Digitale Zeiterfassung in Unternehmen – das spricht für eine Implementierung
Damit Unternehmen auf dem Markt bestehen und sich gegen ihre Konkurrenz durchsetzen können, müssen sie eine Reihe von Maßnahmen treffen, um effiziente Prozesse zu gewährleisten. An dieser Stelle gilt es unter anderem die digitale Zeiterfassung zu nennen. Bei der digitalen Zeiterfassung werden die Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeiten von Mitarbeitern erfasst, analysiert und verwaltet. Wie Unternehmen davon profitieren, möchten wir uns hier anschauen.
Geringere Kosten
Wie andere Investitionen in die digitale Transformation eines Unternehmens ist auch die Implementierung eines elektronischen Zeiterfassungssystems mit anfänglichen Kosten verbunden. Diese Kosten amortisieren sich jedoch schnell, da entsprechende Systeme langfristig zu einer höheren Effizienz und damit einhergehend Kosteneinsparungen führen.
Höhere Effizienz
Mit einem System für digitale Zeiterfassung wie factorialhr.de läuft die Zeiterfassung um einiges effizienter ab. Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter oder Personalverantwortliche nicht mehr alle Daten manuell eingeben und kontrollieren müssen. Generell werden nahezu alle Prozesse automatisiert, was sowohl die Fehleranfälligkeit als auch den Zeitaufwand reduziert.
Leichtere Datenanalyse
Ein großer Vorteil der digitalen Zeiterfassung ist die Möglichkeit, Daten von Mitarbeitern zu sammeln. Diese Daten können anschließend genutzt werden, um personelle Ressourcen besser zu verwalten und eine höhere Produktivität zu erzielen. Allerdings ist aufgrund der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wichtig, erst die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen. Erst dann können ihre Daten erfasst und für Unternehmenszwecke genutzt werden. Ohne ausdrückliche Zustimmung verstoßen Unternehmen gegen geltendes Recht. Das kann in einem Bußgeld resultieren.
Mehr Transparenz
Streitigkeiten wegen Arbeitszeiten sind keine Seltenheit. Es kommt immer wieder zu Zwischenfällen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten, da beispielsweise Überstunden falsch berechnet wurden. Solche Missverständnisse lassen sich durch die Implementierung eines digitalen Zeiterfassungssystems vermeiden, da es zu mehr Transparenz beiträgt. Mitarbeiter können sich sicher sein, dass alle Zeiten korrekt berechnet wurden. Zudem haben sie die Möglichkeit, jederzeit einen Blick auf die Arbeitszeiten zu werfen. So sehen sie direkt, wie lange sie gearbeitet haben und wie viele Überstunden ihnen berechnet wurden. Ferner wissen sie Bescheid über ihre Urlaubsansprüche. Besagte Urlaubsansprüche können sie im Regelfall auch direkt über das Zeiterfassungssystem beantragen.
Unterstützung diverser Arbeitszeitmodelle
Im Zuge der Digitalisierung hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert, was sich zum Beispiel durch das Aufkommen neuer Arbeitszeitmodelle wie dem Homeoffice äußert. Diese Arbeitszeitmodelle sollten selbstverständlich in die Zeiterfassung des Unternehmens integriert werden. Bei einem manuellen System ist das gegebenenfalls mit einem hohen Aufwand verbunden. Bei digitalen Zeiterfassungssystemen besteht dieses Problem normalerweise nicht, da der Funktionsumfang von modernen Lösungen die unterschiedlichsten Arbeitszeitmodelle unterstützt. Damit eignen sich die Softwares auch für Unternehmen, die mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen arbeiten. Zumal es möglich ist, Zeiterfassungssysteme in andere Unternehmenssysteme wie Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Projektmanagement zu integrieren. Infolgedessen gehen sie mit einer hohen Flexibilität einher.
Vereinfachte Compliance
Eine erfolgreiche Unternehmensführung ist nur möglich, wenn sie im Rahmen der rechtlichen Rahmenbedingungen erfolgt. Im Hinblick auf die Zeiterfassung bedeutet das, dass sich Unternehmen an Arbeitszeitvorschriften und vergleichbare Gesetze halten müssen. Die Einhaltung dieser Gesetze wird durch digitale Zeiterfassungssysteme erleichtert. Sie haben schließlich Funktionen, die genau darauf abzielen, darunter automatische Berichte zu Abwesenheiten, Überstunden und Urlaubsansprüchen.
