Zu oft fallen uns Ideen ein, kommt Post in unsere Heime, Papierkram auf unsere Bürotische, Telefonnummern und Termine werden uns gegeben, während wir gerade auf dem Sprung sind - und all das verschwindet oder wird vergessen oder landet in einer Schublade; und ward niemals wieder gesehen.
Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick
Das Problem ist, dass wir kein System haben, um all die Informationen, Dokumente, Emails und sonstigen Inputs, die in unser Leben dringen, zu sammeln und systematisch zu sortieren.
Um dieses Problem anzugehen, werden wir versuchen, uns einen Platz zu schaffen für alles, was in unser Leben tritt. Und wir werden uns angewöhnen, Dinge sofort niederzuschreiben, anstatt uns auf unseren Kopf zu verlassen. Denn der hat die Angewohnheit, genau das zu vergessen, was wir gerade brauchen.
Die Gewohnheit des Sammelns ist einfach: Lege eine geringe Zahl an Orten fest, an denen Du Informationen, Dokumente und ähnliches sammelst und deponierst, und behalte dieses System von "Inboxes" bei.
Für gesammelten Papierkram solltest Du eine feste Stelle auf oder neben Deinem Schreibtisch haben, besser als ein einfacher Stapel ist dafür ein Posteingangskorb geeignet. Lege nie ein Papierstück in einer Schublade ab oder nutze ein Post-it irgendwo auf Deinem Schreibtisch oder häufe eingehende Post woanders als in Deiner Inbox an. Das ist Dein Platz, an dem Du die Dinge sammelst, und dabei musst Du bleiben.
Wenn Dein Schreibtisch nicht sowieso zuhause steht, solltest Du auch dort eine entsprechende Inbox haben, in der Du alle Post, Telefonnachrichten und anderen Papierkram sammelst, damit nichts mehr verloren geht.
Versuche, nur einen Account für Emails zu haben, um die Verwirrung mehrerer Posteingangsordner zu vermeiden. Vielleicht hast Du online noch einen ganzen Haufen weiterer Accounts mit Posteingängen, die Du selbst gar nicht als eine Inbox wahrnimmst - Myspace oder Facebook, Foren und andere Orte, an denen Du Nachrichten bekommst. Das sind alles Eingangsorte, die Du in irgendeiner Weise handhaben musst. Je weniger Du davon hast, umso besser. Wenn Weiterleitungen möglich sind, nutze sie.
Wie wir all diese Eingangsorte bearbeiten und leeren, behandeln wir im nächsten Kapitel (der Gewohnheit "Durcharbeiten"). Für den Augenblick genügt es, wenn Du Dir all Deiner Inboxes bewusst wirst und versuchst, alle eingehenden Inputs dort zu sammeln.
Dein Notizbuch
Schauen wir uns noch eine besondere Inbox an: Dein Tool zum Sammeln und Festhalten Deiner Ideen, Notizen, aller Informationen, die Du unterwegs erhältst, zu erledigender Aufgaben und Beschlüsse aus Meetings. Kurz: Zum Fixieren von allem, das nicht in schriftlicher oder anderweitig aufgezeichneter Form in Dein Leben tritt.
Bis jetzt hast Du Dich zum Erinnern an diese Dinge wahrscheinlich auf Deinen Kopf verlassen, und vielleicht hast Du sie einer To-Do-Liste hinzugefügt, wenn du zurück am Schreibtisch warst. Unglücklicherweise ist Dein Kopf ein sehr unausgereiftes Tool. Er vergisst Dinge genau dann, wenn Du sie brauchen könntest, und denkt an sie, wenn Du gerade nichts damit anfangen kannst.
Darum werden wir es uns zur Angewohnheit machen, alles aus dem Kopf heraus und in schriftliche Form zu bringen. Trage dafür immer (immer, immer, immer) ein kleines Notizbuch bei Dir (oder welches Tool auch immer am besten für Dich funktioniert), und notiere darin umgehend alle Aufgaben, Ideen, Projekte, Telefonnummern oder anderen Dinge, die Dir plötzlich einfallen oder die Dir jemand gibt.
Wichtig für ZTD: Das Werkzeug, für das Du Dich entscheidest, muss tragbar, einfach und sehr leicht zu bedienen sein - ich empfehle ein kleines Notizbuch oder einen Stapel Karteikarten, einfach weil diese so einfach zu handhaben und mit sich herumzutragen sind, viel einfacher als ein PDA oder gar ein Laptop. Wenn Du wieder an Deinem Schreibtisch bist, überführe Deine Notizen in Deine To-Do-Liste (eine einfache To-Do-Liste genügt für den Anfang - kontextbezogene Listen können später dazukommen).
Beliebt als Tool zum Sammeln sind die Moleskine-Notizbücher. Ein Moleskine ist auch mein Werkzeug der Wahl, einfach weil es leicht mit sich zu führen, langlebig und schön anzuschauen ist. Ich liebe es, darin zu schreiben [Ich auch, Anm. d. Übersetzers]. An sich erledigt aber natürlich jedes kleine Notizbuch diese Aufgabe, die teuren Moleskines müssen es also nicht sein [ hier zum Beispiel eine Alternative ]. Du kannst auch den Hipster PDA ausprobieren.
Besser Papier statt Digital
Ich empfehle ein analoges Werkzeug aus Papier statt digitaler Tools für diese Gewohnheit, aber wenn Dein PDA oder Smartphone für Dich funktioniert, warum nicht. Der Grund, warum ich denke, dass Papier sich besser eignet, ist, weil es schneller ist - bei digital musst Du das Tool nicht nur herausholen, sondern es auch anschalten, in das richtige Programm gehen, auf einen Eintrag klicken, und dann durch Dein System bis zur passenden Stelle klicken. In dieser Zeit hast Du längst Notizbuch und Stift rausgeholt und angefangen, aufzuschreiben. Beide Wege funktionieren, aber ich denke, dass man ein Tool desto eher nutzt, je einfacher und schneller es zu bedienen ist.
Der Schlüssel zur Gewohnheit des Sammelns ist, die Dinge immer sofort niederzuschreiben, bevor Du sie vergisst, und Dein Notizbuch sofort zu leeren, wenn Du zuhause oder im Büro ankommst. Prokrastiniere diese beiden Schritte nicht, sonst wird es immer unwahrscheinlicher, dass Du sie je erledigen wirst. Du musst das "Sammelwerkzeug" Deiner Wahl immer bei Dir haben, auch im Bett, beim Einkaufen, wenn du im Krankenhaus bist - schlicht überall.
Diese einfache Gewohnheit des Sammelns aller Informationen, die täglich in Dein Leben treten, an möglichst wenigen Eingangsorten, wird Deine Organisation und schließlich auch Deine Produktivität erheblich verbessern. Du wirst Dinge nicht mehr vergessen, Informationen nicht mehr verlieren, und Du wirst immer wissen, wo alles ist: nämlich da, wo es hingehört.
Der nächste Teil unserer Serie erscheint am Freitag - darin geht es um Gewohnheit Nr. 2, das Durcharbeiten.
