Journalisten die Arbeit erleichtern

Der perfekte Pressebereich: Zwölf Tipps und fünf Tabus

Bevor ein Redakteur zum Telefonhörer greift, holt er sich erste Informationen über ein Unternehmen oder eine Person aus dem Netz. Somit ist das Internet für Journalisten das Rechercheinstrument erster Wahl. Darum ist es unumgänglich, dass auf der Unternehmenswebsite umfassende und aktuelle Informationen stehen. Wenn Sie wollen, dass Journalisten über Sie und Ihr Unternehmen berichten, müssen Sie die Hürde senken, an diese Informationen zu kommen. Daher ist es sinnvoll, einen professionellen Pressebereich zu haben. Das ist übrigens gar nicht so schwer. Denn die meisten Informationen werden Ihnen schon vorliegen. Sie müssen sie nur entsprechend aufbereiten, strukturieren und ins Netz stellen. Hier bekommen Sie zwölf Tipps für einen perfekten Pressebereich – und fünf Tabus.

Ein Beitrag von Ulf-Hendrik Schrader

Zwölf Tipps…

1) Der Pressebereich muss direkt von der Startseite aus erreichbar sein. Wenn Journalisten erst suchen müssen, verlassen viele von ihnen die Seiten und suchen sich ihre Informationen woanders. Im schlechtesten Fall ist das bei Ihrer Konkurrenz.

2) Klare Strukturen erleichtern die Arbeit bzw. das Auffinden bestimmter Artikel. Daher sollten in einem guten Pressebereich folgende Inhalte vorhanden sein:

Aktuelle Pressemeldungen
Aktuelle Daten + Zahlen über das Unternehmen
Geschichte des Unternehmens
Fotos
Archiv
Pressespiegel – was berichten andere über Sie?
Kontakt bzw. Ansprechpartner

3) Ordnen Sie die Pressemitteilungen immer chronologisch – die aktuellste Meldung steht an erster Stelle. Selbstverständlich ist jede Pressemitteilung mit einem Datum versehen, am besten schon im Titel.

4) Außerdem sollte der Titel eine eindeutige Überschrift sein, aus der der Journalist sofort entnehmen kann, was er zu lesen bekommt. Lyrik oder zu viel Kreativität ist hier fehl am Platz, der Journalist soll auf den ersten Blick einordnen können, was ihn erwartet. Neben dem Erscheinungsdatum (siehe Punkt 3) kann auch eine kurze Zusammenfassung für die Recherche sehr hilfreich sein.

5) Bieten Sie alle Meldungen immer auch als PDF und Word-Datei an. Die Formate kann sich der Journalist abspeichern, ohne die Meldung nochmals konvertieren zu müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Meldung dann automatisch im Corporate Design Ihrer Firma vorliegt.

6) Um eine fundierte Geschichte schreiben zu können, ist eine gründliche Hintergrundrecherche für den Journalisten unerlässlich. Deshalb gehören auf jeden Fall auch die Kerndaten des Unternehmens, online und als Factsheet zum Ausdrucken, in einen guten Pressebereich.

7) Die Bereitstellung von Geschäfts- und Umweltberichten des Unternehmens sowie eventuell wichtige Reden des Managements werten jeden Pressebereich auf.

8) Eine gut geführte Bilddatenbank erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Berichterstattung immens. Denn keine Zeitung, kein Magazin und auch kein Onlinebericht kann heutzutage auf Bilder und Infografiken verzichten. Unabdingbar dafür sind eine druckfähige Auflösung, sowie eindeutige Titel, Bildbeschreibung und Datum für die Fotos und Grafiken. Aus einer Studie, die wir gemeinsam mit der FH Hannover durchgeführt haben, wissen wir, dass 300dpi, JPG sowie RGB die bevorzugten Formate sind. Selbstredend sollten die Bilder zur lizenzfreien Weiterverwertung sein. Vergessen Sie nicht, die Bilder mit einem Copyrighthinweis sowie IPTC-Daten zu versehen!

9) Bieten Sie dem Journalisten die Möglichkeit, sich mittels Formular in den Presseverteiler einzutragen. Wenn in Ihrem Unternehmen sehr viel passiert und kommuniziert wird, lohnt sich ergänzend auch die Einrichtung eines RSS-Feeds, der im Pressebereich abonniert werden kann.

