Abrechnungsmodelle für Projektzeiten im Vergleich: Treffen Sie die richtige Wahl

Autor: Kunigunde Leitner

Die Abrechnung von Projektzeiten ist oft komplexer, als viele Unternehmen zunächst annehmen. Während der eine noch verzweifelt in Excel-Tabellen herumklickt und sich fragt, wo diese drei Stunden am Dienstag geblieben sind, hat die andere bereits ein System, das praktisch von selbst läuft.

Falls Sie gerade zu Ersteren gehören – keine Sorge. Wir waren alle schon mal da. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Abrechnungsmodelle es gibt, welches Modell zu welchem Unternehmen passt und warum eine exakte Projektzeiterfassung in jedem Fall unerlässlich ist.

1. Abrechnungsmodelle für Projektzeiten im Überblick

1.1 Stundenbasierte Abrechnung

Für wen ist dieses Modell geeignet? Beratungsunternehmen, Agenturen, Dienstleister mit variablen Projektumfängen.

Wie funktioniert's? Geleistete Stunden werden mit einem vereinbarten Stundensatz multipliziert.

Beispiel: Ein IT-Berater berechnet 100 €/Stunde. Bei 20 Stunden ergibt das 2.000 €.

Vorteile:

• Direkte Nachvollziehbarkeit
• Maximale Transparenz für Kund:innen

Nachteile:

• Ineffizienzen werden direkt weitergegeben
• Potenzial für Diskussionen über Aufwand und Arbeitszeit

1.2 Pauschalpreise

Für wen ist dieses Modell geeignet? Unternehmen mit klar definierbaren Leistungen oder Standardprodukten wie zum Beispiel Webagenturen.

Wie funktioniert's? Ein fixer Preis für ein definiertes Projekt.

Beispiel: Eine Website kostet pauschal 6.500 €, Sonderwünsche werden extra abgerechnet.

Vorteile:

•  Klare Kostenplanung = Planungssicherheit für Kunden
•  Potenzial zur Effizienzsteigerung

Nachteile:

•  Risiko von Fehlkalkulationen
•  Eingeschränkte Flexibilität bei Änderungen, die beispielsweise durch unklare Anforderungen nötig werden

1.3 Hybrid-Modelle

Für wen ist dieses Modell geeignet? Komplexe, langfristige Projekte oder kombinierte Leistungen.

Wie funktioniert's? Mischung aus Pauschale für Standards und Stundenabrechnung für Zusatzleistungen.

Beispiel: Eine Kanzlei bietet Pauschalen für Standardverfahren, komplexe Fälle werden nach Zeitaufwand abgerechnet.

Vorteile:

•  Hohe Flexibilität und Transparenz
•  Gute Planbarkeit und Reaktionsmöglichkeiten auf neue Anforderungen

Nachteile:

•  Höherer Verwaltungsaufwand

1.4 Stundenkontingente

Für wen geeignet? Beratungen, Support- oder IT-Dienstleister mit laufendem Betreuungsbedarf.

Wie funktioniert's? Kund:innen erwerben z. B. 100 Stunden im Voraus, die flexibel abgerufen werden können.

Vorteile:

•  Planbare Budgets
•  Flexible Einsatzmöglichkeit

Nachteile:

•  Exakte Zeiterfassung ist essentiell, um Leistung korrekt abzurechnen

Expertentipp!

Gerade für Dienstleistungsunternehmen mit Stundenkontingenten ist es essentiell, die Arbeitszeit präzise zu erfassen. Nur wenn die Mitarbeiter alle geleisteten Arbeitsstunden dokumentieren, können Sie als Unternehmen sicherstellen, dass Sie keine unvergüteten Zeiten verschenken!

Unabhängig vom gewählten Abrechnungsmodell ist eine präzise Erfassung der Projektzeiten entscheidend – und das aus mehreren Gründen:

Wirtschaftlichkeit bewerten

• Künftige Angebote realistisch kalkulieren
• Nur wer weiß, wie viel Zeit wirklich in ein Projekt geflossen ist, kann beurteilen, ob es wirtschaftlich war.
• Reale Zeitdaten helfen, zukünftige Pauschalen marktgerecht und gewinnbringend anzusetzen.

Förderungen & Leistungsnachweise

Bei Förderprojekten ist ein lückenloser Leistungsnachweis oft Voraussetzung für die Auszahlung. Ohne verlässliche Zeiterfassung wird es hier schnell heikel.

Interne Kostenrechnung & Transparenz

Auch nicht verrechenbare Zeiten (z. B. Meetings, Korrekturschleifen) sollten dokumentiert werden. So machen Sie den vollen Projektaufwand sichtbar und behalten den Überblick darüber, wie viele Stunden in Summe an einem Auftrag gearbeitet wurden und wie viele davon tatsächlich Geld bringen. Das unterstützt die interne Budgetierung und das Projektcontrolling.

Hier finden Sie hilfreiche Praxistipps, effiziente Methoden und weiterführende Informationen zum Thema Projektzeit abrechnen.

Effiziente Projektzeiterfassung gelingt am besten mit digitalen Tools – mobil wie stationär. Die wichtigsten Vorteile:

• Mobil buchbar: Externe Projektbeteiligte (z. B. freie Berater) können direkt Zeiten auf Projekte erfassen.
• Erinnerungen & Automatismen: Helfen, nichts zu vergessen.
• Intuitive Oberflächen: Erhöhen die Akzeptanz im Team.
• Übersichtliche Auswertungen: Unterstützen die Projektleitung und das Controlling.

Wichtig!
Nicht zu kleinteilig erfassen! Eine pragmatische, praxisnahe Struktur mit wenigen klaren Kategorien ist besser als ein überladenes System.

Wie kann ich verhindern, dass Projektzeiten vergessen werden?

Setzen Sie auf mobile Zeiterfassung per App und automatische Erinnerungen. Viele Teams führen auch kurze Daily-Standups ein, in denen die Zeitbuchungen vom Vortag kurz abgeglichen werden. Je zeitnaher die Erfassung erfolgt, desto genauer wird sie. 

Eine Faustregel: Nie länger als 24 Stunden warten.

Was tun, wenn ein Projekt das Budget überschreitet?

Frühzeitig kommunizieren! Wenn sich ein Mehraufwand abzeichnet, informieren Sie den Kunden zeitnah über Budgetabweichungen und erläutern Sie die Grüne. Meist lassen sich in einem offenen Gespräch Lösungen finden - sei es durch Anpassung des Projektumfangs oder Nachverhandlung des Budgets. 

Wichtig: Dokumentieren Sie alle Änderungen schriftlich.