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04.11.10

Wie mein Kanban sich veränderte: Team Kanban, das wirklich funktioniert

«Personal Kanban» hat mehreren unserer Autoren auf Anhieb gefallen, scheint aber nach anfänglicher Euphorie gescheitert zu sein. Das liegt vermutlich an der fehlenden Flexibilität im Umgang mit neu eintreffenden Aufgaben. Wir zeigen, wie man Personal Kanban nur geringfügig erweitert, um damit mehr Erfolg zu haben.

 

Meine ersten Versuche mit Personal Kanban enden im Fiasko

Im Frühjahr hat mich imgriff.com-Kollege Thomas Mauch mit seiner Schilderung von Personal Kanban begeistert - seiner ganz persönlichen, an Lean Management angelehnten Art und Weise, seine Arbeit zu organisieren. Ich habe das System ebenso wie Thomas sofort umgesetzt. Keine drei Monate später jedoch hat die Magnettafel andere Aufgaben, mein Personal Kanban gibt es - in dieser Form - nicht mehr.

Nach Magnetwand nun im Web

Beim Tool-Blog gab’s damals eine Linkliste zu Personal Kanban. Dort fand ich Kanbantool.com (mit dem vorher ausprobierten Leankitkanban.com wurde ich nicht so glücklich). Kanbantool ist auch für kleine Teams kostenlos (während LeankitKanban dafür bereits Geld verlangte). Auch fand ich nach einiger Testerei die Bedienung von Kanbantool einleuchtender.

Die erste Entscheidung war also gefallen: Nach Personal Kanban auf Magnetwand würde ich es mit Personal Kanban im Web versuchen. Sollte das klappen, wollte ich es auch gleich für mein Marketing-Team bei alpha-board, einem Dienstleister für Leiterplatten, Layouts und Elektronik-Design, ausprobieren - der Firma, bei der ich tagsüber Marketing und Vertrieb leite und dessen Mitarbeiter schon sehr oft als Echtzeit-Laborratten für meine neuen Produktivitätsideen herhalten mussten (lasst uns an dieser Stelle ein gemeinsames Dankeschön an meine Kollegen richten - bedankt Euch bei ihnen, dass Ihr von meinen Ideen erst etwas erfahrt, nachdem sie ausprobiert wurden).

Wie mein Personal Kanban bis dahin aussah

Eine Erkenntnis aus meinen Versuchen mit Personal Kanban und LeankitKanban war, dass die einzelnen Spalten schnell vor Aufgaben überquellen. In einem Kanban, wie Thomas es aufgebaut hat, gibt es drei Spalten: «Backlog», «Work-In-Progress» und «Done». Im Backlog sammeln sich die Aufgaben, die noch zu erledigen sind. Unter Work-In-Progress staut sich alles, was gerade bearbeitet wird (idealerweise nur eine einzige Aufgabe) und in Done häuft man all das an, was erledigt wurde. Weil mir das zu wenig war, hatte ich noch ein Extrafeld in Work-In-Progress vorgesehen mit dem Namen «Wartet auf». Dort habe ich alles rein gepackt, was begonnen war, aber auf Zuarbeit von Anderen wartete.

Mein Kanban auf Magnetwand

Eine To-Do-Liste, die wirklich funktioniert, sieht anders aus

Wie gesagt: Das System scheiterte. Wie ich seit einem Video von Michael Linenberger weiß, das ich beim Toolblog fand (Eine To-Do-Liste, die wirklich funktioniert), lag das daran, dass sich alle meine Aufgaben in einer Spalte sammelten. Linenberger sagt, dass wir mehrere Arten von To Dos haben und unterscheidet sie nach ihrer Dringlichkeit:

     

  1. Aufgaben, die unbedingt heute erledigt werden müssen (Genannt: TO DO HEUTE)
  2. Aufgaben, die wir heute bei genügend freier Zeit und viel guter Laune noch erledigen können (TO DO MÖGLICH)
  3. Aufgaben, die demnächst eventuell mal bearbeitet werden könnten (TO DO HORIZONT)

