Digitalisierung in der Vertragswelt
In Deutschland ist die eigenhändige Unterschrift etwas mit Wert, viele haben Ehrfurcht davor. Eine Signatur ist immer mit Papier und Stift assoziiert und mit Unterschriftsmappen auf den Schreibtischen der Manager und Geschäftsführer in Unternehmen. Manchmal heißt es auf eine Unterschrift einige Tage zu warten, weil die betreffende Person außer Haus ist oder weil die Papiere auf dem Postweg unterwegs sind. Wenn mehrere Personen einen Vertrag unterschreiben müssen, die sich an unterschiedlichen Orten aufhalten, kann es Wochen dauern, bis ein Vertrag von allen Beteiligten unterschrieben ist.
Alle Geschäfte basieren auf Verträgen, das gilt in kleinen Unternehmen genauso wie in großen Konzernen. Mit einem Vertrag erfolgt die Unternehmensgründung. Danach treffen Unternehmer Vereinbarungen mit Kunden, Lieferanten, Versicherungen und vielen anderen Stakeholdern und Partnern. Bankgeschäfte und das Personalwesen verlangen immer wieder nach Unterschriften verschiedener Personen.
Welche Vorteile hat die Digitalisierung von Verträgen für Unternehmen?
Eigentlich ist die Unterschrift unter einem Vertrag nur ein kleiner Akt im Vergleich zur gesamten Laufzeit. Digitale Signaturen werden rechtssicher angeboten. Die Anbieter haben sich auf digitale Signaturen- und Identitätslösungen spezialisiert. Das Unternehmen orientiert sich an der EU Verordnung eIDAS sowie dem Schweizer Bundesgesetz ZertES um Rechtskonformität seiner Lösungen sicherzustellen.
Allerdings ist Signatur nicht gleich Signatur. Die gesetzliche Grundlage unterscheidet zwischen drei verschieden Stufen von Signaturen:
- Die einfache elektronische Signatur oder „Simple Electronic Signature (SES)“,
- die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder „Advanced Electronic Signature (AES)“ oder
- die qualifizierte elektronische Signatur oder „Qualified Electronic Signature (QES)“.
Der Königsweg für alle elektronischen Signaturen ist die qualifizierte elektronische Signatur. Sie ist im Gesetz anhand von Regularien der Organisation ETSI sehr genau geregelt. Hier gilt in vielen Rechtssystemen die Beweisumkehr: Derjenige, der behauptet, die Signatur sei gefälscht, muss dies auch nachweisen. Nicht umsonst ist sie in den Rechtssystemen in den meisten Fällen der handschriftlichen Signatur gleichgestellt. Der Vorteil solcher digitalen Signaturen ist, dass alles rein digital ablaufen kann. Alles bleibt innerhalb eines Mediums, ohne auszubrechen.
Durch die Digitalisierung in der Vertragswelt haben Unternehmen bei der Speicherung und Archivierung von Verträgen, da das Original digital ist und auch so abgelegt wird. Prozesse lassen sich damit einfacher komplett digital verwalten.
Welche Probleme bringen papierbasierte Abläufe mit sich?
Schon länger sind Unternehmen mit den vorherrschenden Methoden und den papierbasierten Verträgen unzufrieden. Das Vertragsmanagement bringt im Unternehmensalltag einige Probleme mit sich, wenn alle Verträge noch ausgedruckt werden. Sehr oft kommt es bei der Überarbeitung von Verträgen zu Fehlern, wenn die Daten manuell übertragen werden. Es gibt weder Statistiken zu den Papierverträgen noch besteht die Möglichkeit, den Vertragstext elektronisch zu durchsuchen. Auch fehlt die Möglichkeit, schnell Einblick in den Status eines bestimmten Vertrags zu nehmen. Zudem können Verträge in Papierform auf dem Postweg verloren gehen, wenn nicht alle Personen, die einen Vertrag unterzeichnen müssen, sich am gleichen Ort befinden.
Welche Verträge eignen sich für die digitale Signatur?
Wenn der Gesetzgeber keine andere Form vorsieht, gilt die Formfreiheit bei Verträgen. Sie lassen sich stillschweigend, mündlich oder schriftlich abschließen. Der mündliche oder stillschweigende Vertragsabschluss ist allerding aus Beweisgründen riskant. Deshalb wählen viele Unternehmen die Schriftform, wenn es um Verträge geht. Die Schriftform ist für viele so sehr im Alltag verankert, dass sie davon ausgehen, dass Verträge immer schriftlich abzuschließen sind.
Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?
Seit 2016 gilt in Europa die eIDAS-Verordnung, deren Details unter bsi.bund.de nachzulesen sind. Sie regelt, dass qualifizierte elektronische und händische Signaturen in Europa rechtlich fasst gleichgestellt sind. Darin sind auch die Bedingungen festgelegt, die die Anbieter erfüllen müssen, um den Level qualifiziert zu erreichen. Die Angebote am Markt gehen bezüglich Rechtsgültigkeit weit auseinander. Eine genaue Prüfung welche Signatur für welche Dokumente benötigt wird ist daher dringend angezeigt.
Wie sicher sind digitale Signaturen?
Wie sicher eine digitale Signatur ist, hängt von der Signaturmethode ab. Eine einfache elektronische Signatur bietet nur eine geringe Sicherheit. Sie ist ausreichend für einfache Verträge mit Formfreiheit. Theoretisch würde diese genügen für einen Arbeitsvertrag, in der Praxis wünsche sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer aber den gleichen Level wie wenn von Hand unterschrieben wird.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet mittlere Sicherheit. Für eine Signatur mit hoher Sicherheit müssen Unternehmen sich für eine qualifizierte elektronische Signatur entscheiden. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn ganz eindeutig die Identität des Unterzeichnenden festgestellt werden muss.
Für welche Branchen eignet sich die digitale Vertragsunterzeichnung?
Wenn der Gesetzgeber keine spezielle Form vorschreibt, sind elektronische Unterschriften erlaubt, dies gilt für die allermeisten Verträge. Alle Unternehmen können beispielsweise ihre Rechnungen, Aufträge, Bestellungen oder Stornierungen mit der elektronischen Unterschrift an ihre Kunden schicken. Die meisten Kaufverträge fallen ebenfalls darunter, genauso wie Willenserklärungen, Geschäftsbriefe, Versicherungsverträge oder Gerichtsdokumente. Sogar für Verbraucherdarlehen oder die Erteilung einer Einzugsermächtigung ist die digitale Signatur zulässig.
