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17.05.19

Termindruck und Hektik im Job

Professionelles Zeitmanagement: Erfolgreich & effektiv arbeiten

Quelle: iStock / Getty Images Plus

Stress am Arbeitsplatz ist schon lange kein Phänomen mehr, das nur in Führungsebenen auftritt. Wer Verantwortung trägt, ganz egal in welchem Umfang, wird ständigem Leistungsdruck ausgesetzt. Folge sind oft stressbedingte Krankheiten wie Schlafstörungen, Bluthochdruck und, im schlimmsten Fall, ein Burnout.

Eine Statistik zeigt, dass sich rund 52% der deutschen Befragten durch Termindruck und Hektik im Job gestresst und unausgeglichen fühlt. Auch führt zunehmende Wichtigkeit der digitalen Medien und die damit verbundene Zunahme an Möglichkeiten, in Interaktion zu treten zu der Erwartung, stets erreichbar zu sein. Worauf es ankommt ist, Strategien und Wege zu finden, um dem alltäglichen Berufsstress durch besseres Zeitmanagement – auch „Selbstmanagement“ genannt - entgegenzuwirken.

Methoden für effektiveres Zeit- und Selbstmanagement

Methode 1: Die A-B-C-Analyse

Wenn sich die Aufgaben stapeln, die Arbeitszeit aber nur begrenzt ist, müssen klare Prioritäten gesetzt werden. Es empfiehlt sich, seine To-do Liste in drei Kategorien zu unterteilen, um so die Wichtig- und Dringlichkeit der Aufgaben festzustellen und plötzlichen Stress zu vermeiden.

Kategorie A: In diese Kategorie fallen Aufgaben mit höchster Wichtigkeit, die im besten Fall sofort zu erledigen sind.

Kategorie B: Angelegenheiten in Gruppe B sind bedeutsam, haben allerdings nicht höchste Priorität und können somit auf die nächsten Tage verschoben oder an die Kollegen weitergegeben werden.

Kategorie C: C-Aufgaben gelten als „irrelevant“. Dies können zum Beispiel Aufräum-Aufgaben sein, die in stressigen Zeiten eliminiert oder delegiert werden sollten.

Methode 2: Die ALPEN-Methode
Auch die ALPEN-Methode dient dazu, anfallende Aufgaben in ihrer Dringlichkeit zu bewerten und den Tagesplan somit bewusst zu gestalten. Die Vorgehensweise ist die Folgende:

  1. Aufgaben auflisten
  2. Länge einschätzen (z.B.: E-Mail-Check 15 Minuten, Team-Meeting 30 Minuten)
  3. Pufferzeiten einplanen (60% Arbeitszeit verplanen, 20% Zeitpuffer übriglassen)
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle vornehmen.

Methode 3: Die SMART-Methode

Das Setzen von eindeutigen Zielen ist für den Arbeitsalltag das absolute A und O. Nur wer ein Ziel hat ist motiviert, mit voller Begeisterung und Anstrengung an der Erreichung zu arbeiten. Für das Formulieren von Zielen kommt es auf die folgenden Eigenschaften an:

  1. Spezifische Ziele: Absichten sollten konkret bestimmt werden.
  2. Messbare Ziele: Qualitative und quantitative Messgrößen als Grundlage.
  3. Atrraktive Ziele: Das Ziel sollte so formuliert werden, dass Motivation besteht, dieses zu erreichen.
  4. Realistische Ziele: Die Machbarkeit der Pläne spielt eine entscheidende Rolle.
  5. Terminierte Ziele: Zu bestimmen ist, was genau bis zu welchen Zeitpunkten erreicht werden sollte.

Weitere Tipps für professionelles Zeitmanagement

Zeitdiebe erkennen
Ablenkungen im beruflichen Alltag – zum Beispiel durch das Handy neben dem PC – halten von wirklich wichtigen Angelegenheiten ab und sorgen dafür, dass hoch priorisierte Aufgaben liegen bleiben. Um sich ständige Überstunden zu sparen, sollten derartige Zeitdiebe frühzeitig erkannt und eliminiert werden.

Routinen entwickeln
Routinen und Gewohnheiten erleichtern den Arbeitsalltag, weil sie eine klare Struktur in ihn bringen. Wenn sich also nach und nach eine Rangfolge an Erledigungen entwickelt hat, ist Stress durch Zeitdruck unwahrscheinlich.

Aufgaben weitergeben
Ebenso wie im privaten Leben, darf ein eindeutiges „Nein“ auch am Arbeitsplatz ausgesprochen werden. Natürlich nur dann, wenn es sich um eher irrelevante, kleine Aufgaben handelt, die nicht unbedingt in den eigenen Verantwortungsbereich fallen. An dieser Stelle ist Mut gefragt, Aufgaben gelegentlich abzugeben.

Ordnung schaffen und Grenzen setzen
Nicht jedermann behält einen guten Durchblick im „kreativen Chaos“. Wenn kurzfristig Dokumente benötigt werden, geht eine Menge verloren, sollte der Arbeitsplatz keinerlei Ordnung aufweisen. Es kann also weiterhelfen, den Schreibtisch am Ende jeder Woche aufzuräumen und unwichtige Papiere zu entsorgen.

Zudem kommt es im professionellen Zeit- und Selbstmanagement darauf an, sich selbst klare Grenzen zu setzen. Das heißt: Wenn die wichtigsten Aufgaben in den acht Stunden erfolgreich erledigt worden sind, darf und sollte ohne schlechtes Gewissen in den Feierabend gestartet werden.

Das Fazit

Um gesundheitlichen Problemen, bedingt durch Stress am Arbeitsplatz, frühzeitig entgegenzuwirken und die Freude sowie Motivation am eigenen Job dauerhaft zu bewahren, sollte die Zeit im Büro gezielt gemanagt werden. Schließlich ist die Mitarbeitergesundheit von höchster Bedeutung, wenn es um den Erfolg eines jeden Unternehmens geht. Wer seinen beruflichen Alltag eigenständig bewusst strukturiert, hat mehr Energie und fühlt sich weniger unter Druck gesetzt. Zudem führt die gut organisierte Arbeitsweise zu einer höheren Bereitschaft und Motivation der Kollegen, gemeinsam Projekte anzugehen. Das Ausstrahlen von innerer Ruhe und Gelassenheit durch professionelles Zeitmanagement wirkt sich schließlich positiv auf das gesamte Umfeld aus und eignet sich ideal dafür, zukünftig Führungspositionen zu besetzen.

Autor: Kathrin Haberlach

Kathrin Haberlach hat „International Management“ im Master studiert und ist seit Studienbeginn Redakteurin in der Eierund GmbH in Hildesheim. Die Eierund GmbH ist ein traditionsreiches Modeunternehmen mit dem modernen Onlineshop HoseOnline.de sowie einem traditionellen Ladengeschäft im Herzen von Hildesheim.
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Kathrin Haberlach

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