Linenberger argumentiert sehr überzeugend, dass wir alle unsere Aufgaben unbewusst nach diesen Dringlichkeitshorizonten einteilen - und sie deshalb auch so verwalten sollten. In der 1. Kategorie sollten sich höchstens zwei bis drei Aufgaben tummeln, die wir am selben Tag noch erledigen müssen. In diese Liste sollten wir dementsprechend beinahe stündlich reinschauen. In der 2. Kategorie können schon wesentlich mehr Aufgaben stehen, da wir bei genügend Freizeit auch wählen wollen, auf welche dieser Aufgaben wir Lust haben. Anschauen sollte man sich diese Kategorie mindestens einmal täglich (besser mehrmals). Und in der letzten Kategorie sammelt sich dann alles andere - angeschaut wird das mindestens einmal wöchentlich, so Linenberger.

Das fand ich einleuchtend, also habe ich diesen Ansatz in mein Kanban-System integriert, das ja mittlerweile kein Personal, sondern ein «Team Kanban» war.

Unser Team Kanban, das wirklich funktioniert

Unser Team Kanban hat nun also 6 Spalten:

  • TO DO HEUTE (mit höchstens 5 Aufgaben)
  • TO DO MÖGLICHKEIT (mit höchstens 20 Aufgaben)
  • TO DO HORIZONT (theoretisch unbegrenzt)
  • WARTET AUF (theoretisch unbegrenzt)
  • IN ARBEIT (mit höchstens 2 Aufgaben)
  • ERLEDIGT (unbegrenzt und archivierbar)

Die Begrenzungen haben wir so gewählt, dass wir im Team genug Platz haben, alle Aufgaben zu sammeln und zu verteilen. Bei Kanbantool.com sieht man das auch nicht so eng, es lassen sich mehr Aufgaben einstellen als angegeben - man erhält dann aber einen Hinweis. Mehrmals täglich checken wir unsere verschiedenen Aufgabenspalten und sortieren gegebenenfalls Aufgaben in andere Spalten ein.

Unser Team Kanban im Einsatz

Die Aufgaben bei Kanbantool.com lassen sich taggen. Wir nutzen diese Funktion für unsere Namen - wenn man diese Namens-Tags in der Suchmaske eingibt, werden alle Aufgaben ohne diese Tags ausgeblendet. So können meine Mitarbeiter und ich sehen, welche Aufgaben auf uns und auf andere warten. Wenn es Aufgaben gibt, die wandern, muss man einfach dieses Tag ändern (z.B. von LM auf GG, was in dem Fall dann bei mir landet). Natürlich vergeben wir auch Tags für bestimmte Projekte wie Kundenzufriedenheitsanalyse oder Website. In Kanbantool.com kann man auch gemeinsam bearbeitbare Dokumente anlegen. In einem davon sammeln wir unsere Tags.

Schön ist auch die Möglichkeit, verschiedene Kanban-Boards anzulegen, z.B. für Marketing oder HR. Und man kann Boards auch in Ordnern organisieren. All dies erleichtert die Orientierung für das Team und hilft, die Boards schlank zu halten.

Fazit

Unser Team Kanban ist noch keine drei Monate im Einsatz. Bis es zur Gewohnheit geworden ist, muss man sich natürlich zwingen, es zu benutzen. Das ist aber bei jeder Umstellung der Arbeitsweise so. Das Team Kanban hat einige große Vorteile, wie ich finde: Ich kann Aufgaben verteilen und sehen, woran die anderen im Team arbeiten; und jeder kann für alle anderen Aufgaben festlegen - dem einzelnen ist es aber meistens überlassen, selber festzulegen, wann sie bearbeitet werden. Die Nachteile meines ersten Kanbans sind jedenfalls abgestellt.

Ich bin optimistisch, dass wir bei diesem System bleiben. Ich überlege sogar, es im Unternehmen weiter auszurollen.

Zum Weiterlesen:

» Kanbantool.com - Die beschriebene Website für Kanban-Boards für Teams und Einzelkämpfer

» Eine To-Do-Liste, die wirklich funktioniert (toolblog.de)

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