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Zeitmanagement
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Die Anzahl psychischer Erkrankungen durchs Berufsleben nehmen zu. Grund dafür sind die hohen Belastungen und der negative Stress im Job. Hierfür gibt es verschiedene Ursachen, ein Auslöser kann schlechtes Zeitmanagement sein.
Definition Zeitmanagement
Zeitmanagement bedeutet, dass man seine zur Verfügung stehende Zeit richtig einteilt, um sie optimal zu nutzen. Da sich verstrichene Zeit nicht zurück- oder wiederholen lässt, soll durch bestimmte Zeitmanagement-Methoden (z.B. durch das Festlegen von Prioritäten) versucht werden, an seiner Tagesplanung zu arbeiten, damit man sich weniger mit Zeitdieben beschäftigt.
Ein schlechtes Selbstmanagement kann unter anderem zu einem Zeitpessimismus sowie einer schlechten Work-Life-Balance und damit verbunden zu Unzufriedenheit, schlechter Motivation und Stress führen.
Zeitmanagement-Methoden und Tagesplanung-Tipps
Es gibt verschiedene Punkte, bei denen man ansetzen kann, um seinen Tagesablauf für mehr Produktivität und weniger Stress zu optimieren. Hier sind ein paar Beispiele.
- Tagesplan: Ein wichtiger Punkt für ein besseres Zeitmanagement ist der Tagesplan. Die Tipps zur Tagesplanung sollen dabei helfen, einen Arbeitstag produktiv zu nutzen. Hierfür ist es zum Beispiel nötig, dass man seine Aufgaben schon am Vorabend in einer Taskliste niederschreibt, eine Zeit-Abschätzung abgibt und wichtige Aufgaben möglichst schon am Morgen erledigt. Zudem ist es empfehlenswert, wichtige Aufgaben komplett zu erledigen, so dass man eine Sache beendet, anstatt zehn Dinge gleichzeitig zu beginnen.
- Kürzere Zeiteinheiten dank der Pomodoro-Methode und Timeboxing: Oft dauern Meetings eine halbe oder ganze Stunde lang, weil das die vorgegebenen Standard-Zeiteinheiten in Programmen wie Outlook sind. Das bedeutet aber nicht, dass diese Einteilungen wirklich sinnvoll sind. Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Methoden, bei denen man seinen Tagesplan in kürzere Einheiten (Timeboxing) einteilt – zum Beispiel in eine 15-Minuten-Liste. Kurze Blöcke, die auch kombiniert werden können, sollen dafür sorgen, dass man große Herausforderungen in kleinere Aufgaben zerteilt. So wirken sie nicht mehr ganz so „bedrohlich“. Die bekannteste Methode dieser Art nennt sich Pomodoro. Das Ziel ist es, fokussierter zu arbeiten, indem man seinen Tag in viele kleine „Arbeits-Attacken“ einteilt, in denen man sich nur auf eine Sache konzentriert. Störende Elemente wie das Telefon oder das Mailprogramm werden währen einer Pomodoro-Einheit ausgeschaltet. Nach einem festgelegten, kurzen Abschnitt (z.B. 15 oder 20 Minuten), soll man sich fünf Minuten Pause gönnen. Durch diesen Wechsel aus Arbeit und Erholung gelangt man sehr gut zu einen Flow, bei dem man am Ende des Tages viele Dinge abgearbeitet hat.
- Zeiterfassung: Getreu dem Leitspruch „If you can’t measure it, you can’t manage it“ gilt es, eine Zeiterfassung einzuführen. Nur so kann man Abrechnungen korrekt durchführen und in einer Selbstanalyse herausfinden, was man bei seinem Zeitmanagement verbessern muss. Diese Reflektion dient auch dem Selbstcoaching. Um das Timeboxing gut durchziehen zu können, benötigt man einen entsprechenden Zeitmesser. Eine Stoppuhr, sei es in einer Armbanduhr oder als App, ist empfehlenswert. Gehört man zu den Bastlern, kann man sich auch eine Einzeigeruhr fürs Timeboxing bauen.
