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16.05.12

Selbstorganisation

Zeitmanagement für Manager

Werden Sie Ihr eigener Zeit-Manager

Bereiten Sie sich vor

Zunächst besorgen Sie sich ein Zeitplanbuch beziehungsweise einen Terminplaner. Die Einteilung sollte möglichst einfach sein: Termine, Aufgaben und Kontakte. Im nächsten Schritt notieren Sie auf einem Blatt Papier alles, was Sie in den nächsten drei bis sechs Monaten erledigen müssen. Ob Besprechungen, Reisen, Seminare oder Kundenbesuche – in dieser Phase darf noch alles bunt durcheinandergehen. Wichtig ist nur, dass Sie nichts vergessen.

Setzen Sie Prioritäten

Jetzt überlegen Sie, wie wichtig die einzelnen To Dos sind und vergeben die Prioritäten A, B und C: A-Aufgaben sind sehr wichtig und können nicht delegiert werden. B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und Sie können sie delegieren. C-Aufgaben kosten viel Zeit, Sie messen ihnen jedoch einen geringen Wert bei, wie etwa Ablage erledigen oder Rundschreiben lesen.

Schätzen Sie den Zeitaufwand

Weisen Sie nun Ihren Terminen einen Zeitrahmen zu, den Sie für die Erledigung benötigen. Nehmen Sie dabei Ihre Erfahrungswerte und erhöhen diese dann um 50 Prozent. Denn die meisten Menschen neigen dazu, den Zeitbedarf zu unterschätzen, weil sie Unterbrechungen durch Anrufe oder andere Vorfälle nicht mit einplanen. Vergessen Sie Reisezeiten nicht, wenn Termine außer Haus stattfinden und berücksichtigen Sie die Vorbereitungszeiten.

Erstellen Sie einen Zeitplan

Jetzt tragen Sie alles in Ihren Kalender ein. Beziehen Sie dabei maximal die Hälfte Ihrer täglichen Arbeitszeit mit ein, um genügend Puffer für unvorhersehbare Ereignisse zu haben. Beginnen Sie mit den A-Aufgaben. Eine gute Tagesplanung hilft Ihnen so, die wichtigen To Dos auch dann noch zu erledigen, wenn der Tag Überraschungen bereit hält. Bei den B-Aufgaben überlegen Sie stets, ob Sie diese wirklich selbst wahrnehmen müssen oder delegieren können. C-Aufgaben tragen Sie nur dann ein, wenn noch Zeit bleibt. Verfahren Sie anschließend genauso für die nächsten Tage.

Regeln für Ihre Zeitplanung

Damit es nicht immer wieder zu Krisen in Ihrer Zeitplanung kommt, sollten Sie einige Regeln beachten:

  • Richten Sie Blockzeiten ein. Reservieren Sie sich Zeiten, in denen Sie nicht gestört werden dürfen. Damit verhindern Sie, dass Sie immer wieder aus Ihrer Arbeit gerissen werden.
  • Delegieren Sie so viel wie möglich. Sie entlasten sich damit und können sich auf die wirklich wichtigen Aspekte Ihrer Arbeit konzentrieren.
  • Halten Sie Ordnung! Wenn Sie sich angewöhnen, dass die Dinge an bestimmte Orte gehören, sparen Sie viel Zeit, die Sie sonst mit Suchen verbringen.
  • Lesen Sie schneller! Lernen Sie, wie man Artikel, Protokolle und Briefe schnell liest und trotzdem die wichtigsten Inhalte aufnimmt. Beginnen Sie immer mit dem Überfliegen der Überschriften und Bilder bzw. Grafiken und steigen Sie dann mit den Abschnitten ein, die Sie spontan interessieren.
  • Kürzen Sie Besprechungen ab. Halten Sie Besprechungen bei Gelegenheit auch einmal im Stehen ab, um anzuzeigen, dass keine Zeit zu verlieren ist. Prüfen Sie, bei welchen Besprechungen Sie fehlen können und sagen Sie diese ab.


Franziska Brandt-Biesler

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