Kurz zusammengefasst handelt es sich bei einem smart POS um ein Kassensystem, mit dem Händler oder Gastronomiebetriebe schnell und kostengünstig mobile Zahlungen über ihr Smartphone oder ihren Tablet-PC abwickeln können. Die Technologie ist speziell für kleinste und kleine Händler oder Dienstleister gedacht, die sich aus verschiedenen Gründen bislang gegen die herkömmliche Kartenzahlung entschieden haben. Mit einem smart POS können jetzt auch Händler, die täglich nur wenige Transaktionen haben, ihren Kunden das Bezahlen mit der Girocard anbieten. Dadurch verbessert sich der Kundenservice ganz entscheidend. Zudem eröffnen sich den Händlern mehr Umsatzmöglichkeit bei sinkendem Bargeldbestand in der Kasse. In immer mehr Geschäften lösen POS-Kassensysteme, also Point-of-Sale-Kassensysteme, die klassischen Registrierkassen ab. Die Kassensysteme bieten zusätzliche Features beispielsweise für betriebswirtschaftliche Auswertungen und Analysen. Doch was sind genau die Unterschiede zwischen Registrierkassen und Point-of-Sale-Kassensystemen? Was ist die bessere Wahl?

Die klassische Registrierkasse – was zeichnet sie aus?

Die Geschichte der Registrierkasse geht zurück bis in das Jahr 1879. Damals hat James Ritty die erste mechanische Registrierkasse zum Patent in den USA angemeldet. In vielen kleinen Läden auf der ganzen Welt waren diese Kassen lange Zeit Standard. Sogar heute sind sie noch in vielen Geschäften zu finden, vor allem in Läden, die überwiegend mit Barzahlung arbeiten. Es handelt sich dabei heute um elektronische Kassen, die Barzahlungen aufzeichnen, also registrieren. Die Kassen haben normalerweise folgende Ausstattung:

• Belegdrucker
• Tastenfeld
• Display
• Bargeld-Schublade

Sie ist ein Werkzeug, mit dem die Händler Zahlungen direkt an der Kassentheke abwickeln. Sie sind nicht mit einem Kassensystem verbunden.

Ein modernes Kassensystem hat wesentlich mehr Funktionen als eine einfache Registrierkasse. Die All-in-one-Systeme bestehen aus verschiedenen Hardware-Komponenten, die alle miteinander verbunden sind. Es hat:

• Belegdrucker
• Touchscreendisplay
• Barcode-Scanner
• Bargeldschublade
• Kartenlesegerät

Für ein funktionierendes Kassensystem ist eine Kassensoftware notwendig, die mit den verschiedenen Geräten zusammenarbeitet, wie beispielsweise das Kassensystem von SumUp. Mobile Kassensysteme sind für verschiedene Branchen geeignet, für die Gastronomie, für kleine und mittelgroße Einzelhandelsbetriebe genauso wie für Friseur- oder Kosmetiksalons. Das System ist TSE-konform und erfüllt damit die Bedingungen der Kassensicherungs-Verordnung (KassenSichV).

Was moderne Kassensysteme können

In ein modernes Kassensystem sind zahlreiche zusätzliche Funktionen integriert, wie Berichtsfunktionen, Lagerverwaltungsfunktionen, ein CRM-System (Customer Relationship Management) und Marketingtools. Sie sind nützlich Allround-Talente, die die Unternehmen in ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Sie zeigen Kundendaten an, erstellen Verkaufsstatistiken und liefern Bestandsinformationen.

POS bedeutet Point of Sale. Für den Händler ist das der Ort, an dem der Verkauf stattfindet. Im allgemeinen Sprachgebraucht ist der Point of Sales der Ort, an dem der Händler seine Produkte anbietet und der Kunde direkten Kontakt mit der Ware hat. Der Point of Sale kann das Geschäft sein, die Kasse oder ein Regal. Er ist die Schnittstelle von Händler und Kunde, an dem Interaktionen stattfinden.

Im modernen Geschäftsleben sind Hard- und Software wichtige Elemente. Doch nicht jedes Unternehmen muss gleich umfangreich damit ausgestattet sein. Manchmal genügt eine einfache Registrierkasse noch immer. Das gilt insbesondere, wenn ein Geschäft ein kleines Sortiment mit weniger als 1.000 Artikeln hat. Eine Registrierkasse ist ausreichend, wenn es nur darum geht, die Zahlungsein- und -ausgänge zu dokumentieren und Bargeld in der Kasse zu verwahren. Weitere Arbeiten, wie beispieslweise die Bestands- oder Personalverwaltung, erfolgen weiterhin manuell.

Handelt es sich bei einem Unternehmen um ein komplexes Geschäft oder ein großes Restaurant, sind moderne Kassensysteme eine große Hilfe bei der täglichen Arbeit. Automatisierte Geschäftsprozesse helfen dabei, Zeit zu sparen, weil weniger manuelle Arbeiten anfallen. Außerdem unterstützen moderne Kassensysteme den Verkauf mit detaillierten Analysen und Trendberechnungen. Im Rahmen des Digitalpakts unterstützt die Bundesregierung Unternehmen mit einem Zuschuss bei der Anschaffung eines modernen Kassensystems. Was für das jeweilige Unternehmen besser ist, eine Registrierkasse oder ein Kassensystem, hängt vor allem davon ab, welche Funktionen gewünscht sind. Mit einem Kassensystem werden alltägliche Geschäftsabläufe erleichtert.

Fazit: Die immer weiter fortschreitende Digitalisierung verändert den Geschäftsalltag, nicht nur in großen, sondern auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Digitale Geschäftsprozesse laufen schneller ab und sind effektiver, so auch die modernen Kassensysteme. Dabei bleibt bei diesen Systemen die Abwicklung von Zahlungen noch immer die wichtigste Funktion, wie bei einer Registrierkasse auch. Darüber hinaus übernehmen sie noch zahlreiche weitere Funktionen, die eng mit Zahlungstransaktionen verbunden sind, wie das Zählen der Lagerbestände, automatische Aktualisierung der Lagerbestandszahlen, Echtzeitberichte bei Verkäufen oder auch die Personalverwaltung.

Moderne Point-of-Sales-Systeme sind mit nützlichen Tools ausgestattet, die die Unternehmen in ihrer Arbeit unterstützen. Dadurch fallen einige manuelle Arbeiten und die Unternehmen sparen Zeit ein, die sie für andere Aufgaben aufwenden können. Analysen unterstützen dabei, Verkaufsförderugnsmaßnahmen zu entwickeln. Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen lassen sicht mit wenigen Klicks direkt am POS oder am PC erstellen, um sie anschließend schnell und einfach an den Kunden per E-Mail zu verschicken. Erstellte Berichte, wie die Tages-, Monats- oder Jahresberichte, lassen sich einfach exportieren.

All diese Funktionen sind möglich, weil die modernen Kassensysteme vernetzbar sind. In einem Kassensystem ist quasi die Registrierkasse mit weiteren Peripherie-Geräten vernetzt, wie Tablets, Bildschirm, Scanner, Drucker, Touchpads oder mobile Bestellterminals.