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14.08.08

Produktivität für Beginner: Kläre zuerst die Grundlagen.

Ich erinnere mich noch gut daran, als ich begann, mein Leben umzustellen, und mich um meine Produktivität zu kümmern. Der Anfang war nicht einfach, aber spannend. Ich war aufgeregt und wollte gleich mein ganzes Leben ändern. Also musste ich mir meinen Weg durch den Dschungel aus Methoden und Tipps suchen.

Das muss leider auch jeder selbst tun - aber ich will versuchen, Dir diesen Weg etwas zu erleichtern. Dafür habe ich meine Erfahrungen gebündelt und gebe ein paar Tipps für die ersten Schritte:

1. Schritt: Finde den Handlungsbedarf.

Bevor Du überhaupt etwas unternimmst, überleg Dir gut, wo Dein Problem liegt. Bist Du sehr unordentlich und möchtest endlich einen aufgeräumten Arbeitsplatz? Ist Dir Dein Zeitmanagement aus den Händen geglitten? Stimmt Deine Work-Life-Balance nicht mehr? Oder glaubst Du, Du könntest mehr in weniger Zeit leisten?

Beobachte Dich ein paar Tage und nimm Deine Prozesse und Abläufe kritisch unter die Lupe. Finde den Handlungsbedarf. Konzentrier Dich besonders auf Deine Gewohnheiten. Denn die meisten Dinge tun wir gewohnheitsmäßig. Mach Dir ein paar Notizen darüber, was schon gut läuft und wo Du Dich verbessern möchtest.

2. Schritt: Setz Dir Ziele.

Setz Dir zunächst Ziele, die sich aus dem ersten Schritt ergeben. Was willst Du verändern und bis wann? Wie erkennst Du, dass Du Dein Ziel erreicht hast?

Dann setz Dir weitere Ziele. Was willst Du kurz-, mittel- und langfristig erreichen? Was sind Deine Ziele in den Hauptbereichen Körper, Geist/Intellekt, Soziales und Sinn/Spirituelles? Dieser Schritt ist wichtig. Produktivität ist kein Selbstzweck, sondern braucht eine Basis. Diese Basis sind Deine Ziele. Denn: Träume ohne Ziele sind Luftschlösser. Erst Ziele machen Deinen Träumen Beine.

3. Schritt: Lerne Dich kennen.

Jeder von uns hat unterschiedlich viel Energie und das auch noch zu unterschiedlichen Zeiten. Es gibt Lerchen (Morgenmenschen) und Eulen (Nachtmenschen). Je nachdem kannst Du Dich an unterschiedlichen Zeiten besser oder schlechter konzentrieren. Zwar gibt es gewisse Muster, aber trotzdem hat jeder Mensch einen anderen Rhythmus. Finde Deinen Rhythmus heraus, indem Du dich eine Woche lang genau beobachtest und Dich stündlich fragst, wie hoch Deine Energie ist. Mach Dir Notizen, so dass Du weißt, wann Du Dich am besten fokussieren und konzentrieren kannst. Das sind Deine Hoch-Zeiten, wo Deine Produktivität am höchsten ist. Diese Informationen kannst Du dann benutzen, wenn Du Deinen Tag planst.

4. Schritt: Anforderungen klären.

Jetzt weißt Du also, wo Dein Problem liegt, was Du erreichen willst, und wann Du am Produktivsten bist. Auf dem Markt gibt es unzählige Methoden, wie Du Dich organisieren kannst. Bevor Du Dich über verschiedene System informierst, überleg Dir, was für Anforderungen Du stellst.

5. Schritt: Neues System finden.

Erst dann mach Dich auf die Suche. Vielleicht hast Du sehr viele Termine und brauchst eine Methode, diese in den Griff zu bekommen und trotzdem noch Zeit für Dich selbst zu finden. Oder Du hast den Überblick über all Deinen Kram verloren und suchst eine Methode, die Dir bei Deiner neuen Ordnung hilft. Verschaff Dir einen Überblick über die Methoden, pick Dir diejenige aus, die Deinen Anforderungen entspricht, und übe sie ein. Spring nicht von einer Methode zur nächsten, sondern gibt einer Methode zuerst die Chance, sich zu bewähren.

6. Schritt: Finde passende Hilfsmittel.

Im letzten Schritt suchst Du nach Hilfsmitteln, die Dir liegen. Wohlgemerkt: Das ist der letzte Schritt und nicht der erste. Erst wenn Du genau weißt, wo Dein Problem liegt, was Deine Ziele sind, und welche Methode Du umsetzen willst, ist es sinnvoll, die entsprechenden Hilfsmittel zu suchen. Hilfsmittel sind Software, Zeitplaner, Agendas, Checklisten, Ablaufdiagramme usw.

Bonus-Tipps

Aufräumen

In der Regel ist der Leidensdruck bereits recht hoch, wenn man beschließt, seine Produktivität zu steigern. Meistens heißt das, dass man den Überblick verloren hat. Deshalb ist es ein guter Tipp, zuerst einmal aufzuräumen. Bau Deine Stapel ab und sortiere Deine Dinge. Bewährt hat sich, zuerst einmal alles auszulegen und dann vier Haufen zu machen:

  • Dinge, die Du wegschmeißen kannst.
  • Dinge, die Du delegieren kannst.
  • Dinge, die wichtig sind und die Du deswegen direkt auf Deiner Aufgabenliste notierst.
  • Dinge, die Du sofort erledigen kannst, da sie nicht viel Zeit beanspruchen.

Nimm jedes Ding nur einmal in die Hand und entscheide, in welchen Haufen es gehört bzw. erledige es sofort oder schmeiß es weg. Es gibt nur diese vier Möglichkeiten zur Auswahl. Es gibt keinen Zwischenhaufen oder einen Haufen 5 oder 6.

2-Minuten-Regel

Sehr hilfreich ist der Tipp, Dinge sofort zu erledigen, wenn Du sie in 2 Minuten erledigen kannst. Tasse leer? Tu sie direkt in die Spülmaschine. Neue E-Mail? Beantworte sie direkt, wenn sie nur eine kurze Antwort benötigt. Falsche Aufgabe? Gibt sie direkt an einen Kollegen weiter.

Notieren

Und noch ein letzter Tipp, der Gold wert ist: Wenn Dir etwas einfällt, z.B. dass Du noch jemanden anrufen musst oder wenn Du eine neue Idee hast, dann notiere Dir das sofort. Trage deshalb immer etwas zu schreiben bei Dir, ein PDA oder Notizzettel und ein Stift. Das entlastet Dein Gedächtnis.

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