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09.10.13Leser-Kommentare

Platz schaffen im Büro: Dokumentenscanner verarbeiten Papier in Sekundenschnelle

Ob im Büro oder zu Hause, staubige Papierstapel finden wir überall: auf dem Schreibtisch, im Regal oder in einer Schublade. Wer diese Papiere digital erfasst und archiviert, gewinnt Platz und kann die archivierten Dokumente durchsuchen. Ich habe drei Verfahren getestet.

DokumentenscannerDas papierlose Büro wird nie zu 100 Prozent zu realisieren sein. Einen Teil unserer Dokumente werden wir immer in klassischer Form aufbewahren wollen oder müssen. Aber Patrick Mollet, ein vehementer Verfechter des papierlosen Büros, hat natürlich im Grundsatz recht: fast alles, was im Büro und zu Hause an Dokumenten anfällt, lässt sich heute schnell und kostengünstig elektronisch erstellen, verarbeiten, versenden und archivieren.

Drei Beispiele aus meinem Alltag zeigen, dass wir uns längst an die digitale Form von Informationen und Dokumenten gewöhnt haben:Fotoalben: Aus den Fotos von Smartphone und Digital-Kamera erstellen wir heute mit einer kostenlosen Software Fotobücher in professioneller Qualität. Oder wir erstellen daraus Diashows auf dem Tablet, um diese zusammen mit der Familie auf dem Fernseher anzuschauen. Das letzte «richtige» Fotoalbum, in das wir Fotos eingeklebt haben, ist mindestens zwölf Jahre alt.

Kalender: Sitzungen, Geburtstage, Arzttermine und Kundenbesuche - alles hat die zeitgemässe Familie mit elektronischen Agenden im Griff. Im Büro auf dem Computer, unterwegs auf dem Smartphone, zu Hause auf dem Tablet. Das mühsame Abstimmen und Übertragen von Taschen-, Wand- und Pultkalendern ist längst Vergangenheit.

Rechnungen: Ich versende seit rund acht Jahren die Rechnungen meiner Beratungsfirma per E-Mail, selbstverständlich mit allen Bankangaben. In dieser Zeit habe ich keine zehn Rückfragen von Kunden gehabt, ob ich eine «richtige» Rechnung (gemeint war auf Papier) mit Einzahlungsschein senden könne.

Nur ein Bereich im papierlosen Büro war bis anhin kaum zu schaffen: das eArchiv bestehender Papier-Dokumente. Wer die riesigen Stapel aus Besprechungsnotizen, Seminarunterlagen, Verträgen usw. auf dem Computer speichern wollte, scheiterte entweder am Preis für spezialisierte Scanner oder am umständlichen, Zeit raubenden Verfahren mit dem 100-Franken-Scanner. Jetzt aber sind spezialisierte Dokumentenscanner auf dem Markt, die preislich auch für Kleinunternehmen und Private attraktiv sind.

Um mir endlich all das staubige Papier vom Hals und damit aus den überfüllten Regalen in meinen beiden Büros zu schaffen, habe ich mir den Fujitsu ScanSnap iX500 gekauft. Und ihn für imgriff.com getestet.

Der Praxistest

Ziel: Ein mehrseitiges Dokument soll möglichst einfach und schnell eingescannt, als PDF-Datei in Evernote gespeichert und dort durchsuchbar sein.

Dazu habe ich ein typisches Dokument aus dem Büroalltag zusammengestellt:

Insgesamt 8 Blätter A4 bzw. 10 Seiten. Davon

  • enthält 1 Blatt handschriftliche Notizen
  • sind 2 Blätter doppelseitig beschriftet
  • enthalten 2 Blätter farbige Grafiken

Im Vergleichstest treten drei praxisnahe Konfigurationen gegeneinander an:

     

  1. iPhone + Scanner-App, Übertragung der PDF-Datei über WLAN direkt in Evernote
  2. Drucker/Scanner Brother DCP-9040CN, über Netzwerkkabel/Router mit MacBook verbunden, Übertragung auf MacBook, von dort auf Evernote
  3. Fujitsu ScanSnap iX500, über USB-Kabel mit MacBook verbunden, Scan direkt in Evernote

Das Resultat

iPhone + Scanner-App

Zeit: 07:04 Min.

Qualität: 3 von 5 Punkten; der Kontrast, vor allem bei farbigen Grafiken, ist teilweise zu stark und müsste von Hand für jedes Bild nachjustiert werden (was ich im Test nicht gemacht habe)

Testdokument: Scan2Evernote_iPhone.pdf (3.1 MB)

Brother DCP-9040CN

Zeit: 08:36 Min.

