Hier finden Sie weitere Artikel aus der Themensammlung Technik

16.01.13

SEPA-fähige Unternehmenssoftware: Wie unterstützt sie uns bei der SEPA-Umstellung?

Deutsche Lastschriftverfahre

Fast jeder Unternehmer und Freiberufler verwendet Software für die Rechnungsstellung, die Lohnabrechnung oder die Buchhaltung. Wenn am 1. Februar die Verwendung von SEPA für Unternehmer und Freiberufler zur Pflicht wird, sollte die Software SEPA-fähig sein, damit sie uns weiterhin vollumfänglich unterstützen kann. Was muss Software können, damit wir sie auch noch nach dem 1.2.2014 nutzen können?

Deutsches Lastschriftverfahren © Marco2811 - Fotolia.com

SEPA ist ein Thema, das alle, die unternehmerisch tätig sind, seit einem Jahr beschäftigt. Nun sind es nicht einmal mehr vier Wochen, bis Kontonummer und Bankleitzahl, aber auch das einfache deutsche Lastschriftverfahren Geschichte sind.SEPA verursacht weitreichende Veränderungen im Zahlungsverkehr, die sich auch auf die Nutzung von Unternehmenssoftware auswirken.

Wenn die Software beim Zahlungsverkehr unterstützt, muss sie SEPA-fähig sein, da Überweisungen und Abbuchungen nach dem alten System ab Februar nicht mehr möglich sind. SEPA-fähige Software bietet beispielsweise Hersteller Lexware.

Einige Hintergrundinformationen zur SEPA-Umstellung

Für uns alle als Privatpersonen ist die SEPA-Umstellung weniger dramatisch. Wer aber unternehmerisch oder freiberuflich tätig ist, hat mit SEPA einen deutlich größeren Aufwand. Der Zahlungsverkehr muss nämlich entsprechend angepasst werden. Bei der SEPA-Überweisung ist dies noch recht unproblematisch. IBAN und BIC muss man nur in den Stammdaten einpflegen und in den Programmen, die den Zahlungsverkehr unterstützen, integrieren. Dann stehen sie bei späteren Transaktionen automatisch zur Verfügung. Anders sieht es mit den SEPA-Lastschriften aus. Für diese ist eine Mandatsverwaltung notwendig. Denn der Zahlungsempfänger benötigt für die Lastschrift eine eindeutige Zustimmung vom Zahlungspflichtigen. Diese bezeichnet man als Mandat und kann schriftlich, mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder auch über eine telekommunikative Übertragung erteilt werden. Die Zustimmung muss aber in jedem Fall nachweisbar sein. Besonders wichtig bei der SEPA-Lastschrift ist weiterhin die Pre-Notifikation. Mit dieser wird der Zahlungspflichtige über die Fälligkeit einer Lastschrift informiert. 14 Tage im Voraus muss man dem Zahlungspflichtigen Datum und Betrag schriftlich bekannt geben.

ins Programm integrieren © MK-Photo - Fotolia.com

Frühzeitig um Software oder Updates kümmern

Nur wer sich an die SEPA-Regeln hält, kann noch nach dem 1.2.2014 am elektronischen Zahlungsverkehr teilnehmen. Unternehmenssoftware, die für den Zahlungsverkehr relevant ist, muss daher SEPA-fähig sein. Wer eine Unternehmenssoftware schon länger verwendet, sollte sich so früh wie möglich um ein Update bemühen. Stellt das Softwareupdate die SEPA-Fähigkeit nicht sicher, ist ein Softwarewechsel zu überlegen. Bei den Produkten von Lexware steht ein SEPA-Update zur Verfügung". Wer bereits eine Lexware-Software nutzt, erhält das Update mit der automatischen SEPA-Umstellung des Herstellers. Seit Januar sind alle Lexware-Programme, die man neu kauft, von vornherein voll SEPA-fähig.

Eine SEPA-fähige Software

  • unterstützt das SEPA-Zahlungsverfahren
  • stellt alte Kontoverbindungen automatisch auf IBAN und BIC um
  • bietet die Möglichkeit, die Gläubiger-Identifikationsnummer zu hinterlegen
  • und besitzt eine Mandatsverwaltung für die SEPA-Lastschrift.

Das SEPA-Update stellt die Umstellung aller für SEPA relevanten Bereiche der Software sicher. Betroffen sind vor allem Konten und Empfänger, die auf IBAN und BIC umzustellen sind, sowie das Lastschriftverfahren. Durch das Update werden die Felder, in denen man die Kundenstammdaten hinterlegt, auf die neue Bankkennung umgestellt. Dadurch stehen IBAN und BIC für Rechnungsformulare sowie bei Überweisungen und Lastschriften im Online-Banking-Tool zur Verfügung. Auch der für die Pre-Notifikation notwendige Text wird automatisch auf Rechnungen mit Lastschriftverfahren gedruckt oder bei elektronischem Versand per E-Mail integriert. Muster für die korrekt formulierte Pre-Notifikation findet man zum Beispiel hier. Weiterhin gewährleistet das SEPA-Update, dass die bei der Nutzung von SEPA-Mandaten einzuhaltenden Fristen und Abläufe berücksichtigt werden. Auch die Mandatsverwaltung mit den Lexware-Produkten ist sehr komfortabel.

Die Mandate werden automatisch den Zahlungspflichtigen zugeordnet. Erzeugte Mandate lassen sich bearbeiten, löschen und nach Ablauf archivieren.

Förderland-Newsletter

Wissen für Gründer und Unternehmer