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Was muss ich bei der Umstellung beachten?

Ländergrenzen verlieren an Bedeutung – Waren und Dienstleistungen werden in ganz Europa erworben und bezahlt. Bisher waren Auslandsüberweisungen teuer und oft fehlerhaft. Das ändert sich zum 1. Februar 2014 mit SEPA.

Was muss ich grundsätzlich bei der Umstellung beachten?

Ergänzen Sie ihre Stammdaten in der Buchhaltung zu IBAN und BIC. Fordern Sie von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Vermieter, Versicherungen diese Daten an. Damit können Sie schon jetzt beginnen. Prüfen Sie die Kontoauszüge, damit Sie keine regelmäßige Zahlung vergessen. Neu Kunden sollten bereits mit den neuen Daten angelegt werden.

Geben Sie auch am besten schon jetzt auf Rechnungen und Formularen die Bankverbindung zusätzlich mit IBAN und BIC an. Denken Sie an neues Briefpapier mit diesen Angaben.

Sollten Sie eine Buchungssoftware oder eine Zahlungsverkehrssoftware nutzen, fragen Sie bei dem Hersteller nach wann und wie die Umstellung erfolgt. Auch die Banken haben unterschiedliche Vorgehensweisen, z.B. werden einzelne Kreditinstitute Sammelüberweisungen nicht mehr unterstützen. Sprechen Sie mit Ihrer Bank. Hier bekommen Sie auch ausführliche Informationen über SEPA.

Bei Überweisungen und Kartenzahlungen ändert sich nicht viel. Bei der Lastschrift gibt es viele Neuerungen.

Checkliste für die Umstellung:

Organisation:

• Verantwortlichen benennen
• Zeitplan erstellen

EDV-Systeme:

• in welche Datenbanken, Systeme, Anwendung sind die SEPA-Datenelemente einzufügen
• Konvertierung der bisherigen Kundendaten oder Erfragen beim Kunden
• Verwendungszweck bei Zahlungsverkehr auf 140 Zeichen anpassen
• Erfüllt vorhandene Software die neuen Anforderungen

Geschäftspapiere:

• Angabe der IBAN, BIC auf allen Geschäftspapieren (Rechnung, Mahnung, Briefpapier)
• Neuen Zahlungscheine (Vordrucke) beschaffen

Umstellung auf SEPA Überweisung

Umstellung auf SEPA-Lastschrift

• Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und in Stammdaten hinterlegen
• Bestehende Abbuchungsaufträge prüfen, welches Verfahren genutzt werden soll
• Nutzung von SEPA-Lastschriftmandaten statt der bisherige Einzugsermächtigung
• Mustervordrucke/-texte für Lastschriftverfahren erstellen
• Weiterleitung und Vorlage der Daten unter Beachtung der neuen Vorlagefristen

Umstellung bei Kartenzahlung für Händler

Ist das Terminal für die Kartenzahlung ausgerüstet für SEPA? Benötigt wird ein EMV-fähiges POS-Terminal. Dies ist bereits bei vielen Händlern für die Abwicklung von electronic cash-Zahlungen im Einsatz.