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25.01.13

Effizienter Schreiben: Zeit sparen dank Textbausteinen

Tools für die Autovervollständigung von Wörtern und das Einfügen von Textblöcken fristen ein Nischendasein. Zu Unrecht, denn sie sind effizient und sparen in der Summe Zeit. Wir haben Tipps und Ideen für Euch zusammengestellt.

Wie oft pro Tag schreibst Du «Besten Dank für Dein Mail!» oder fügst Deine Mailadresse in ein Online-Formular ein? Eigentlich liegt nichts näher, als diese immer wieder verwendeten Textbausteine und -blöcke durch ein Keyword oder ein Tastaturkürzel zu ersetzen. Bereits frühere Versionen von Microsoft Word kannten den «AutoText». Und doch tippen wir jeden Tag zigmal die gleichen Wörter.

 

Diverse Tools beschleunigen das Tippen, indem programmübergreifend häufig verwendete Begriffe und Textblöcke definiert werden können. Beim ersten Erfassen kamen auch mir nur die 2-3 gängigsten wie «Freundliche Grüsse» in den Sinn. Beim täglichen Gebrauch stösst man auf immer mehr Einsatzmöglichkeiten. Als Inspiration habe ich hier die von mir am häufigsten verwendeten Textblöcke aufgeführt:

  • Freundliche Grüsse ((doppelter Zeilenumbruch)) Patrick Mollet
  • Gruss, Patrick
  • Hallo zusammen
  • Danke für Ihre Mail.
  • Im Anhang finden Sie
  • Ich hoffe, du hattest ein tolles Weekend!
  • Ich wünsche dir einen tollen Wochenstart!
  • Happy weekend, Patrick
  • Liebe Grüsse, Patrick
  • +41 79 xxx xx xx
  • patrick.mollet@xyz.ch (pro Mailadresse)

Von der Kundenakquisition bis zum Abbestellen von Newslettern

Gewöhnt man sich mal an das Arbeiten mit Textblöcken, eröffnen sich noch viele weitere Möglichkeiten:

  • Für meine diversen Engagements habe ich unterschiedliche Mailadressen mit je einer Signatur. Obwohl jedes Mailprogramm Signaturen anbietet, habe ich diese auch als Textblock definiert. So kann ich die Signatur z.B. auch in Online-Formularen verwenden.
  • In der Kundenakquisition verwende ich zwangsläufig auch immer wieder dieselben Textbausteine. Bislang hatte ich verschiedene Mails als Vorlage in einer Textdatei gespeichert. In der Zwischenzeit habe ich verschiedene Elemente in unterschiedlicher Tonalität angelegt, die ich untereinander kombinieren kann.
  • Ich reagiere allergisch auf nicht abonnierte Newsletter und habe umgehend den Reflex, diesen abzubestellen. Leider bieten immer noch viele keinen entsprechenden Link an. Nichts einfacher als das: Mit einem Textblock habe ich in Sekundenschnelle eine Bitte um Abmeldung verfasst.

Zentral sind natürlich die definierten Textblöcke, genauso wichtig ist aber auch das Triggern, also das Auslösen der Textblöcke. Ich will ja nicht aus jedem «Gruss» ein «Gruss, Patrick» machen. Bewährt hat sich bei mir, den ersten Buchstaben doppelt zu schreiben, so dass z.B. «ddanke» automatisch durch «Besten Dank für Ihre Mail» ersetzt wird oder «mmail» fügt meine Standard-Mailadresse ein.

Viele Tools speichern die Textblock-Liste lokal in einer Datei ab und man kann den Speicherort frei wählen. Ich habe meine Liste in der Dropbox gespeichert, so habe ich von mehreren Geräten auf die gleichen Textblöcke Zugriff.

Tools für jeden Bedarf

Auf dem Markt existieren diverse Tools, sowohl für Mac wie auch für Windows.

Für Mac:

Für Windows:

Der Funktionsumfang der kostenlosen Programme ist ziemlich eingeschränkt, aber für den normalen Einsatz lohnen sich die Luxuslösungen nicht. Ich selber bin mit TypeIt4Me bestens bedient.

 

Bild: Matt Biddulph bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

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