Den Mitarbeitern den Arbeitsalltag vereinfachen – Tipps und Ideen

Im Arbeitsalltag können hinsichtlich der Aufgabenstellungen einige Herausforderungen auf die Mitarbeiter warten. Umso wichtiger ist es, dass sie in einem entspannten Umfeld arbeiten und möglichst wenig weitere Hürden bewältigen müssen. Was können Arbeitgeber unternehmen, um den Alltag ihrer Angestellten so umfangreich wie möglich zu vereinfachen?

Welche Vorteile hat ein einfacher Arbeitsalltag?

Um zu sehen, welche positiven Auswirkungen die Vereinfachung des Arbeitsalltages haben kann, können sich Arbeitgeber zunächst die entsprechenden Vorteile bewusst machen. Dabei gibt es Effekte für den Betrieb sowie für die Mitarbeiter.

Vorteile für den Betrieb

Der Betrieb profitiert zunächst von einer höheren Produktivität. Je einfacher der Arbeitsalltag den Angestellten fällt, desto mehr können sie in der gegebenen Zeit umsetzen. Gleichzeitig steigt die Qualität der Arbeit.

Im Ergebnis bedeutet das für das Unternehmen höhere Umsätze und zufriedenere Kunden. Darüber hinaus fällt es sicherlich deutlich leichter, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, wenn sie merken, dass dem Unternehmen etwas an ihrem Wohlbefinden im Alltag gelegen ist.

Positive Effekte für Arbeitnehmer

Für die Mitarbeiter ist genau dieses Wohlbefinden der erste positive Effekt. Wenn sie das Gefühl haben, ihre Tätigkeit gut meistern zu können, kommen sie gerne zur Arbeit. Zudem entstehen durch die Quantität und Qualität Erfolgserlebnisse, die einmal mehr motivierend wirken.

Durch die Erleichterung der Arbeit bleibt außerdem manchmal mehr Zeit für das Privatleben, was einer gesunden Work-Life-Balance zuträglich ist. Das liegt vor allem daran, dass sich aufgrund der Effizienz Überstunden vermeiden lassen. Ein geringeres Stresslevel kann außerdem dazu beitragen, dass die Angestellten seltener krank sind. Dies wiederum hat eine höhere Lebensqualität zur Folge.

Ansprechpartner und Organisation

Ein erster Schritt, der den Arbeitsalltag erleichtern kann, ist ein Blick auf die Ansprechpartner sowie die Organisation. Je weniger die Mitarbeiter in diesen Bereichen selbst übernehmen müssen, desto besser.

Ansprechpartner im Unternehmen und Hierarchie

Im Arbeitsalltag tauchen immer wieder Probleme und Fragestellungen auf, die die Mitarbeiter einer Firma nicht alleine lösen können. Das ist völlig normal und sicherlich in nahezu jedem Job der Fall.

Wichtig ist, dass sie in solchen Momenten ein ausreichendes Maß an zuverlässiger und vor allem schneller Unterstützung bekommen. Hierfür sollten im besten Fall jeweils mehrere Ansprechpartner festgelegt werden, die in einem solchen Fall leicht zu erreichen sind. Das spart einiges an Zeit und Aufwand und hilft dabei, den Workflow beizubehalten.

Bei diesen Zielen können außerdem flache Hierarchien hilfreich sein. Wenn die Führungsetage für die Mitarbeiter bei gewissen Fragen leicht ansprechbar ist, lassen sich ein oder mehrere Zwischenschritte vermeiden, was einmal mehr Zeit und Aufwand spart.

Organisation und Bürokratie

Des Weiteren fallen für jeden Mitarbeiter hin und wieder organisatorische Aufgaben an. Das kann die eigene Arbeit, aber auch andere Faktoren des Alltags betreffen, die in einem Zusammenhang mit dem Betrieb stehen.

Je mehr den Mitarbeitern in diesen Bereichen abgenommen wird, desto umfangreicher können sie sich auf den Hauptteil ihrer Arbeit konzentrieren. Das gilt natürlich nur dann, wenn sie nicht selbst in der Verwaltung des Betriebes arbeiten und diese Tätigkeiten ihr spezifisches Aufgabengebiet darstellen.

Die Firmenräumlichkeiten

Darüber hinaus kann eine sinnvolle Gestaltung der Firmenräumlichkeiten den Alltag deutlich vereinfachen. Gleiches gilt bei einem Blick auf das Betriebsgelände und die Infrastruktur in der direkten Umgebung.

Ausstattung der Räumlichkeiten

Eine gut durchdachte Ausstattung der Firmenräumlichkeiten kann den Arbeitsalltag auf verschiedene Arten deutlich erleichtern. Bei der Planung und Gestaltung sollte die Geschäftsleitung allen voran drei Ziele im Auge behalten:

• das Ermöglichen eines problemlosen Workflows,
• ein hohes Maß an Komfort
• sowie eine Zeitersparnis hinsichtlich des privaten Alltags der Mitarbeiter.

Ein problemloser Workflow lässt sich durch moderne und funktionstüchtige Arbeitsgeräte ermöglichen. Im Büro betrifft das vor allem die Hardware und Software, bei anderen Tätigkeiten die genutzten Maschinen.

Komfort wiederum lässt sich gerade im Büro durch die Stühle und Tische erzielen. Im besten Fall sollten sie leicht verstellbar (beim Tisch zum Beispiel elektronisch) und ergonomisch auf die Anforderungen des jeweiligen Mitarbeiters anpassbar sein. Passende Lichtverhältnisse tragen ebenfalls zu einem hohen Maß an Komfort und Wohlbefinden bei.

