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01.12.17

Ratgeber

Sparen Sie Zeit durch Textersetzungs-Tools

Frank Müller

Für Vielschreiber sind Textersetzungs-Tools unverzichtbar. Sie ersetzen einfach Abkürzungen durch voll ausgeschriebene Textbausteine und können so viel Zeit sparen. Zudem sorgen sie dafür, dass schwierige Begriffe und Namen von allen Mitarbeitern korrekt geschrieben werden.


(Bild: Typinator)

Richtige Textersetzungs-Tools können mehr als die Textersetzung, die bereits im System integriert ist

Diese ist meist nur in der Lage, falsch geschriebene Wörter zu korrigieren oder aus "mfg" dann "Mit freundlichen Grüßen" zu machen.

Von Tools wie "TextExpander" oder "Typinator" profitieren nicht nur Menschen, die Tastenkombinationen für mehr Produktivität nutzen. Auch tippfaule Normalnutzer sparen viel Zeit und Arbeit. Sogar ganze Formulare mit Variablen und Ausfüllfeldern lassen sich definieren.

Synchronisierung der Sets aller Mitarbeiter sorgt für einheitliche und korrekte Schreibweise

Je nach verwendetem Textersetzungs-Tool können in Unternehmen sogar Formulare und Textbausteine zentral angelegt werden. In immer wiederkehrenden Briefen werden die wechselnden Teile als Eingabefelder definiert, die beim Expandieren des Kürzels aufpoppen und vom Nutzer ausgefüllt werden.

Nach dieser Eingabe steht der Serienbrief dann in Sekunden. Eines der bekanntesten Tools, die solche Tricks beherrschen, ist "Textexpander" vom Unternehmen Smile.

Textexpander für Windows, OS X und iOS

Textexpander ist Unternehmen wie Microsoft oder Adobe gefolgt und hat sein Geschäftsmodell von Einmalzahlung auf eine Art Abonnement umgestellt. Als Privatmensch kann man das Tool für umgerechnet knapp drei Euro im Monat (bei jährlicher Zahlweise) auf all seinen Geräten installieren - egal, ob iOS, OS X oder Windows.

Firmen zahlen pro Nutzer rund sieben Euro monatlich, können dann aber auch die sogenannten Snippets nach Teams bündeln und zentral steuern, wer auf welche Kürzel zugreifen kann und soll. Die Ersetzungen lassen sich nach Gruppen bündeln, z.B. nach Kunden, Teams oder Einsatzweisen.

Unter iOS ist "Textexpander" auch das einzige Textersetzungs-Tool, dass von vielen dritten Programmen nach einem kurzen Abgleich der Kürzel direkt unterstützt wird und nicht als Tastatur installiert werden muss.

Typinator für OSX

Die überraschende Umstellung auf ein Abo-Modell für "Textexpander" stieß bei vielen Nutzern auf Kritik. Zwar passte das Unternehmen Smile die Preise für bestehende Nutzer an, und beließ auch die Vorgängerversionen ohne Abo-Modell im App Store, trotzdem sahen sich viele nach Alternativen um.

Eine der bekanntesten Alternativen für OS X ist "Typinator". Das fällt ähnlich mächtig wie "Textexpander" aus. Das Einfügen von Variablen oder Sonderfunktionen wie Datum- und Zeitberechnungen ist vielleicht etwas weniger intuitiv, doch "Typinator" kann zusätzlich noch durch das Einbinden von Skripts erweitert werden.

Einige Scripts liefert das Unternehmen hinter "Typinator", Ergonis, gleich mit. Auch vordefinierte Sets für die deutsche oder englische Autokorrektor oder zur Datumsberechnung lassen sich direkt aus der App installieren.

Typeit4me für iOS und OSX

Will man auf die gleichen Sets unter OS X und iOS zurückgreifen, kann man den Veteranen "Typeit4me" nutzen. Dieses Programm ist für OS X und iOS verfügbar, die Kürzel werden über iCloud abgeglichen.

Durch die Restriktionen von iOS lässt sich "Typeit4me" - im Gegensatz zu "Textexpander" - in anderen Programmen allerdings nur nutzen, wenn man es als Tastatur installiert.

Fazit: Zum Zeit sparen und Fehler vermeiden ideal

Ein Textersetzungs-Tool für alle Rechner der Firma, dessen Snippets zentral verwaltet werden, kann dazu beitragen, die Produktivität aller Mitarbeiter zu steigern und Fehler zu vermeiden.

Das offizielle Mission Statement, die formatierte Adresse des Unternehmens inklusive Logo oder andere wichtige Bausteine wie z.B. komplizierte Produktbezeichnungen oder -beschreibungen lassen sich auf Knopfdruck fehlerfrei einfügen.

Weitere Textersetzungs-Tools für die wichtigsten Betriebssysteme

"Textexpander", "Typinator" und "Typeit4me" zählen zwar zu den bekanntesten Tools, aber natürlich gibt es noch weitere.

Eine kleine Übersicht über Textersetzungs-Tools für die unterschiedlichsten Betriebssyteme findet man bei Alternative.to. Darunter befindet sich auch leistungsstarke Freeware. Aber auch die Tools, die ein paar Euro kosten, können meist für einen begrenzten Zeitraum kostenlos ausprobiert werden.

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