1. Überblick über die Einkaufsartikel

Die erste Aufgabe bei der Beurteilung des Einkaufs ist es, sich einen Überblick über die Einkaufsartikel zu verschaffen. Das gelingt am besten mit der ABC-Analyse. Damit lassen sich die Prioritäten leicht erkennen und man verhindert, dass man sich verzettelt.

2. Kostenprobleme

Die Frage, ob die Einkaufskosten in Summe „richtig“ sind oder vielleicht doch zu hoch, lässt sich am besten dadurch beantworten, dass man zu jedem Einkaufsteil, in jedem Fall aber für jeden A- und B-Artikel einen Angebotsvergleich erstellt. Damit wird schnell deutlich, wo die Kostenprobleme liegen.

3. Lieferantenbeurteilung

Ergänzend zum Angebotsvergleich ist die Durchführung einer Lieferantenbeurteilung ein unverzichtbares Instrument zur Beurteilung von Kriterien außerhalb der Konditionenebene. Das gilt sowohl für die Stammlieferanten wie auch für die Lieferanten, die hinter den Alternativangeboten stehen. Ein solches Punkte-Bewertungssystem wird einmal erarbeitet und kann dann gewichtet und den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.

4. Anzahl der Artikel

Oft stellt sich bei der Prüfung der einzelnen Artikelgruppen heraus, dass die Anzahl der Artikel aus unterschiedlichen Gründen stark gestiegen ist. Das kann systembedingt sein, weil sich auch das Produktportfolio verändert hat. Das kann aber auch daran liegen, dass man „jeden“ Wunsch der Arbeitsvorbereitung oder der Produktion erfüllt hat und eine ganze Reihe von mehr oder weniger gleichartigen Teilen vorhanden ist.

5. Plattformstrategie

In diesem Zusammenhang sollte auch geprüft werden, ob eine Plattformstrategie möglich ist. Es macht keinen Sinn, mit jedem Produkt das Rad neu erfinden zu wollen. Insofern ist es sinnvoll und vor allem Kosten sparend, Produktplattformen zu generieren.

6. Lieferantenbündelung

Im Zuge der Analyse der Artikelrange und der Lieferanten muss auch geprüft werden, ob Lieferantenbündelungen möglich sind. Die Reduzierung von Lieferanten bzw. die Umschichtung und Umverteilung der Einkaufsartikel auf eine reduzierte Zahl von leistungsfähigen Lieferanten spart Kosten in der Einkaufsverwaltung, im Bestellwesen und schafft vor allem die Möglichkeit, bei höheren Umsätzen pro Lieferanten die Konditionen anzupassen.

7. Abteilungsinterne Kosten 

Eine Überprüfung der abteilungsinternen Kosten (Personal etc.), des Einkaufs bzw. die Entwicklung der Kosten geben einen wichtigen Hinweis auf mögliche Einsparpotenziale, vor allem dann, wenn die Kosten trotz stagnierenden Umsatzes bzw. Absatzes gestiegen sind. Daran anknüpfend ist eine Prüfung der Stellen bzw. der Aufgaben der Mitarbeiter sinnvoll.

8. Aufgabenverteilung

Wer ist für welche Artikel in der Abteilung zuständig? Berücksichtigt die Aufgabenverteilung die Möglichkeit zu übergreifenden Bestellungen bzw. der Bündelung von Lieferanten? Wenn nicht, dann muss das System überdacht werden.

9. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Wie gestalten sich die Schnittstellen zu den „Nutzern“, also zu jenen Abteilungen, für die der Einkauf tätig ist (Arbeitsvorbereitung, Entwicklung, Produktion)? Gibt es eine Einbindung des Einkaufs bei der Erstellung von Anforderungsprofilen für neue Artikel? Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in diesem Bereich hilft Kosten zu sparen und schafft eine ganzheitliche Denkweise.

10. Das Ziel die Einheit

Ziel sollte es sein, mittelfristig den Einkauf zu einer strategisch denkenden und handelnden Einheit zu machen, die abteilungsübergreifend agiert und alle Möglichkeiten – von der Konditionenebene bis zur Marktbeobachtung und dem Aufbau von Wertschöpfungsketten – zum Wohle des Unternehmens nutzt.