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12.03.14

Typische Fehler: Fünf Dinge, die selbst einen Produktivitätsmaximierer immer wieder bremsen

Auch wer über Selbstdisziplin verfügt und ein Verständnis dafür hat, was die eigene Produktivität behindert, ist nicht gegen Fehler gefeit, die den optimalen Arbeitsablauf einschränken. Bei mir ist es beispielsweise mangelnde Disziplin beim Bearbeiten von Mails und beim Konsum von Informationen.

Seit fast genau sieben Jahren blogge ich - und das mit Ausnahme von Wochenenden und einigen Urlauben mehrmals täglich. Auch wenn ich damit gemäß der Zehn-Jahres-Regel noch mindestens drei Jahre vor mir habe, um ein Experte zu werden, begegne ich dem regelmäßigen Online-Publizieren heute mit einer gewissen Routine und Entspanntheit, die mir in der Anfangsphase fehlten. Auch weiß ich besser als früher, wie ich mich aus Phasen der kreativen Tiefpunkte befreien kann, und verstehe ganz gut, unter welchen Voraussetzungen ich produktiv bin, und wann ich eher prokrastiniere.

Doch das Bewusstsein um die Mechanismen und Dynamiken, die das effektive Arbeiten beeinflussen, reicht manchmal nicht, um tatsächlich die besten Resultate zu erzielen. Einige Produktivitätsfehler mache ich einfach immer wieder. Im Folgenden fasse ich zusammen, welche Verhaltensschwächen mich auch nach über 2.600 bei netzwertig.com veröffentlichten Artikeln oft vollkommen vorhersehbar aus dem Zeit- und Arbeitsplan werfen.

 

1. Keine Disziplin bei E-Mails

Ich gehöre nicht zu den Menschen, die der E-Mail den Tod wünschen, und mit Inbox Zero sowie Five Sentences habe ich die hohe zweistellige oder auch dreistellige Zahl an Mails, die mich täglich erreicht, meist gut im Griff. Doch manchmal sorgt mangelnde Disziplin dafür, dass ich mehr Zeit mit dem E-Mail-Management verbringe, als mir lieb ist. So passiert es etwa, dass ich E-Mail-Antworten umständlich auf meinem Smartphone tippe, obwohl ich mich zehn Minuten später ohnehin hinter den Laptop klemme. Mit diesem (oder dem iPad mit Bluetooth-Tastatur) hätte mich das Schreiben der Mail weniger als halb so viel Zeit gekostet. Auch passiert es, dass ich einen E-Mail-Entwurf mehrfach überarbeite, bevor ich mit dem Text zufrieden bin, oder zu viele Rechtschreibfehler einbaue, die vor dem Versand noch korrigiert werden müssen. Oft liegt der Grund hierfür darin, dass ich von meiner Richtlinie möglichst kurzer Mail-Texte versehentlich abweiche.

2. Ausgiebige Online-Diskussionen führen

Wer kennt sie nicht: Unendliche Diskussionen in Kommentaren unter Online-Artikeln, in denen Personen mit unterschiedlichen Perspektiven, Meinungen und Wissens-Leveln einfach nicht mit dem Versuch aufhören können, einander von ihren Standpunkten zu überzeugen. Als Autor von fast immer mit Meinung aufgeladenen Beiträgen ist man regelmäßig dem Risiko ausgesetzt, in derartige Debatten involviert zu werden. Zwar lernt man im Laufe der Jahre, konstruktiv auf Kritik zu antworten, ohne sich zu langen Gegenreden hinreissen zu lassen - aber manchmal passiert es eben doch. Und dann kann schnell einmal eine halbe Stunde dabei draufgehen, einen längeren Kommentar-Diskussionsbeitrag zu entwerfen und vor der Veröffentlichung mehrmals nachzubessern. Denn er soll ja perfekt sein.

Sehr gefährlich ist übrigens auch Twitter: Leicht geschieht es, dass ein persönlicher Tweet eine Diskussion mit Followern auslöst, bei der man das Gefühl hat, nicht ohne Weiteres ausscheiden zu können. Obwohl ich weiß, dass die meisten ausgedehnten Streitgespräche im Web abgesehen von der Möglichkeit zur Selbstreflexion wenig bringen, lasse ich mich immer mal wieder darauf ein. Manchmal macht es Spaß. Ab und an kostet es aber auch wertvolle Zeit, die einem dann an anderer Stelle fehlt.

