Grundlagen Buchhaltung und Rechnungswesen

Sinn und Zweck der Buchhaltung

Die Buchführung verfolgt das primäre Ziel über das Belegwesen alle Geschäftsfälle aufzuzeichnen. Insgesamt geht es darum, Schulden beziehungsweise Vermögen festzustellen und dahingehende Veränderungen lückenlos zu dokumentieren. Nicht zu vergessen die Feststellung des Unternehmensergebnisses, das einen Verlust oder Gewinn darstellen kann. Die Erfolgsermittlung erfolgt über die Erfassung und Gegenüberstellung sämtlicher Erträge sowie Aufwendungen. Außerdem ist die Buchhaltung Grundlage zur Berechnung von Steuern, der Kalkulation sowie Beweismaterial. Neben dem Finanzamt ist die Buchführung über die Bereitstellung wichtiger Daten für weitere Behörden, Banken und Gerichte entscheidend. Das gesamte Rechnungswesen baut auf die Buchführung auf.

Pflichten des Unternehmers

Eine Buchführung ist nicht nur aus Eigeninteresse ratsam, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist die Rechnungslegungsvorschrift für Kaufleute formuliert. Demnach muss jeder Kaufmann Bücher führen „und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich“ machen. Sobald ein Gewerbetreibender im Handelsregister eingetragen ist oder einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb vorzuweisen hat, besteht für ihn die Pflicht zur Buchführung. Lediglich kleinere Einzelkaufleute und Freiberufler wie Hebammen oder Künstler sind von der Buchführungspflicht befreit. Für Franchisenehmer trifft dies in der Regel nicht zu, sie müssen Bücher führen. Auch nach dem Steuerrecht besteht die Pflicht zur Buchführung. Ergänzend dazu ist die Art der Buchführung nicht frei wählbar. Sie muss so beschaffen sein, dass unabhängige Dritte sich innerhalb eines angemessenen Zeitraums einen Überblick über die betrieblichen Vorfälle verschaffen können.

Die doppelte Buchführung

In der privaten Wirtschaft ist die sogenannte doppelte Buchführung am meisten verbreitet. Gewerbetreibende mit einem Umsatz über 600.000 Euro und einem Gewinn über 60.000 Euro müssen diese Form der Buchführung gewährleisten. Der Begriff geht unter anderem auf die Art der Buchung von Geschäftsvorfällen zurück. Diese werden bei der doppelten Buchführung sowohl im Haben als auch im Soll verbucht. Also jeweils zweimal. Vereinfacht ausgedrückt: Werden zum Beispiel Briefmarken für den Betrieb bar bezahlt, werden die Kosten zum einen im Soll des Aufwandskontos Postwertzeichen, zum anderen die Ausgaben im Haben des Aktivkontos Kasse gebucht. Was sich für Laien kompliziert anhört, ist in der Praxis heute sehr komfortabel. Dank modernster Buchhaltungssoftware muss heute kein Unternehmer seine wertvolle Zeit mit dem manuellen Buchen verschwenden. Stattdessen erfolgt der gesamte Prozess EDV-gestützt und kann sogar vollständig automatisiert sowie online erledigt werden. Eine kaufmännische Komplettlösung des Software-Herstellers für Anwendungssoftware Lexware erlaubt zum Beispiel die selbstständige Durchführung der Buchhaltung mit anschließender Übermittlung ans Finanzamt. Der Steuerberater kann die hinterlegten Daten einsehen und kontrollieren. Einige Programme sind inzwischen auch mobil verfügbar und erleichtern das Buchen via Smartphone. Zuverlässige Software und die nötigen Schnittstellen lassen die Buchführung zu einer smarten Angelegenheit avancieren.

Folgende Rechtsformen sind unter anderem zur doppelten Buchführung verpflichtet:

• Einzelkaufmann
• OHG
• KG
• GmbH
• AG

Der Erfolg wird bei der doppelten Buchführung über die Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt. Gleichzeitig sind in Bezug auf die Schulden- und Vermögenslage alle Veränderungen in der Bilanz erfasst. Die ständige Kontrolle der Aktiv- und Passivseiten der Konten gibt maximale Sicherheit und Gewissheit zur Richtigkeit des Ergebnisses.

Die ordnungsgemäße Buchführung

Nach §239 HGB muss die Buchführung ordnungsgemäß sein. Das heißt, sie muss vollständig, korrekt und in richtiger Reihenfolge ausgesellt werden. Zur Existenzgründung sind außerdem ein Inventar und eine Bilanz zu erstellen. Verboten sind in der ordnungsgemäßen Buchführung:

• Die Verwendung von Bleistift
• Das unleserlich machen von Angaben (Tipp-Efx)
• Entwertung von Zwischenräumen
• Nutzung unverständlicher Abkürzungen
• Buchung ohne Beleg

Die Gruppierungen aller Zahlenwerte wird nach dem Einnahmen- und Ausgabenprinzip erledigt. In der Gewinn- und Verlustrechnung am Ende des Geschäftsjahres wird der Erfolg des Unternehmens zusammengefasst. Die transparente Darstellung von Schulden- und Vermögenslage erfolgt über die Schlussbilanz. Die Bilanz dient zur Abbildung des Betriebsvermögens. Maßgeblich geprägt ist die Bilanz von einer Aktiv- und einer Passivseite. Während die Aktivseite verrät, wo das Vermögen des Betriebs zu finden ist, zeigt die Passivseite die Mittelherkunft auf. Um zu verdeutlichen, wie eine Bilanz aufgebaut ist, hier ein einfaches Beispiel:

Auch die Bilanz muss der Wahrheit entsprechen und übersichtlich sowie verständlich sein. Zudem gilt: Als Eröffnungsbilanz eines Folgejahres wird stets die Schlussbilanz des vergangenen Wirtschaftsjahres herangezogen.

Aufbahrungsfristen in der Buchführung

Inventare, Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftsbriefe (versandt und erhalten), Buchungsunterlagen (Belege, Lieferscheine usw.), Gewinn– und Verlustrechnungen, Bilanzen und weitere für die Besteuerung entscheidende Dokumente müssen vom Unternehmer zehn Jahre aufbewahrt werden. Vorsicht geboten, ist bei der digitalen Archivierung. Wer im Rahmen der beleglosen Buchhaltung alle Belege ausschließlich digital archivieren möchte, muss den verschärften Anforderungen der GoBD gerecht werden. GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Auf der Internetpräsenz des Bundesministeriums für Finanzen steht ein Dokument zum Download bereit, das über diese Grundsätze informiert, um die Rechtsklarheit zu garantieren. Das Archivierungssystem muss den genannten Grundsätzen gerecht werden, ansonsten kann es später zu massiven Problemen bei einer Betriebsprüfung kommen.