Darüber hinaus besteht die Option, eine gewisse Zeitersparnis zu ermöglichen. Das ist mit einer betriebseigenen Küche und Fitnessgeräten umsetzbar – also Maßnahmen, die zum Bereich der Benefits zählen. Bei der Auswahl der Immobilie kann außerdem berücksichtigt werden, ob es in der Region Einkaufsmöglichkeiten und einen Imbiss für die Mittagspause gibt.

Außenbereich der Firma und Infrastruktur

Ebenfalls wichtig ist die Wahl des Objekts mit einem Blick auf den Außenbereich. Eine große Erleichterung für Mitarbeiter ist es, wenn sie täglich sicher einen Parkplatz vorfinden. Das kann einigen Stress am Morgen ersparen.

Im Netz finden sich einige Informationen dazu, wie solche Parkplätze gestaltet sein können bzw. sollten. Oftmals gibt es Vorgaben der Verwaltung vor Ort, wie viele Parkplätze zur Verfügung gestellt werden müssen.

In Leimen im Rhein-Neckar-Kreis benötigen Büro- und Verwaltungsgebäude mindestens einen Platz pro 30 bis 40 Quadratmeter Büronutzfläche. Je nach Vorgaben kann es allerdings sinnvoll sein, mehr Parkplätze als nötig zur Verfügung zu stellen.

Zudem besteht die Option, den Außenbereich so zu gestalten, dass er im Sommer als gemütlicher Aufenthaltsort für die Mitarbeiter dient. Bepflanzung, Stühle und Tische tragen dazu bei, bei warmen Temperaturen eine entspannte Mittagspause an der frischen Luft erleben zu können.

Darüber hinaus kann bei der Auswahl des Objektes darauf geachtet werden, dass in der direkten Umgebung eine gute Verkehrsinfrastruktur besteht. In diesem Zusammenhang sind vor allem öffentliche Transportmittel wichtig, gerade für die Personen, die nicht mit dem Auto zur Arbeit fahren.

Flexibilität in verschiedenen Bereichen

Ein weiterer Faktor, der den Mitarbeitern den Alltag deutlich erleichtern kann, ist eine Flexibilität des Arbeitnehmers in verschiedenen Bereichen. Dazu zählen unter anderem:

• die Arbeitszeiten
• sowie die Aufgabenzuteilung.

Flexible Arbeitszeiten für mehr Produktivität

Flexible Arbeitszeiten haben vor allem Vorteile hinsichtlich der Produktivität. So können die Angestellten ihre Tätigkeit bis zu einem gewissen Grad auf ihre innere Uhr abstimmen. Frühaufsteher nutzen die hohe Energie, die sie am morgen mitbringen.

Wer eher später am Tag mehr leisten kann, beginnt entsprechend mit der Arbeit. Gleichermaßen bringt dieses Modell Vorteile mit sich, wenn der Angestellte sich um die Kinderbetreuung kümmern muss. Gerade aufgrund des hohen Mangels an Kitaplätzen  in Deutschland ist dies für viele Arbeitnehmer mit Familie ein wichtiges Thema.

Natürlich sollten dabei Kernarbeitszeiten bestehen, um zu gewährleisten, dass die Kommunikation und die Organisation im Betrieb weiter reibungslos laufen können. Für Interessierte gibt es eine Übersicht über die gängigen Modelle hinsichtlich der flexiblen Arbeitszeiten.

Flexibilität bei der Aufgabenzuteilung

Eine Flexibilität bei der Aufgabenverteilung ist ebenfalls hilfreich. Womöglich gibt es in der Firma ein Projekt, für das ein bestimmter Mitarbeiter nicht vorgesehen war, aber ein großes Interesse am entsprechenden Thema zeigt.

Sofern er das nötige Know-how mitbringt, kann überlegt werden, die Planung noch einmal zu ändern. Diese Idee folgt dem grundsätzlichen Prinzip, den Angestellten möglichst genau die Aufgaben zu übertragen, für die sie eine wirkliche Leidenschaft haben. Die Arbeit fällt damit deutlich leichter und ist meist produktiver.

Erleichterungen für den Workflow im Home-Office

Immer mehr Menschen möchten im Home-Office arbeiten. Nicht wenige Betriebe bieten ihren Angestellten die Möglichkeit, zumindest einen Teil der wöchentlichen Arbeitszeit hier zu verbringen.

Wichtig sind in diesem Zusammenhang vor allem die genutzten Tools. Die Software sollte modern und leicht bedienbar sein. Je praktikabler sie im Alltag für den Angestellten ist, desto weniger Zeit muss darauf aufgewendet werden, sich mit potenziellen Herausforderungen zu beschäftigen. Darüber hinaus sollte die IT-Abteilung des Unternehmens gut erreichbar sein, falls mit den Tools Probleme oder Störungen auftreten, die einer Lösung bedürfen.

Zudem kann es hilfreich sein, den Mitarbeitern Schulungen zum Thema Home-Office zu ermöglichen. Hierbei kann es um Themen wie die Organisation oder den Workflow in den eigenen vier Wänden gehen.

Fazit:

Unternehmen haben viele Möglichkeiten, den Arbeitnehmern ihren Alltag zu erleichtern und damit zu einer höheren Produktivität und Zufriedenheit beizutragen. Zunächst spielen dabei eine sinnvolle Organisation sowie Ansprechpartner für verschiedene Problemsituationen eine Rolle. Darüber hinaus kann die Gestaltung und Ausstattung der Firmenräume den Workflow verbessern. Eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten und Interessen der Mitarbeiter ist ebenfalls von Bedeutung. Schlussendlich kann eine umfangreiche Unterstützung im Homeoffice zu einer höheren Effizienz sowie zu mehr Zufriedenheit beitragen.