- Pausen einlegen: Hektische Situationen gibt es immer wieder mal, sie lassen sich auch mit Pomodoro und anderen Zeitmanagement-Methoden nicht komplett vermeiden. Gerade im letzten Quartal, der Zeit vor Weihnachten, kommt gerne Stress am Arbeitsplatz auf. Dagegen helfen unter anderem Pausen, bei denen man mit Achtsamkeitsübungen oder mit Apps für Entspannung im Büro sorgen kann, um neue Energie zu schöpfen.
Hypereffizienz: Um seinen Tag zu optimieren, gibt es viele Möglichkeiten. „Simplify your life“ gilt hier als Antrieb. Das heißt, man muss Zeitfresser vermeiden oder auslöschen, indem man bestimmte Dinge unterlässt oder sie anders gestaltet. Ein Beispiel dafür ist, dass man Mails, die man nicht versteht, auch nicht beantworten sollte. Zudem sagt die Theorie der Hypereffizienz, dass man seine Zeit nicht mit trivialen Entscheidungen wie mit der Wahl des passenden Kleidungsstückes verschwenden solle. Ein Kleidungstyp reicht – Steve Jobs und Mark Zuckerberg sind hierfür bekannte Vorbilder.
Weitere Ideen für mehr Produktivität zeigt dieses Schaubild:
Ein weiterer Tipp ist das Speed Reading: Durch spezielle Schnelllese-Techniken ist es möglich, mehr zu lesen und zu lernen.
Die beste Arbeitszeit und Arbeitsumgebung finden
Jeder Mensch besitzt einen anderen Tages- und Nacht-Rhythmus. Deswegen eigenen sich klassische 9-to-5-Modelle nicht für jedermann. Zum Selbstmanagement gehört es, die für sich beste Arbeitszeit für mehr Produktivität zu finden. Dabei müssen „Nachteulen“ selbstverständlich auf verschiedene Aspekte achten.
Zudem kann die Wahl des Arbeitsplatzes die Produktivität erhöhen. Der eine benötigt ein ruhiges Büro, der andere arbeitet im Cafè um die Ecke.
Wartezeiten nutzen
Dank moderner Arbeitsmittel wie Notebooks, Tablets oder Smartphones ist es uns möglich, fast immer und überall zu arbeiten. So lässt sich auch tote Zeit effizienter nutzen, indem man lange Bahn- und Busfahrten zu einem Vorteil verwandelt.
Shutdown Day 2008: 24 Stunden ohne Rechner
Hoffen wir, dass es am Samstag nicht regnet. Denn übermorgen ist Shutdown Day. Ein "weltweites Experiment": Schafft Ihr es, 24 Stunden lang nicht den Computer zu benutzen? Auf der Website zum Shutdown Day kann man seine Teilnahme bekunden, derzeit steht es 11.793 (I can) zu 1.000 (I cannot) - interessanterweise wollen neben Amerikanern insbesondere Letten den Rechner unberührt lassen. Schon letztes Jahr wurde der Shutdown Day mit einem witzigen Video beworben (hier ansehen), und natürlich ist das Internet auch dies...
Was soll ich als nächstes tun? Hilfe bei der Aufgabenwahl
Da leert man seinen Kopf regelmäßig, führt seine Aufgabenlisten, hat den Überblick, aber plötzlich stellt sich die unausweichliche Frage: Welche Aufgabe soll ich als nächstes anpacken? Jedes Organisationssystem ist nur so gut, wie es einen tatsächlich unterstützt, Aufgaben zu erledigen. Da kann das System noch so ausgefeilt sein, die Techniken noch so modern: Wenn man mit Hilfe des Systems seine Aufgaben nicht besser, effizienter, schneller oder - in einem Wort - anders als bisher erledigen kann, dann hat es seine...
Die sieben Gebote des Zeitmanagements
Wir diskutieren hier sehr gerne über Techniken des Zeitmanagements und darüber, welches Tool sich für welchen Zweck am besten eignet. Das ist spannend, verdeckt aber die wichtigen grundlegenden Fragen, nämlich die nach den Prinzipien, die hinter einem sinnvollen, guten, nützlichen und erfolgreichen Zeitmanagement stehen. Um diese Prinzipien geht es in diesem Artikel. Vorweg: Die hier folgenden sieben Punkte habe ich von Lothar Seiwert übernommen, die er so in einem Vortrag aufgezählt hat. Ob er sie auch in einem se...
