<< Themensammlung Organisieren

02.05.14

ReminderBaba: Nachfassen bei E-Mails leicht gemacht

Mit ReminderBaba lassen sich einfach via E-Mail Erinnerungen einrichten. Praktisch ist aber vor allem, dass man damit das Nachfassen bei versendeten Mails nicht mehr vergisst. Der Service steht bei mir aktuell hoch im Kurs.

ReminderBabaImmer wieder kommt es vor, dass ich jemandem eine E-Mail schreibe und dann das Follow-Up vergesse, wenn sich der Adressat nicht meldet. Aus den Augen, aus dem Sinn, sozusagen. Dies ist zwar menschlich, aber zutiefst unproduktiv und ärgerlich. So gehen leider immer wieder Anfragen oder delegierte Aufgaben unter. Ich habe schon mehrfach versucht, eine technische Lösung zu finden, um des Problems Herr zu werden.So habe ich beispielsweise eine spezielle E-Mailadresse followup@… eingerichtet. Diese habe ich ins bcc: des zu sendenden Mails genommen, und der Account diente mir anschliessend als Liste, welche Mails ich nachverfolgen musste. Leider ermöglicht diese Lösung kein Priorisieren nach Dringlichkeit, bzw. die Liste gibt mir keinen Hinweis darauf, wann ich nachfassen sollte. So musste ich zwei- bis dreimal pro Woche die gesamte Liste durchschauen und entscheiden, wo ich nachfasse.

Alternativ habe ich auch versucht, diese Mails mit einem Flag zu versehen. Während dies beim Posteingang sehr gut funktioniert, scheitert die Idee beim Senden von E-Mails. Das Flag kann nämlich nur gesetzt werden, nachdem die Mail gesendet wurde. Ich musste also nach dem Senden daran denken, noch das Flag zu setzen. Auch keine befriedigende Lösung. Vor kurzem habe ich einen intelligenten Ordner eingerichtet, der mir automatisch alle gesendeten Mails herausfiltert, auf die nicht geantwortet wurde. Das Problem ist, dass auch Mails im Ordner landen, die kein Follow-Up benötigen. Ausserdem können aus diesem Ordner naturgemäss auch keine Mails gelöscht werden.

Beliebige Reminder aufsetzen

Wer Gmail nutzt, kennt vielleicht Boomerang. Damit wird eine Mail nach einer bestimmten Zeit quasi zurück in die Inbox geschickt, wenn niemand darauf geantwortet hat. Nun nutzen (glücklicherweise) noch nicht alle Gmail, und Google hat damit noch nicht Zugriff auf sämtliche elektronische Korrespondenz. Für diejenigen unter uns gibt es nun mit ReminderBaba eine Alternative, die unabhängig von einem Mail-Provider funktioniert. Das kostenlose Tool ermöglicht es, sich an etwas erinnern zu lassen, indem man ganz einfach eine Mail an eine bestimmte Adresse schickt.

Zur Auswahl stehen dabei einmalige und wiederkehrende Reminder. Wer in einer Stunde an ein anstehendes Telefonat erinnert werden möchte, schreibt einfach eine Mail an 1hour@reminderbaba.com und erhält zur gewünschten Zeit einen Reminder. Die Mailadresse kann dabei ganz spezifisch an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. So funktionieren auch tomorrow1030am@reminderbaba.com oder 3months@reminderbaba.com. Für wiederkehrende Erinnerungen stehen Empfängeradressen wie everyday3pm@reminderbaba.com oder every1st@reminderbaba.com zur Verfügung.

Unterstützung beim Nachhaken

Mir kam beim Testen schnell ein Gedanke: Ich kann doch die ReminderBaba-Adresse ganz einfach ins bcc: des Mails setzen und werde so beispielsweise nach drei Tagen daran erinnert, nachzuhaken. Ist die Sache dann bereits erledigt, lösche ich das ReminderBaba einfach.

Im Test hat dies bislang einwandfrei funktioniert. Wichtig ist, dass man sich eine Routine zulegt und den Service nicht vergisst. Auch beim Nachhaken lohnt es sich natürlich, wiederum einen Reminder via ReminderBaba zu setzen. Praktisch ist zudem die Funktion pending@reminderbaba.com: Damit erhält man eine Übersicht sämtlicher offenen Erinnerungen.

Regelmässige imgriff-Leser wissen, dass mir Tools gefallen, die eine einzige Aufgabe erledigen, diese aber richtig. Da ReminderBaba zudem ohne Registrierung und ohne Werbung auskommt, steht der Service bei mir gerade hoch im Kurs. Einziger Schönheitsfehler bislang: ReminderBaba kann noch nicht richtig mit HTML-Mails umgehen. Der Reminder beinhaltet die ursprüngliche Nachricht, stellt diese aber leider als praktisch unleserliche Zeichenkette dar.

Förderland-Newsletter

Wissen für Gründer und Unternehmer