarketing betreiben . Ein Newsletter – eine E-Mail, die in regelmäßigen Abständen erscheint – ist eine von vielen Möglichkeiten, dies zu tun. Es gibt eine Vielzahl möglicher Anwendungsgebiete, darunter Blogs, die regelmäßig Updates herausgeben, oder Online-Shops, die auf ihre Angebote aufmerksam machen. In Ihrem Unternehmen können Sie auf diese Weise Neukundenakquise betreiben, wichtige Informationen weiterleiten oder relevanten Input an Geschäftspartner versenden. Neben der enormen Kostenersparnis im Vergleich zu Printmedien ist die Schnelligkeit des Mediums ein großer Pluspunkt. Zudem bietet es diverse Interaktionsmöglichkeiten, wenn Sie Facebook, Instagram oder andere Social-Media-Kanäle direkt verlinken. Dadurch, dass Newsletter jederzeit auch unterwegs auf dem Smartphone aufgerufen und gelesen werden können, ist nicht zuletzt eine große Flexibilität gegeben.

Der Start: Was braucht es für erfolgreiches E-Mail-Marketing?

Die fertigen Serienmails zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Kunden zu versenden, kann schnell aufwendig und unübersichtlich werden. Um den Prozess zu vereinfachen, bietet sich die Investition in eine Bulk-Mail-Software an. Mit solch einem Tool lassen sich einfach Massen-Mails versenden. Steht die Technik, braucht es passende Empfängerlisten, an die man den Newsletter schicken wird. Dabei müssen Sie beachten, dass es rechtlich untersagt ist, ungefragt E-Mails zu verschicken. Vorab müssen Sie eine Einwilligung der Empfänger einholen. Das funktioniert entweder über ein Kontaktformular oder einen Anmeldeprozess. Oft ist es auch lohnend, das Interesse bereits bestehender Kontakte abzufragen. Damit das Interesse der Abonnenten auch über die ersten Newsletter hinaus bestehen bleibt, gilt es, den Inhalt spannend und zielgruppenorientiert zu gestalten. Dazu sollten Sie Ihre Zielgruppe definieren und klären, was genau Sie bei dieser erreichen wollen. Gestalten Sie darauf aufbauend den Inhalt kurz und prägnant. Der Großteil der Leser wird nicht viel Zeit haben, lange Texte in aller Ausführlichkeit zu studieren. Strukturieren Sie Ihren Text anhand von Überschriften so, dass Leser schnell zu relevanten Punkten springen können.

Fast geschafft: Das Versenden des Newsletters

Sie haben die richtige Software ausgewählt, die Empfängerlisten erstellt, die E-Mail geschrieben. Nun kommt es auf den richtigen Zeitpunkt an, um den Newsletter in die Welt zu entlassen. Was häufig unterschätzt wird: Eine eingängige und überzeugende Betreffzeile. Die Betreffzeile ist das Aushängeschild Ihres Newsletters und beeinflusst stark, ob die E-Mail überhaupt geöffnet wird. Wählen Sie also einen Text, der kurz andeutet, worum es im Weiteren gehen soll, und der die Neugier weckt. Bevor Sie dann auf „Senden“ klicken, führen Sie einige letzte Tests durch. Schicken Sie sich den Newsletter einmal selbst und öffnen Sie ihn auf einem mobilen Gerät, um die Darstellung zu prüfen. Kontrollieren Sie Verlinkungen und Rechtschreibung. Führen Sie einen Spam-Test durch. Zuletzt entscheiden Sie sich für eine Uhrzeit und einen Versandtag, die an die zuvor definierte Zielgruppe angepasst sind. Handelt es sich um B2B-Kunden („Business to Business“), sind diese tendenziell werktags zwischen 9 und 18 Uhr erreichbar. Endverbraucher hingegen kontaktieren Sie besser abends oder am Wochenende. Grundsätzlich sind Montage und Freitage eher schwierige Pflaster. Montags besteht das Risiko, dass Ihre E-Mail in einer Flut anderer Nachrichten untergeht, die sich über das Wochenende angesammelt haben. Freitags machen Mitarbeiter häufig etwas früher Feierabend und sind dann im Büro nicht mehr erreichbar. Um den perfekten Versandtag herauszufinden, lohnt es sich, bei interaktionsfreudigen Zielgruppen direktes Feedback einzuholen. Letztlich werden Sie verschiedene Zeitpunkte und Formen ausprobieren müssen, um das Newsletter-Marketing optimal für sich zu nutzen.