10 Tipps für einen guten Start in den neuen Tag
Dominik hat uns vor ein paar Wochen Tipps gegeben, wie man zu einem guten Schlaf kommt. Doch auch der beste Schlaf ist irgendwann vorbei und man muss aufstehen. Im Folgenden findet ihr ein paar Tipps, wie man das am besten schafft und einen optimalen Start in den neuen (Arbeits-)Tag erwischt. Einfach aufstehen: Der Snooze-Button ist Dein Feind! Du hast Dich abends dafür entschieden, zu einer bestimmten Zeit aufzustehen, also steh zu Deiner Entscheidung und steh auf. Klingt hart, aber je länger Du weiter im Bett...
Zeitaufwand schätzen: Vier Tipps für realistischere Prognosen
In seinem E-Book empfielt Leo Babauta, die wichtigsten Aufgaben des Tages nicht nur festzulegen, sondern auch zeitlich im Tagesablauf zu verankern. Allzu oft zeigt sich aber, dass wir den benötigten Zeitaufwand nur ungenau voraussagen können. Deshalb hier vier Tipps für realistischere Schätzungen: 1. Aufgaben in kleine Portionen zerlegen Schnell abschließbare Aufgaben machen es einfacher, das gesteckte Ziel zu erreichen. Der Zeitaufwand lässt sich bei kleineren Arbeiten besser einschätzen. Robert Stoyan empfielt ...
Zen to Done (Teil 6): Gewohnheit 3: Planen
Dein Arbeitsablauf wird stark von Deinen Entscheidungen darüber bestimmt, was Du jede Woche, jeden Tag und in jedem Moment zu tun gedenkst. ZTD bringt den unstrukturierten, von Augenblick zu Augenblick orientierten Arbeitsprozess von GTD in eine optimale Form. Die dritte Gewohnheit von ZTD: Das Planen. Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick ...
Ursachen fürs Prokrastinieren gibt es viele - eine besonders tückische jedoch ist der Perfektionismus. Denn der erscheint uns zunächst mal als etwas Gutes. Bloß: Perfekte Zustände, seien wir ehrlich, erreichen wir doch nie. "Ich bin Perfektionist", damit sagt man: Ich liefere gute Arbeit ab, und zwar erst, wenn sie meinen eigenen Ansprüchen genügt; ich mache meine Sache richtig, ich mache keine Schnellschüsse, von mir gibt es Qualität und keine 10-Minuten-Lösungen. Klingt gut. Das Problem dabei: Den perfekten Zust...
Multitasking: Wenn schon, dann richtig
Multitasking ist ein anhaltendes Thema hier auf imgriff. Ein paar Tipps zum richtigen Umgang. Florian ist beispielsweise bekennender Gegner von Multitasking. Ich stehe dem eher abhängig von der aktuellen Laune und der Situation mal positiv mal negativ gegenüber. So kann ich durchaus Musik hören während ich schreibe. Allerdings nicht jede Musik. Es darf nur Musik sein, die keinen Gesang beinhaltet und auch sonst nicht aufmerksamkeitsheischend ist. Deswegen fand ich diesen Text auf WebMD über Tipps zum Multitask...
Man hat sich verabredet und das Gegenüber verspätet sich. Was tun? Kann man das im Vorfeld gar vermeiden? Bei vnr.de gibt es hierzu ein paar Tipps. Unter anderem wird empfohlen: Vorher dezent nachfragen, ob der Andere die Zeit überhaupt einhalten kann - jedenfalls wenn das in der Vergangenheit bereits eher nicht der Fall war.Darauf hinweisen, dass man vor und nach der Verabredung noch andere Termine hat. Dass Zuspätkommen also das Treffen im schlimmsten Fall platzen lässt. Mehr auf vnr.de. (via bindestrich.net)
Am Wochenende: Morgenroutine entwickeln
Das zweite Projekt fürs Wochenende: Diesmal geht es darum, eine Routine für den Morgen zu entwickeln. Das kann am Wochenende leichter sein, durchgehalten wird dann ab Montag. Damit es nicht so schwerfällt, hilft es, sich die neue Routine nur für die nächsten zehn Tage vorzunehmen. Hat man die erstmal geschafft, kann man leichter die nächsten zehn Tage dranhängen. Ein paar Anregungen für die Morgenroutine: Früher aufstehen, wacher sein. Das muss nicht zwingend 5:30 Uhr heißen, sondern einfach: Früher als sonst; f...
