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Trennung von Privat- und Geschäftsausgaben - nicht nur für gestandene Unternehmer wichtig

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Vor allem Einzelunternehmer trennen private und geschäftliche Finanzen selten strikt. Aber auch viele Existenzgründer lassen zumindest in der Anfangszeit sämtliche geschäftlichen und privaten Ausgaben und Einnahmen über ein Konto laufen. Diese Praxis kann den Geschäftsalltag jedoch erschweren.

Getrennte Konten von Anfang an

Ab einer bestimmten Umsatz- bzw. Gewinnhöhe besteht ohnehin Buchführungspflicht (vgl. § 141 Abs. 1 Abgabenordnung), dann sind getrennte Konten zwingend notwendig. Existenzgründern - ob als Einzelunternehmen oder GbR - ist prinzipiell zur Trennung von Privat- und Geschäftskonto zu raten, mehr dazu lesen Sie hier. Die Umsatz- und Gewinnkalkulation gestaltet sich einfacher und auch die Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater geht schneller von der Hand. Nicht zuletzt ist es nicht besonders angenehm, dem Finanzamt Einblick in die private Lebensführung zu gewähren, weil die Kontoauszüge sowohl Geschäfts- als auch private Zahlungen aufweisen.

Ordnungsgemäße Kontoführung ist Pflicht

Um einen Überblick darüber zu erhalten, was eigentlich alles zu den geschäftlichen Ausgaben gehört, ist es sinnvoll, sich möglichst früh mit Buchführung und Steuerrecht zu beschäftigen. Denn zu den Ausgaben gehören längst nicht nur die Kosten für Arbeitsmittel, Marketing und Büroräume. Manche Aufwendungen lassen sich nicht eindeutig dem privaten oder geschäftlichen Bereich zuordnen. Dazu zählt zum Beispiel die Abrechnung für das auch privat genutzte Handy oder die Stromrechnung, weil der überwiegende Teil der Arbeit am PC zu Hause erledigt wird.

Es erhöht die Transparenz erheblich, wenn sämtliche geschäftlichen Zahlungen über ein separates Konto laufen. So lässt sich bei einer Steuerprüfung im Zweifelsfall schnell nachweisen, dass die in der Steuererklärung angegebenen Aufwendungen tatsächlich geschäftlicher Art sind. Auch verlangen die "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung", dass sämtliche Buchungen klar und übersichtlich erfolgen, mehr dazu finden Sie im Debitoor Lexikon. Sie müssen sich eindeutig den entsprechenden Geschäftsvorfällen zuordnen lassen - beispielsweise Honorarzahlung, Einkauf von Büromaterial oder Miete für das Büro.

Kundentreue kann sich auszahlen

Allerdings bieten Banken ihre Geschäftskonten - anders als Girokonten - sehr selten gebührenfrei an. Immerhin wirken sich die Kontoführungsgebühren steuermindernd aus, da sie zu den Betriebsausgaben zählen. Die meisten Existenzgründer wenden sich für die Eröffnung eines Geschäftskontos an ihre Hausbank, bei der sie auch das private Girokonto führen. Sofern die Konditionen akzeptabel sind, ist dagegen nichts einzuwenden. Langjährige Kunden genießen zudem oft besondere Konditionen. Wer seine Bonität und gute Zahlungsmoral seit vielen Jahren unter Beweis stellt, bekommt beispielsweise eher eine hochwertige Kreditkarte wie eine Mastercard Platinum als ein ambitionierter, aber gänzlich unbekannter Jungunternehmer. Und eine geschäftliche Kreditkarte lohnt sich: Zum einen gilt ihr Einsatz als sehr sicher, zum anderen sind Kreditkartenabrechnungen übersichtlich aufgeschlüsselt, was die Buchführung erheblich vereinfacht. Wie die Abrechnung je nach Kreditkartentyp genau erfolgt und worauf Kartenbesitzer achten sollten, erläutert ausführlich dieser Artikel der Naspa.

Bedarf kennen, Leistungen vergleichen

Wer allerdings auf Leistungen wert legt, die das Geschäftskonto der Hausbank nicht bietet, oder sehr preisbewusst ist, sollte sich verschiedene Kontenmodelle anschauen und für ihre Bewertung folgende Kriterien heranziehen:

  • Gibt es ein Kontingent an kostenfreien Buchungen? - Viele Banken stellen Ãœberweisungen von einem Geschäftskonto einzeln in Rechnung.
  • Wird das Konto ab einem bestimmten monatlichen Mindesteingang gebührenfrei geführt?
  • Welche Kosten fallen für weitere Leistungen an? - Dieser Aspekt ist nicht unwesentlich; Existenzgründer sollten auf einen möglichst niedrigen Mindesteingang achten, da sich die Umsätze in der Anfangszeit kaum kalkulieren lassen.
  • Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner oder wird das Konto vollständig online geführt?
  • Sind Bezahlkarten wie Giro- und Kreditkarte inklusive? - Wer für sämtliche geschäftlichen Ausgaben konsequent die Karten des Geschäftskontos verwendet, kommt gar nicht erst in die Situation, private und berufsbezogene Ausgaben auseinanderdividieren zu müssen.
  • Sind Bargeldabhebungen kostenfrei, auch im Ausland? - Dieser Punkt ist für Selbstständige und Unternehmer wichtig, die international tätig sind und öfter Geschäftsreisen ins Ausland unternehmen.

In der Regel wird es schwer sein, eine Bank zu finden, die alle genannten Ansprüche erfüllt. Deshalb ist es für Existenzgründer wichtig, vorab eine Bestandsaufnahme zu machen: Wie viele Ausgaben werden monatlich anfallen? In welcher Höhe? Mit welchem Mindesteingang ist ungefähr zu rechnen? Welche Leistungen sind unverzichtbar, welche optional? Der anschließende Vergleich sollte sich sowohl auf Direktbanken als auch auf Filialbanken erstrecken - mitunter überraschen traditionelle Finanzinstitute nämlich mit sehr kundenfreundlichen Konditionen.

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