Qualität: 4 von 5 Punkten; an und für sich bringt dieses Verfahren die beste Qualität, die aber für die Archivierung übertrieben ist und zu einer sehr grossen Datei führt

Testdokument: Scan2Evernote_Brother.pdf (9.7 MB)

Fujitsu ScanSnap iX500

Zeit: 00:56 Min.

Qualität: 5 von 5 Punkten; hier passt alles perfekt: das einfache Handling (einlegen, Taste drücken, fertig) und die Qualität der einzelnen Scans (werden dynamisch optimiert)

Testdokument: Scan2Evernote_ScanSnap.pdf (2.5 MB)

Fazit

Brother DCP-9040CN: Diese Kombination liegt auf dem dritten Platz. Das Handicap hier ist die fehlende Duplex-Fähigkeit und die fehlende Möglichkeit, direkt auf Evernote zu speichern. Der notwendige zweite Scan-Durchgang, um die Rückseiten der beiden doppelseitig bedruckten Blätter zu erfassen, und das anschliessende Zusammenführen zu einem einzigen Dokument hat gut 2 Minuten Zeit in Anspruch genommen.

iPhone + Scanner-App: Das Vorhaben, 8 Blätter bzw. 10 Seiten mit der iPhone-App zu scannen, war an der Grenze zum bequem Machbaren. Mehr Seiten würde ich damit nicht archivieren wollen: zu schnell käme man beim Umblättern durcheinander, zu mühsam wäre das ab und zu notwendige Justieren des Dokumentbereichs.

Fujitsu ScanSnap iX500: Nicht unerwartet hat der Fujitsu ScanSnap iX500 den Praxisvergleich klar gewonnen - er war mit Abstand am schnellsten. Die Gesamtzeit von 00:56 könnte man noch weiter reduzieren, indem man die Umwandlung in ein OCR-fähiges Dokument deaktivieren und Evernote überlassen würde. Bei grösseren Scan-Stapeln (Kapazität des Einzugs: 50 Blatt) ist der Zeitvorteil des ScanSnap noch grösser.

Für kleinere Aufgaben wie das Erstellen eines Fotoprotokolls oder das gelegentliche Scannen eines einfachen Dokuments ist - aus Kostengründen - das iPhone mit Scanner-App oder der einfache Scanner zu bevorzugen.

Wer aber fortlaufend Dokumente zur Archivierung einscannen will und dabei nicht Stunden an einem einfachen Scanner sitzen und PDF-Dateien zusammenführen oder mit dem iPhone hantieren will, der ist gut beraten, sich einen spezialisierten Dokumentenscanner zuzulegen - trotz des noch relativ hohen Preises (aktuell um CHF 550.00).

Kommentare

  • calceola

    10.10.13 (11:14:55)

    Ein recht vorhersehbares Ergebnis beim Test :-) Dennoch hilfreich, zeigt es doch was man sparen kann wenn man auf Papier verzichtet. Baut man diese Vorgehensweise in seinen Arbeitsablauf ein sind es ein paar Minuten am Tag. Theoretisch kann man dies auch noch deligieren an eine Assitenz. Habe erlebt wie in einem Unternehmen knapp 10.000 Kundenakten = 10.000 Leitz-Ordner digitalisiert wurden und dadurch die Produktivität verdreifacht wurde. Die Umgewöhnungsphase für die Mitarbeiter war weniger hart als gedacht, da jeder das System sofort verstanden hat und seinen Nutzen daraus gezogen hat. Akten sind nicht mehr verschwunden auf irgendwelchen Schreibtischen sondern waren für jeden sofort im Zugriff. Noch einmal danke für den Vergleich.

  • Joachim

    11.10.13 (10:36:34)

    Interessantes Thema. Was mich noch interessiert: Inwieweit kann ich die Qualität und damit die Dateigröße beim Scannen beeinflussen? Können Dateinamen (z.B. ein Datum) automatisiert vorgegeben werden? Ein weiteres Qualitätsmerkmal wäre sicher auch das Ergebnis des OCR Prozesses.

