Die wichtigsten Grundsätze sind:
1. Publizitätspflichtig sind alle Aktiengesellschaften, GmbHs und (im Regelfalle) alle GmbH & Co. KGs gleich welcher Größenordnung.
2. Offenzulegen sind
- von kleinen Gesellschaften (Bilanzsumme maximal TEUR 4.015, Umsatzerlöse maximal TEUR 8.030, maximal 50 Arbeitnehmer) nur die Bilanz (ohne GuV) und der Anhang ohne die Angaben zur GuV,
- von allen anderen Gesellschaften der vollständige Jahresabschluss nebst Lagebericht und Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers sowie gegebenenfalls der Bericht des Aufsichtsrats und der Gewinnverwendungsvorschlag und -beschluss, wobei für mittelgroße Gesellschaften kleinere Erleichterungen gelten.
3. Die betreffenden Unterlagen sind im Regelfall (nicht börsenorientierte Unternehmen) binnen zwölf Monaten seit Geschäftsjahresende, hinsichtlich der Abschlüsse also bis 31. Dezember, zusammen mit der Erteilung eines Veröffentlichungsauftrags in elektronischer Form beim elektronischen Bundesanzeiger einzureichen. Für eine Übergangszeit bis 31. Dezember 2009 konnte die Einreichung auch in Papierform erfolgen. Die Details sind unter bundesanzeiger.de in der linken Spalte unter der Rubrik "Publikations-Serviceplattform" zu finden.
Die Unterlagen werden vom Bundesanzeiger dann in das elektronische Unternehmensregister ( www.unternehmensregister.de ) eingestellt, wo sie von jedermann kostenlos eingesehen werden können.
4. Der Bundesanzeiger prüft in automatisierter Form die Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen und informiert bei Auffälligkeiten ohne weitere Rückfrage das Bundesamt für Justiz. Dieses hat von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren einzuleiten, wenn Verstöße gegen die Offenlegungspflicht vorliegen. Das Verfahren beginnt mit der kostenpflichtigen Aufforderung, innerhalb einer Frist von sechs Wochen den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Werden die Verpflichtungen innerhalb dieser Sechs-Wochen-Frist erfüllt, verbleibt es lediglich bei der Kostentragungspflicht für die Aufforderung. Anderenfalls wird ein Ordnungsgeld verhängt und zugleich unter Androhung eines weiteren Ordnungsgeldes eine erneute Sechs-Wochen-Frist festgesetzt. Dieses Verfahren wird unter jeweils erneuter Ordnungsgeldfestsetzung solange wiederholt, bis die Offenlegungspflicht erfüllt ist. Der Unternehmer wird dieser Verpflichtung daher künftig nicht mehr entgehen können.
Die verspätete Erstellung eines Jahresabschlusses stellt keinen Entschuldigungsgrund für eine verspätete Offenlegung der Unterlagen dar, zumal die gesetzliche Verpflichtung besteht, dass Jahresabschlüsse innerhalb von drei Monaten seit Geschäftsjahresende aufgestellt werden müssen (bei kleinen Kapitalgesellschaften innerhalb von sechs Monaten). Der Unternehmer kann daher eine verspätete Offenlegung auch nicht mit einer etwa verspäteten Erstellung durch seinen Steuerberater rechtfertigen. Es ist vielmehr davon auszugehen, dass alle publizitätspflichtigen Gesellschaften, deren Jahresabschlüsse nicht spätestens am 31. Dezember beim Bundesanzeiger vorliegen, mit deutscher Gründlichkeit im Ordnungsgeldverfahren landen werden.