Und noch 'ne Studie: Eine Wissenschaftlerin hat bei einer Beobachtung in zwei "Hightech-Firmen" herausgefunden, dass sich die Mitarbeiter dort durchschnittlich nur 11 Minuten am Stück ein und derselben Aufgabe widmen können, bevor sie durch Mails, Anrufe, Kollegen oder ähnlichen Terror unterbrochen werden. Das schreibt Spiegel Online und bezieht sich dabei auf einen Artikel der New York Times. Wenn man bedenkt, dass es eine knappe Viertelstunde braucht, bis man nach einer Ablenkung wieder mit voller Konzentration w...
gethuman
Ein neuer Computer, ein neues Handy, ein neues Technikspielzeug. Damit ist es ja immer so eine Sache. Einerseits macht die Neuanschaffung viel Freude, andererseits benötigt man viel Zeit und Nerven, wenn einmal etwas nicht klappt und man auf die Hilfe des Kundendienstes angewiesen ist. Ich zum Beispiel habe mich bei meinem alten Arbeitgeber fünf Monate lang mit dem Medion-Support wegen eines kaputten Laptops herumgeschlagen. Es gibt nun wirklich produktivere Tätigkeiten, als in der Warteschleife einer Telefonhotli...
Ein produktiver Autor – Lesetipp
Leo von zen habits ist einer der produktivsten Autoren der amerikanischen Produktivitätsblogosphäre. Er schreibt jeden Tag für sein eigenes Blog, produziert pro Woche ca. sieben Artikel für andere Blogs und macht das alles neben seinem Vollzeitjob. Nicht zu vergessen seine Frau und seine sechs Kinder. Nun hat Leo in zwei Artikeln verraten, wie er das alles geregelt bekommt: How I Work 2 Jobs, Blog and Still Find Time for My Wife and 6 Kids enthält sieben Punkte, die ihm dabei helfen, alles unter einen Hut zu bringe...
morning
Warum Nachtarbeiter weniger produktiv sind und Frühaufstehen nichts mit einer Uhrzeit zu tun hat Dieser Artikel führt den Artikel ?Wie man Frühaufsteher wird? weiter. Ich bin fasziniert von eurer Resonanz auf den Artikel zum Frühaufstehen. Das Thema scheint viele sehr zu interessieren. Die einen fühlen sich motiviert, es neu anzugehen. Andere fühlen sich angegriffen, weil sie selbst nur schwer morgens aus dem Bett kommen. Immer wieder wird darüber diskutiert, ob Frühaufstehen nun etwas mit den Genen oder doch mehr ...
Mit diesen 20 Tipps holt man auch aus kurzen Zeiträumen, die plötzlich frei werden, das beste heraus. Es soll sie ja geben, diese Tage an denen man weniger zu tun hat und keine Aufgabe ansteht. Plötzlich sieht man sich mit zwei Stunden freier Zeit konfrontiert und weiß nicht, was man damit machen soll. Der heiße imgriff-Tipp: Spaß haben, sich in die Sonne legen, mit Freunden einen Kaffee trinken gehen oder einfach nichts tun. Dann gibt es aber auch kurze Zeiten so zwischen fünf und 20 Minuten, die plötzlich frei w...
The 4-Hour Workweek: Der nächste Produktivitätshype
Ja, ganz richtig gelesen, da oben steht "The 4-Hour Workweek" (T4HWW), zu deutsch: Die 4-Stunden-Arbeitswoche. Das ist der Titel eines Buches von Timothy Ferriss, das heute erscheint und schon bald in allen Diskussionen in der Produktivitätsszene und darüber hinaus auftauchen wird. Ferriss stellt in dem Buch radikale Ideen und Thesen zur Vereinfachung des Lebens auf und präsentiert einen Ansatz, den er Lifestyledesign nennt. Grundsätzlich geht es ihm darum, aus dem scheinbar vorgegebenen Lebensverlauf von Arbeit un...
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