10) Erklären Sie Begriffe aus Ihrem Bereich bzw. Unternehmen – ein Glossar mit weiterführenden Links kommt immer gut an.

11) Kontaktdaten müssen sofort gefunden werden. Am besten steht auf jeder Seite ein Container, so dass Name, Telefon, E-Mail, Xing, Google+ und der Twitteraccount des jeweiligen Ansprechpartners ersichtlich sind.

12) Ein schönes Extra ist das Unternehmensblog. Wenn sich in Ihrem Unternehmen viel ereignet und Sie gerne aus ungewohnter Perspektive darüber berichten wollen, dann lohnt es sich, über die Einrichtung eines Blogs nachzudenken. Allerdings müssen Sie bedenken, dass in einem Blog auch regelmäßig etwas passieren muss – und das bedeutet Arbeit.

Übrigens: Wenn Sie eine digitale Pressemappe anbieten, erleichtern Sie dem Journalisten seine Arbeit erheblich. Denn so muss er sich nicht alles selber zusammenstellen oder sogar per Post anfordern.

… und fünf Tabus

1) Ein versteckter Pressekontakt. Wenn der Journalist Sie nicht sofort auf der Website findet, landet er entweder in der Telefonzentrale – oder verlässt die Seite wieder ohne Informationen.

2) Geschlossene Pressebereiche, für die man sich anmelden muss, sind ein absolutes Desaster. Allenfalls überragend bedeutende Großunternehmen können sich das leisten. Wollen Sie kommunizieren oder haben Sie etwas zu verstecken? Einzige Ausnahme: Wenn es um sensible Daten geht, können Sie diese natürlich nur angemeldeten Journalisten zugänglich machen.

3) Veraltete oder schlecht aufbereitete Informationen. Wenn Sie die Informationen über Ihr Unternehmen nicht ständig auf den neuesten Stand bringen können oder lediglich lieblos ins Netz stellen, dann sollten Sie lieber auf einen Pressebereich verzichten.

4) Undatiertes Material. Ein Datum bei den Informationen sowie die Möglichkeit sie herunterzuladen sind ebenso unerlässlich.

5) Veröffentlichungen ohne Nutzungsrechte. Wenn Sie im Pressespiegel Veröffentlichungen oder Berichte einbinden, müssen Sie sich hierfür die Nutzungsrechte vom Urheber beziehungsweise dem Verlag eingeholt haben. Alles andere ist nicht nur schlechter Stil, sondern illegal.

Fazit

Ein gut geführter Pressebereich ist auf Dauer unerlässlich. Er adelt Ihr Unternehmen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass über Sie berichtet wird. Außerdem spricht es sich unter Journalisten schnell herum, wenn man bei einem Unternehmen unkompliziert gute und belastbare Informationen bekommt. Doch wenn Sie keinen perfekten Pressebereich gewährleisten können, dann sollten Sie lieber komplett darauf verzichten. Denn auch ein schlechter Ruf verbreitet sich schnell – und bleibt häufig hartnäckiger in den Köpfen der Menschen.

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Über den Autor

Ulf-Hendrik Schrader ist geschäftsführender Gesellschafter der Aufgesang Public Relations GmbH, einer unter anderem auf digitale Wirtschaft spezialisierten Top 5 PR-Agentur in Niedersachsen. Zuvor war er Leiter E-Commerce eines Webhosting-Unternehmens, Inhaber einer Internetagentur sowie Lehrbeauftragter im Studiengang Public Relations an der FH Hannover. Er ist Herausgeber des Online-PR-Newsletters mit rund 5.000 Empfänger sowie Mitveranstalter des ConventionCamps. Als aktives Mitglied engagiert er sich in diversen Wirtschaftsverbänden für eine zeitgemäße Öffentlichkeitsarbeit und die Stärkung des Mittelstands – unter anderem als Leiter des Kompetenzteams Marketingkommunikation im Bundesverband Mittelständische Wirtschaft (BVMW) der Metropolregion Hannover.

Ulf-Hendrik Schrader
Braunstraße 6A
D 30169 Hannover
Tel. +49 511 923 999 -10
Fax: +49 511 923 999 -79
E-Mail: schrader@prdienst.de
Web: http://www.prdienst.de

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