Wenn etwas Dringendes dazwischenkommt, gerät die Tagesplanung schnell durcheinander. Um sich wieder Luft zu verschaffen, nimmt man am besten während des Tages wieder einige Punkte von der Liste.
Die meisten Ratschläge für eine To-Do-Liste beziehen sich darauf, wie man diese erstellt. Es ist zweifelsohne wichtig, wie die To-Do-Liste aussieht, wenn man mit der eigentlichen Arbeit beginnt. Ebenso wichtig ist es aber auch, wie sie sich dann verändert - wie man also den Tag über mit ihr umgeht.
Es gibt zahlreiche Programme, die einem helfen können, produktiv zu sein. Ich bin kein Freund davon. Sie sind mir meist zu überladen. Den besten Überblick habe ich persönlich in einem einfachen Text-Editor.
Einer meiner Schwächen ist: Ich tendiere dazu, zu lange Listen zu führen. Es stehen einfach zu viele Punkte darauf, um sie an einem Tag alle erledigen zu können. So überlege ich mir jeden Morgen, wenn ich die wiederkehrenden Aufgaben eingefügt habe: Was ist mein Tagespensum?
Dann ziehe ich einen Strich darunter.
Lieber sofort verschieben
Alles, was sich unterhalb dieses Strichs befindet, ist für einen anderen Tag vorgesehen oder für ein unvorhergesehen gewonnenes Stündchen Zeit. Wer sich konsequent an diese Trennlinie hält, hat bereits eine Will-Do-Liste geschaffen.
Im Regelfall verhält es sich aber anders. Plötzlich taucht etwas derart Dringendes auf, dass alles andere warten muss. Oder etwas dauert länger als geplant und sprengt meine Zeitplanung. Zu diesem Zeitpunkt gerät die To-Do-Liste durcheinander - vor allem, wenn es sich um eine konkrete Tagesplanung handelt. Was ist nun zu tun?
Um sich zu fokussieren, sollte man einige Punkte von der Liste nehmen und auf später verschieben. Gemäß meiner Methode kopiere ich einen Punkt von oben einfach nach unten - unterhalb die Linie.
To-Do-Liste am Morgen (links), To-Do-Liste am Abend (rechts)
Das dauert nur wenige Sekunden, hilft mir aber dabei, das Wichtige zu identifizieren. Denn sehe ich auch wieder auf einen Blick, was ich an diesem Tag noch schaffen möchte.
Keine Ausreden zulassen
Die Gefahr dabei ist jedoch, dass man sich morgens viel zu viele Punkte auf die Heute-zu-erledigen-Liste setzt und diese im Laufe des Tages ohne schlechtes Gewissen Punkt für Punkt nach unten verschiebt. - "Oh, schon dunkel draußen? Dann gehe ich eben morgen joggen." - Die Ausrede: Es dient doch der Produktivität.
Um in diese Falle nicht zu tappen, kopiere ich Punkte, die ich heute erledigen wollte, aber nicht dazu gekommen bin, in einen Zwischenabschnitt. So sehe ich am Abend dann, was ich alles geschoben habe. Schließlich muss ich mich dann auch fragen: War dies gerechtfertigt? Oder habe ich mich bloß davor gedrückt?
Wer einen umfassenden Blick auf seinen Tag haben möchte, kopiert sich einfach auch die erledigten Punkte in einen weiteren Zwischenabschnitt. So sieht man auch das Verhältnis von dem, was man geschafft hat und was nicht. Anschließend können diese Abschnitte wieder gelöscht werden. In den nächsten Tag startet man dann mit einer frischen Liste.
