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24.07.08

Und so arbeiten Blogwerker

Gestern habe ich einen Artikel von Gina Trapani verlinkt, in dem sie beschreibt, wie das physisch verteilte Team des Blogs Lifehacker.com virtuell zusammenarbeitet. Wir sind in einer ganz ähnlichen Situation und nutzen ähnliche Tools.

Die Ausgangslage ist vergleichbar: Auch bei Blogwerk , dem Verlag hinter imgriff.com und weiteren fünf Blogs, arbeiten wir zu großen Teilen nur virtuell zusammen. Im Zürcher Büro sitzen zu Hochzeiten sechs Personen, die anderen knapp 30 allerdings verteilen sich auf zahlreiche Orte und Länder. Dank Peter Sennhauser in San Francisco und Andreas Göldi in Boston können wir sogar mit drei Zeitzonen prahlen (und sollten eigentlich mal diese klassischen drei Uhren im Büro aufhängen).

Selbst innerhalb der Blogteams ist es nicht anders: Von den imgriff.com-Autoren kenne ich bislang nur Marcel und Johannes persönlich - mit den anderen läuft alle Kommunikation online oder gelegentlich per Telefon. Den folgenden Satz von Gina Trapani können wir also unterschreiben:

«Der Schlüssel zu unserem papierlosen Büro: Web-Anwendungen, die uns all die Dinge tun lassen, die normale Teams in normalen Büros auch tun - plaudern und zusammenarbeiten, und das auch vom Home Office, einem Hotelzimmer oder dem nächsten Internetcafé aus.»

Die Werkzeuge, die wir einsetzen, unterscheiden sich nur ein wenig von denen bei Lifehacker.

Chat: Skype, GTalk, internes Twitter

Was Gina über Campfire schreibt, klingt gut - insbesondere, was das Archivieren und zwanglose Kommunizieren angeht. Bei uns übernehmen mehrere Tools ähnliche Aufgaben: Skype und GTalk dienen schnellen Absprachen und Infos zwischendurch, außerdem ist während Telefonkonferenzen immer ein Gruppenchat in Skype offen, in dem wir Links und ähnliches austauschen, über die gesprochen wird. Für den Lagerfeuer-Effekt zumindest im «Kernteam» (die verantwortlichen Redakteure der Blogs, Chefredaktion und Verlag) haben wir außerdem ganz avantgardistisch ein eigenes, internes Twitter (genauer gesagt: Ein Blog mit dem twitterähnlichen Wordpress-Theme «Prologue»). Statusmeldungen, anhand derer man sieht, an was die anderen gerade arbeiten, aber auch Stoßseufzer und Zwischendurch-Witzchen haben hier Platz.

Das schnelle Tool für zwischendurch: Unser internes Twitter.
Das schnelle Tool für zwischendurch: Unser internes Twitter.

Dokumentation und Diskussion: Confluence

Zum Teil finden Diskussionen auch im internen Wiki statt. Wir nutzen Confluence, ein «Enterprise Wiki» - wenig webzweinullig und nicht so pflegeleicht wie etwa Backpack, aber dafür sehr mächtig, wenn man es richtig nutzt. Jedes unserer Blogs hat dort einen eigenen «Space», es gibt einen Teambereich für alle und ein paar wenige weitere Bereiche für Redaktionsleitung und Verlagsangelegenheiten.

Klassisches Wiki plus Diskussionsforum: Confluence.
Klassisches Wiki plus Blog: Confluence.

Das Wiki dient ganz klassisch der Dokumentation und zur Ablage immer wieder benötigter Ressourcen, aber auch zur Diskussion aufwendigerer Artikel und anderer Projekte in einer Art Blog. Confluence hat damit unser altes internes Blog abgelöst, das spätestens mit dem Start des dritten Blogwerk-Blogs, imgriff.com, zu unübersichtlich wurde. Das Ziel: E-Mail-Verkehr (besonders den mit mehreren Beteiligten), Chats und Telefonkonferenzen drastisch zu reduzieren. Wirklich gut gelingt uns das bereits beim letzten Punkt.

Ganz ohne geht es nicht: Telefonkonferenzen

Wir haben jede Woche zu fixen Terminen zwei Telefonkonferenzen: Eine mit allen Blogredakteuren und eine in dem Rahmen, den wir mangels treffenderen Begriffs «Geschäftsleitung» nennen. Beide Konferenzen dauern eine gute Stunde, wir nutzen die Konferenzfunktion des Schweizer VoIP-Providers e-fon und den ausgezeichneten Anbieter Talkyoo (der mal einen eigenen Artikel wert ist). Bei aller schicken Virtualität haben sich diese direkteren und persönlicheren Termine sehr bewährt - wenn mal eine Woche ausfällt, spürt man das nicht, bei zwei Wochen stauen sich die Traktanden (schönes Schweizer Wort für Tagesordungspunkt) dann schon sehr. Telefonkonferenzen innerhalb der Blogteams finden in unregelmäßigen Abständen statt.

Kalender: Doodle, Google Calendar, Confluence-Kalender

Termine koordinieren wir mit Doodle (hier unser Test dazu), einem Google-Kalender fürs Kernteam und einem allgemeinen Kalender im Wiki für wichtige Daten und Ferienzeiten. Zum Teil gibt es auch Kalender für die einzelnen Blogs, in denen aufwendigere Artikel und Serien geplant werden.

Projektmanagement: Jira

Dem Taskmanagement dient Jira. Das Tool verleugnet nicht, dass es für sehr technische Prozesse angelegt wurde, es braucht deshalb - wie Confluence aus demselben Hause - etwas Einarbeitungszeit. Wir nutzen Jira deshalb derzeit erst für bestimmte Bereiche und Projekte.

CRM: Highrise

Für die Adressverwaltung und das «Customer Relationship Management» verwendet die Verlagsseite das durchdachte Highrise von 37Signals (Träger des imgriff.com-Awards für den Arbeitgeber des Monats März 2008). Dessen Killerfunktion ist die «Dropbox», an die man Blindkopien schicken kann, die automatisch bei der Person einsortiert werden, an die man mailt. Ein Nachteil von Highrise ist allerdings die klare USA-Lastigkeit bei den Adressformaten.

Die Kosten

Die meisten der eingesetzten Tools sind in der «Anschaffung» gratis. Lediglich Confluence und Jira haben wir gekauft und auf eigenen Servern installiert (die gehostete Version war uns zu langsam), von Highrise nutzen wir die Version für 15 User, die 49 Dollar pro Monat kostet. Das ist etwas, das vor nicht allzu langer Zeit undenkbar gewesen wäre: Da hätte der Aufbau einer vergleichbaren Infrastruktur ein halbes Vermögen gekostet.

Ähnliche Funktionen, andere Tools

Ähnliche Funktionen, zum Teil andere Tools - das zeigt der Vergleich mit Lifehacker. Google Docs etwa nutzen wir praktisch gar nicht mehr, einen zentral eingesetzten Bookmarking-Service wie del.icio.us auch nicht. Und natürlich gäbe es noch zig andere Tools, die man für ein ähnliches Zusammenspiel einsetzen könnte.

Sieht es bei Euch ähnlich aus? Welche Hilfsmittel haben sich bei der (mehr oder weniger) virtuellen Zusammenarbeit bewährt? Wir freuen uns über Kommentare oder Mails.

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