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11.03.09

Produktiv im Team: Die obligatorische Kaffeepause

Kaffeepausen bei der Arbeit sind wichtig, sagen Betriebspsychologen und Ärzte. Meiner Erfahrung nach helfen sie vor allem auch dabei, ein Team produktiv und effizient zu machen.

Die Kaffeepause - ganz und gar keine Zeitverschwendung.Kosteneinsparungen und Effizienzpotenziale sind in vielen Firmen zur Zeit en vogue. Mein Beitrag dazu ist ein ganz humaner Vorschlag: Die obligatorische Team-Kaffeepause. Die nämlich ist ein häufig unterschätzter Kommunikationskanal und ein wirksames und kostengünstiges Instrument zur Teamentwicklung. Zwei Voraussetzungen sind dazu notwendig, die zunächst etwas anachronistisch anmuten.

Erstens: Die Kaffeepause ist für alle Teammitglieder obligatorisch. Einzig Krankheit oder wichtige Meetings werden als Entschuldigung für Abwesenheit akzeptiert. Und zweitens: Sie findet zu fixen Zeiten statt, vormittags und nachmittags. Ich weiß, in Zeiten von Starbucks und On-the-go-Warmhalte-Tassen wirkt das seltsam, es ist aber unabdingbar. Dafür erntet man zu Beginn schräge Blicke, teilweise müssen neue Teamkollegen extra dazu motiviert werden. Aber es lohnt sich und wird sich nach kurzer Zeit verselbständigen: Zum Start der obligatorischen Kaffeepause braucht es etwas Druck und Werbung, nach zwei Monaten wird sie nicht mehr wegzudenken sein.

Was darf von der Kaffeepause erwartet werden?

  • Verbesserter Informationsfluss: Selbstverständlich unterhält man sich nicht nur über arbeitsbezogene Themen in der Pause - aber eben auch darüber. Ganz ohne Agenda und Protokoll erfährt man, an was die anderen arbeiten, was wichtige Erkenntnisse sind und wo sich Probleme stellen. Wissensmanagement nebenbei. Außerdem gibt's allen Klatsch und Tratsch, vor allem über Leute außerhalb des Teams. Diese Infos bilden den Schmierstoff, der mir als Wissensarbeiter in großen Organisationen das Leben einfacher macht.
  • Schnelle Entscheidungen: Viele kleine Entscheidungen können in der Kaffeepause getroffen werden. Teams treffen jede Woche Dutzende von Entscheidungen, die meisten davon sind nicht von hoher strategischer Bedeutung. Sie sind aber notwendig, um als Team zu funktionieren. Diese Entscheidungen, in einer oder zwei Minuten gefunden, entlasten so manche formale Teamsitzung. Und erhöhen das Arbeitstempo, da die Mitarbeiter nicht auf das nächste Meeting warten müssen.
  • Effiziente Teamentwicklung: Die obligatorische Kaffeepause ist das kostengünstigste Instrument zur Teamentwicklung. Denn was macht ein erfolgreiches Team aus? Ich muss die anderen Menschen kennen und ihnen vertrauen. So banal es tönt, aber über die Wochenendpläne meiner Kollegin informiert zu sein, gehört dazu. Nur wenn ich die Menschen und ihr Leben kenne, kann ich eine vertrauensvolle und belastbare Arbeitsbeziehung zu ihnen aufbauen. Ohne großen Event, ohne gemeinsames Outdoor-Abseilen und ohne Geld passiert das in der Kaffeepause. In kleinen Häppchen, regelmäßig, unter Einbezug aller Teammitglieder und selbstorganisiert.

Angeordnete Kaffeepausen wirken auf den ersten Blick vielleicht altmodisch, aus der Zeit der großen Patrons und gönnerhaften Chefs stammend. Tatsächlich sind sie aber ein durchaus modernes "Tool": Interaktiv und userorientiert, selbstorganisiert und selbstgesteuert. Und die geringen Kosten machen es zum perfekt geeigneten Instrument für, sagen wir mal, wirtschaftlich eher anspruchsvolle Zeiten.

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