Der erste Eindruck zählt: Warum Firmen gute Rezeptionisten benötigen
Die Arbeit an der Rezeption ist der Knotenpunkt nach außen und nach innen. Für Kunden und Geschäftspartner sind sie oft die erste Anlaufstelle. Ob persönlich am Empfang oder nur am Telefon, ein Rezeptionist repräsentiert seinen Arbeitgeber täglich in vielen Situationen.
Das ist eine Rolle, die viel Verantwortung mit sich bringt
Im Gegenzug sind Rezeptionisten aber auch sehr geschätzt, denn sie kennen das Tagesgeschäft in- und auswendig. Es ist ein organisatorischer und vermittelnder Beruf, der ein breites Repertoire an Fähigkeiten verlangt.
In diesem Artikel gibt es einen Einblick in die Aufgaben eines Rezeptionisten. Viele unterschätzen, wie wichtig eine hochwertige Rezeption für ein Unternehmen sein kann. Hier wird gezeigt, welche Skills dabei wichtig sind und wie sie genutzt werden.
Hospitality: Freundlich, hilfreich, zuverlässig
Die grundsätzliche Aufgabe eines Rezeptionisten ist es, die erste Anlaufstelle für Besucher zu sein. Dadurch ist man gewissermaßen das "Gesicht” des Unternehmens und sorgt maßgeblich für den positiven ersten Eindruck, wenn jemand durch die Tür kommt.
Neben einer freundlichen Begrüßung müssen die Damen und Herren an der Rezeption
auch über alles Bescheid wissen. Nur haben sie immer die richtigen Informationen parat, die Kunden, Geschäftspartner und Besucher benötigen.
Selbstständigkeit und Pünktlichkeit sind hier Trumpf
Termine und Dokumente wollen verwaltet werden, Anrufe dürfen nicht ins Leere laufen und ankommende Personen müssen in Empfang genommen werden. Diese Fähigkeiten
gehören in jedem Fall dazu, wenn man einen Rezeptionisten-Lebenslauf schreiben möchte.
Rezeptionisten sorgen für Ordnung
Die Rezeption ist das Königreich des Rezeptionisten. Deshalb hat er oder sie dort auch alles im Griff. Diese Organisationsfähigkeit ist ein fester Bestandteil des Jobs. Das muss sie auch sein, denn im Tagesgeschäft gibt es ununterbrochen etwas zu tun. Die Verwaltung von Terminen, die Annahme von Post und die Übermittlung von Nachrichten müssen in vielen Fällen parallel erledigt werden. Dieses Multitasking ist nur möglich, wenn die Rezeption ordentlich
geführt wird.
Dabei dürfen auch die technischen Fähigkeiten nicht fehlen. Der Umgang mit Verwaltungssoftware, regelmäßiger E-Mail-Verkehr und die Bedienung des unternehmensweiten Telefonsystems müssen ganz routiniert funktionieren. Ebenso wichtig ist es, offen für Neues zu sein, denn die Technik entwickelt sich immer weiter. Bei der Arbeit an der Rezeption muss man immer auf dem Stand der Zeit sein.
Concierge und Türsteher zugleich
Bei der Besucherverwaltung gibt es viele Facetten, auf die sich ein Rezeptionist einstellen muss. Hektik, Nervosität oder Frustration muss man mit einer professionellen und ruhigen Art entgegentreten. Bei Problemen muss man sowohl die organisatorische als auch die emotionale Seite managen.
Meistens ist es die Hauptaufgabe, Besucher und Anrufer an die Personen zu vermitteln, mit denen sie etwas zu erledigen haben. Manchmal ist aber auch das Gegenteil der Fall. Rezeptionisten müssen auch Personen abweisen. Das können unerwünschte und zeitlich unpassende Anrufe sein, aber auch ungelegene Besucher. Hier ist man der Türsteher, der dafür sorgt, dass die Mitarbeiter nicht unterbrochen werden und sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.
Kommunikation ist ihre Stärke
Wer jeden Tag stetig wechselnden Kontakt mit Mitarbeitern und Besuchern hat, der darf nicht schüchtern sein. An der Rezeption ist Kommunikation die wichtigste Fähigkeit. Man
muss immer bereit sein, Rede und Antwort zu stehen, schriftlich, telefonisch oder persönlich. Deshalb muss man kontaktfreudig sein und aktiv auf Menschen zugehen. Wer freundlich ist und Sachverhalte deutlich und verständlich erklären kann, ist hier genau richtig. Schließlich ist das Ziel immer, die bestmögliche Lösung anzubieten.
Fazit: Wer am Empfang arbeitet, hat ein breites Aufgabenfeld. Es geht darum, zwischen den Besuchern und dem Unternehmen zu vermitteln. So sorgt man dafür, dass direkt bei der Ankunft ein positiver Eindruck entsteht. Dafür benötigt man aber viele Fähigkeiten: Organisation, Technologie, Kommunikation und Stressresistenz sind hier ein Muss. An der Rezeption ist man eine Repräsentationsfigur des Unternehmens.
