In unserer Serie Ablage im Griff beschäftigen wir uns mit Ablage-Systemen für Dokumente und Wiedervorlagen. Immer interessant: Erfahrungsberichte darüber, wie andere ihre Ablage organisieren.
Claudia Schimkowski ist Autorin und Marketing-Spezialistin fürs Handwerk. Ihr Motto ist Zupacken und Dinge kreativ umsetzen ( Website Ihrer Firma «die Agentur fürs Handwerk» ).
Claudia Schimkowski setzt bei ihrer Arbeit als Beraterin und Autorin auf Mappei. Wir haben mit ihr über ihre Erfahrungen mit diesem Ablage-System gesprochen. Das meiste, was Claudia uns erzählen wird, gilt dabei auch für die äußerst ähnlichen Produkte von Classei.
imgriff.com: Setzt Du das Mappei-System genau so ein, wie man es Dir gezeigt hat?
Claudia Schimkowski: Ich setze es fast so ein, wie es mir gezeigt wurde. In einigen Bereichen habe ich es meinen Bedürfnissen angepasst und etwas vereinfacht.
Was hast Du geändert - und warum?
Termine, Netzwerken, Telefonieren bei ganz neuen Kontakten habe ich jeweils in einer Farbe zusammengefasst. Die Reiter beschrifte ich nicht separat, sondern Weiß ist immer Veranstaltung, Seminar, Vortrag. Da ich sehr viele Veranstaltungen besuche, muss ich nur jeweils die Mappe mit den neuen Unterlagen füllen und nicht jedesmal neu beschriften. Netzwerken und Telefonieren sind Blau – da stecken mehrere Kontakte drin, da ich diese Aufgaben bündele und beispielsweise immer freitags und montags alle Telefonate oder Kontakte halten erledige. Damit bin ich effizienter. Habe mich bereits darauf eingestellt, belohne mich ab und zu ein bisschen und vergesse trotzdem nix.
Wie bist Du auf Mappei gekommen?
Ich habe eine Ablagemöglichkeit gesucht, für die ich als Einzelunternehmerin so wenig Zeit wie möglich brauche. Denn Zeit ist unsere knappste Ressource. Ich wollte auch niemanden einstellen, der mir dann hinterher räumen soll. Meine Ablage-Türmchen wurden immer größer, und ich habe oft Sachen nicht gefunden. Im Rahmen einer Fortbildung zum Thema Organisation und Strukturierung wurden mir Classei und Mappei vorgestellt. Und weil Mappei vom Außendienstmitarbeiter im eigenen Büro vorgestellt wird, habe ich dieses System gewählt.
Was hattest Du vorher, und warum bist Du gewechselt?
Ich hatte die gängige Ordnerablage, was alle so machen. Gewechselt habe ich wegen der Zeitersparniss, weil ich jetzt alle Unterlagen immer griffbereit habe und ich außerdem in meinem kleinen Büro auch noch Platz spare.
Ist das eingetreten, was Du erhofft hast?
Ja, ich habe eine viel bessere Struktur, bin schneller und dadurch auch insgesamt in meiner Arbeit effizienter geworden. Ich vergesse nix mehr, weil ich alles in Mappen lege, auch Projekte und Aufgaben, die mit meinen Kinder zu tun haben. Ganz ehrlich, ich lege mir sogar die Telefonate mit der Oma in meine Wiedervorlage.
Was findest Du besonders gut an Deinem Ablagesystem?
Ich überrasche jetzt meine Kunden am Telefon, in dem ich die Unterlagen stets sofort mit einem Handgriff bereit habe. Das fällt auf.
Und was findest Du besonders schlecht?
Dass die Umstellung doch ganz schön ins Geld geht.
Arbeitest Du immer konsequent mit Deinem System oder hast Du manchmal «Aussetzer»?
Ich arbeite meistens exakt wie beschrieben – nur bei tagesaktuellen Dingen, die ich am Tag, an dem sie entstehen, erledigt habe, halte ich meine To-Do-Liste aktuell und lege nicht extra eine Mappe an.
Beschreib doch einmal, wofür Du Dein Ablagesystem genau einsetzt.
Angefangen habe ich nur mit einzelnen Bereichen in der Büroorganisation, habe aber dann sofort noch mehr Kästen und Systeme bestellt, um komplett umzustellen. Mittlerweile haben wir auch unsere privaten Sachen in meinem System abgelegt und organisiert. Ich organisiere mein komplettes Büro, die Wiedervorlage etc. mit Mappei. Dazu habe ich mehrere farbliche Kategorien, wie beispielsweise
- Gelb = Lieferanten
- Grün= Kunden
- Weiß = Veranstaltungen
- Blau = Netzwerk
- Rosa = Privat
Auf Reiter mit der entsprechenden Farbe beschrifte ich die jeweiligen Firmennamen – der Reiter wird oben an die Mappe geklebt – an der entsprechenden Stelle des Buchstabens. Das heißt, ich habe gleichzeitig eine durchgehend alphabetische Reihenfolge – beispielsweise sind alle Bs immer an derselben Stelle der Mappe aufgeklebt. Geordnet wird in den entsprechenden Kästen – die habe ich nach meinen Farben geordnet, beispielsweise alle Lieferanten zusammen, alle Kunden etc. - von hinten nach vorne, das heißt A ist hinten Z vorne.
Für meine aktuelle Wiedervorlage habe ich Register mit den Monaten (12) und 2 x die Kalendertage (je 31 Tage), die hintereinander in fortlaufende Kästen eingeordnet sind. Bekomme ich jetzt einen Auftrag, hole ich aus dem Kundenkasten den entsprechenden Kunden heraus. Und terminiere den nächsten Schritt der zu erledigenden Arbeit: Beispielsweise muss ich am 2. Juni nochmals beim Kunden anrufen, dann stecke ich die Mappe genau an diesem Tag in meine Wiedervorlage.
Morgens ist mein erster Handgriff im Büro der aktuelle Tag. Ich hole alle Mappen des heutigen Tages heraus und stecke sie in den aktuellen Tageskasten, der auf meinem Schreibtisch steht. Das ist mein aktueller To-Do-Kasten. Diese Dinge muss ich am Tag erledigen. Nacheinander arbeite ich mich so durch. Habe ich etwas fertig, so stecke ich die Mappe in das Datum, an dem ich das nächste Mal etwas erledigen muss. Oder wenn das Projekt fertig ist, hinter die Mappe, die immer Freitags meinem Bürotag in der Woche steckt – zur Fakturierung. Habe ich fertig fakturiert, kommt die Mappe wieder zurück in den Kasten Kunden – oder wenn ich den Kunden so in einer gewissen Zeit wieder kontaktieren will, um nachzufragen, ob alles ok ist, in den entsprechenden Monat.
Danke für das Interview! Wir nehmen immer gern Erfahrungsberichte auf, die uns und Euch als Anregung dienen können. Wer dabei sein will und seine Ablage, Aufgabenverwaltung o.a. vorstellen will: Meldet Euch, wir freuen uns!