  • Marcel Widmer

    11.10.13 (10:46:04)

    @ Joachim Zweimal ja :-) a) Scanmodus und Auflösung kannst Du einstellen (und in frei definierbaren Profilen abspeichern); mehr hier: http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit//DE/scansnap-ix500-specs.php b) Du kannst die Dateinamen sowohl automatisch mit Prefix, Datum, Laufnummer etc. vergeben lassen als auch definieren, dass Du den Namen bei jedem Scan in einem Eingabefenster festlegen willst. Zur OCR-Qualität des SnapScan an sich kann ich nichts sagen, da ich die OCR-Erkennung durch Evernote erledigen lasse (und die ist ausgezeichnet).

  • Axel

    11.10.13 (17:42:47)

    Hallo zusammen, ich archiviere meine Papierberge so wie mit dem ScanSnap beschrieben, allerdings nutze ich einen Brother DCP 9045 CDN. Der kann Duplexscannen und Duplexdruck, ist aber auch nicht so schnell wie der ScanSnap. Ich scanne mit 150dpi direkt in Evernote. Der Dateiname setzt sich aus "Namenszeichen_Datum_Thema" und wird mit Textexpander eingefügt. Das Evernote OCR funktioniert überraschend gut. Grüße Axel

  • Martin L.

    20.10.13 (03:26:23)

    Papierarmes Büro, gerne! Aber... ...der eigentliche Geschwindigkeitsvorteil von Digitalisierung im größeren Maßstab liegt meiner Meinung nach nicht in der Digitalisierung an sich, sondern darin, dass ein Rechner mehr Struktur unterstützt als ein Stück Text. Kaum jemand hat Nutzen davon, die Anrede von einigen Tausend Rechnungen miteinander zu vergleichen - und damit auch dafür sie zu speichern. Deswegen ist für mich fast alles, was nur digitales Papier erzeugt noch weit entfernt von etwas Sinnvollem. Klar lohnt sich nachträgliche Strukturierung nur für Wichtiges. Auf der anderen Seite ist Digitalisierung natürlich oft auch einfach ein Hilfsmittel um sich das Wegschmeißen zu erleichtern. (Was dann allerdings das Problem nur auf andere Ressourcen verlagert, zumindest bis zum nächsten Datencrash, auf den man die unwichtigen Daten unbewusst weniger vorbereitet...) Da will man sich nicht um Strukturierung kümmern. Aber man könnte die Sachen ja einfach sofort entsorgen. Irgendwo in der Mitte liegen wenige sinnvolle Anwendungen davon analoges Papier in digitales zu verwandeln, allerdings sind sie meiner Meinung nach viel weniger als uns die Hersteller von Scanner-Lösungen weißmachen wollen. Allerdings verwende ich Papier auch sehr viel für Skizzen von Strukturen, Abfolgen, Abhängigkeiten... dafür gibt es einfach keine nützliche Scan-Software, deswegen habe ich den Nutzen vielleicht einfach noch nicht so gesehen.

  • Patrick Mollet

    22.10.13 (22:19:01)

    Nachdem ich schon namentlich erwähnt wurde, muss ich mich ja fast melden - wenn auch ferienbedingt etwas verspätet... Ja, ich bin ein Fan des papierlosen Büros, aber ich muss hier schon noch etwas anbringen: Grundsätzlich sollte gar nicht erst Papier erzeugt, sprich etwas ausgedruckt oder von Hand auf Papier notiert werden. Dann erübrigt sich auch die Frage nach dem besten Scanner ;-)

  • Marcel Widmer

    23.10.13 (12:01:09)

    Da hast Du natürlich recht. Ich selbst versende alle Rechnung als PDF/per Mail, Fotoprotokolle von Coachings und Sitzungen ebenfalls. Bei den (meisten) Arbeitspapieren habe ich inzwischen ein ausfüllbares PDF oder ein Google-Formular, das online ausgefüllt werden kann. Ob man aber etwas elektronisch oder in Papierform bekommt, hat man nicht immer selbst im Griff.

  • Pia

    07.04.14 (10:39:17)

    Endlich mal ist es so weit! es wird immer mehr im Unternehmen auf das Papier verzichtet. Das ist ein großer Fortschritt! "Eingescannte Unterlagen gelten als Beweismittel. Wenn es sich um Rechnungen, Quittungen oder Geschäftsbriefe handelt, akzeptieren das die Zivil- und Finanzgerichte. Wenn Unternehmen den Scanvorgang selbst machen, sollten sie sich eines Verfahrens bedienen, das Manipulationen ausschließt." http://www.marktundmittelstand.de/nachrichten/produktion-technologie/scannen-ersetzt-papier/

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