3. Dem Flow alles andere unterordnen

Flow, das Gefühl der völligen Vertiefung und des Aufgehens in einer Tätigkeit, ist etwas Herrliches. Meist entstehen meine Texte in einem Rutsch, angetrieben vom Flow, der Ablenkungen und äußere Störungen von mir fernhält. Doch manchmal ist dieser Flow auch schädlich - dann, wenn er mich von wichtigen Pausen abhält, oder wenn er dafür sorgt, dass ich die Zeit vergesse. Auch kann es geschehen, dass ich gegen Mittag etwas essen wollte, aber um 14:30 noch immer mit leerem Magen dasitze oder noch immer nicht mein Wasserglas nachgefüllt habe.

Da ich jedoch zu dem Schluss gekommen bin, dass regelmäßige Nahrungsaufnahme für mein Wohlbefinden und meine Kreativität während der Arbeit essentiell sind, schade ich mir mit einem solchen Verhalten selbst. Manchmal, wenn ich aus dem Flow-Zustand »erwache«, merke ich erst, dass ich unbedingt Energie aufladen muss. Das dauert dann gewöhnlich weitaus länger, als wenn ich rechtzeitig eine kurze Unterbrechung eingelegt hätte. Flow ist wie eine Betäubungsspritze, die für einige Zeit nicht benötigte Sinne deaktiviert. Mit Vorteilen, aber auch mit Nachteilen.

4. Der Informationssucht nachgeben

Der wichtigste Teil meiner Arbeit ist neben dem Schreiben das Aneignen von Informationen und das Verfolgen des Nachrichtengeschehens. Zu diesem Zweck habe ich hunderte RSS-Feeds abonniert und lade zusätzlich regelmäßig von anderen bei Twitter und Facebook geteilte Artikel zum späteren Lesen in meine Instapaper-App, die ich darin mehrfach täglich lese und von dort aus archiviere. Diese Lektüre, die ich meist in gemütlicher Position auf dem iPad konsumiere, interessiert und fasziniert mich derartig, dass ich fast von einer Wissensaneignungs- und Lesesucht sprechen möchte.

Das Problem: Oft schaufele ich derartig viele Texte zu Instapaper, dass ich mit dem Lesen gar nicht hinterherkomme. Da es mir jedoch so viel Freude bereitet und mich mein Gehirn jedes Mal mit einem Dopamin-Kick belohnt, wenn ich wieder »Zero Content« in Instapaper erreicht habe, kann ich manchmal durch das Lesen ganz schön in Zeitnot kommen. Es gilt, rechtzeitig Stop zu sagen und sich immer wieder vor Augen zu führen, dass es ohnehin unmöglich ist, ALLES zu lesen.

5. Übertriebenes Multitasking

Eigentlich verringert es meine Produktivität nicht sonderlich, wenn ich neben meiner Haupttätigkeit mal kurz einen Blick auf Twitter, auf Mails oder in einen Artikel werfe oder eine Minute in irgendein von allen herumgeschicktes Video reinschaue. Doch manchmal übertreibe ich es. Plötzlich habe ich zehn Tabs offen, E-Mails, Twitter, eine Facebook-Nachricht, einen angefangenen Artikel, und im Hintergrund läuft ein Video. Und dann klicke ich plötzlich ziellos zwischen den Tabs hin und her, weil ich regelrecht vergessen habe, wo ich gerade weitermachen wollte. Meist hilft es dann nur, einfach alle Fenster zu schließen, meine Gedanken zu sammeln und die fünf Dinge, die ich gerade gleichzeitig in Angriff nehmen wollte, nacheinander abzuarbeiten. Ein gedanklicher Reboot sozusagen.

Habt Ihr auch Produktivitätsfallen, in die Ihr wider besseres Wissen immer wieder tappt?

Bild: Flickr/ryan_tirCC BY 2.0

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